При подготовке электронной отчётности о застрахованных лицах нужно учитывать важный нюанс – расширение файла и технические требования к нему. Ведь неправильные параметры влекут возникновение ошибки при отправке. Зная, какой действует формат СЗВ-М в 2017 году, вы сможете избежать неприятной ситуации и правильно сдать эту отчетность. Подробности – в нашей консультации.
СЗВ-М представляет собой форму отчета, в которой отражают информацию о застрахованных лицах, которые работают на нанимателя либо сотрудничают с ним. Подавать его должны все работодатели, заключившие трудовые или гражданско-правовые соглашения с людьми (даже на 1 день).
Законодательство обязывает отправлять в ПФР форму СЗВ-М ежемесячно – не позднее 15 числа следующего месяца. Когда крайняя дата совпадает с выходным или праздником, срок переходит на первый рабочий день.
Кто занимается заполнением этого отчёта и его отправкой – решает руководитель предприятия. Обычно подобные функции возлагают на бухгалтера. Данный специалист должен не только правильно ввести все реквизиты – ИНН, СНИЛС, отчетный период, имена застрахованных лиц и т. д. – но и проверить корректность:
Пенсионным фондом была разработана электронная форма отчёта СЗВ-М, которую заполняют при помощи специальных бухгалтерских программ. При несоблюдении требований к оформлению программа выдает ошибку. Одно из них – правильное название файла. Оно должно иметь такую структуру:
Под словом «формат» или «расширение» в нашем случае следует понимать определенную комбинацию латинских букв, которые идут в конце имени файла с отчётом (после точки).
Еще в начале 2017 года СЗВ-М можно было отправлять согласно старому формату, но в конце прошлого года произошли перемены в законодательстве. Далее о них.
На основании постановления Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077п с 8 января 2017 года был утвержден новый формат СЗВ-М.
Электронный документ с отчётом должен иметь расширение XML в кодировке UTF-8. Такая кодировка направлена на достижение двух целей:
Хотя глобальных изменений касаемо структуры файла не произошло. Подробную информацию по составлению новой формы СЗВ-М можно .
А вот пример правильно сформированного имени файла:
Заметим, что Пенсионный фонд не предусматривал переходного периода, поэтому до 16 января была возможна сдача СЗВ-М в двух вариантах: старом и новом. В дальнейшем страхователям следует отправлять отчет строго в новом формате файла СЗВ-М.
Строго говоря, бухгалтер не обязан знать все технические подробности отправки в ПФР отчёта СЗВ-М в электронном виде. Главное, чтобы программа, которая для этого используется, соответствовала новым требованиям. А это задача оператора электронного документооборота.
Учтите, что при полном соблюдении требований постановления Правления ПФР № 1077п сотрудники фонда не имеют права отказывать в приеме электронного СЗВ-М.
Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Расскажем, как правильно сдать СЗВ-М через сайт ПФР.
Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления СЗВ-М выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.
Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно илизаполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.
Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников, также могут отправлять электронные формы, либо направлять отчеты на бумажных носителях.
Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет был представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.
Пошаговый алгоритм заполнения отчета был рассмотрен нами ранее, смотри подробности заполнения в статье « ». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственным отличием можно назвать то, что понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).
Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, где можно сформировать и отправить любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы, также оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.
Как отправить бесплатный отчет:
В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.
Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России , в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».
Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:
Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.
Чтобы организовать отправку отчетности через официальный сайт Пенсионного фонда, необходимо заключить соглашение об электронном документообороте. Затем специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации. После специального тестирования канала электронного документооборота можно начинать работать.
Для регистрации в личном кабинете на сайте ПФ РФ нужна электронная подпись и регистрационная карточка, которую выдают специалисты территориального отделения фонда.
Понадобится заполнить форму, аналогичную той, что мы показали выше, а при отправке подписать отчет электронной подписью.
Перед отправкой документа, необходимо провести его проверку в специальных программах. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачать их можно на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла должен быть XML, в ином случае отчетность не примут.
Востребованными на данный момент являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста: в разделе проверки нужно указать путь к XML-файлу с отчетом, программа проанализирует его и укажет, что нужно исправить.
Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:
Все страхователи, которые сдают на своих работников сведения по форме СЗВ-М (утв. Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83п) в электронном виде, знают, что ПФР разработал и утвердил электронный формат СЗВ-М. В нем перечислены технические требования к данным, указываемым в отчете, к имени файла и т.д. (Приложение к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р).
Конечно, человеку без соответствующего образования достаточно сложно разобраться в документе, определяющем, каким должен быть формат файла СЗВ-М. Ведь специальных терминов и иностранных слов в нем хоть отбавляй. Однако даже поверхностное знакомство с Распоряжением ПФР может избавить страхователя от некоторых ошибок при сдаче электронных СЗВ-М.
В каком формате сдавать СЗВ-М? В данном случае под словом «формат» понимается расширение файла, которое указывается в конце его названия после точки.
Так вот сдается электронная форма СЗВ-М в формате xml (п. 3 Приложения к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р). Это важный нюанс, который вы можете проконтролировать при подготовке файла, но вряд ли сможете исправить, если по каким-то причинам программа будет формировать файл с другим расширением. Поэтому если что-то будет не так с форматом, лучше сразу обратиться в службу поддержки.
Имя файла СЗВ-М должно состоять из нескольких частей, каждая из которых несет в себе определенную информацию. Так, в правильно сформированное имя файла должен быть «вшит» регистрационный номер страхователя, код территориального органа ПФР и другие сведения (п. 3 Приложения к Распоряжению Правления ПФР от 31.08.2016 № 432р).
Если формат имени файла СЗВ-М не будет соответствовать утвержденной ПФР структуре, то программа выдаст ошибку. Например, может появиться такое предупреждение при подготовке СЗВ-М: «неправильное имя файла отчета» или «СЗВ-М не соответствует утвержденному формату 00042» (последние цифры - это код ошибки в одной из программ).
Ранее одной из частых проблем при формировании электронного СЗВ-М было отсутствие в имени файла кода территориального органа ПФР. Другая часто встречающаяся ошибка - неверный идентификатор файла. Это набор букв и цифр в конце имени файла, непосредственно перед расширением документа. Он должен состоять из 12 знаков. Если у вас количество символов меньше, значит, название файла сформировано неправильно. И пора писать письмо в службу технической поддержки или обновить программу. Хотя при использовании некоторых программных средств помогало и ручное исправление ошибки - простое добавление нужного количества символов.
Форма не громоздкая и содержит минимум информации, но сдавать ее нужно каждый месяц. Крайний срок представления — 15-ое число месяца, следующего за отчетным.
Инструкции по заполнению СЗВ-М не существует. Чтобы не забыть сдать форму СЗВ-М в положенный срок, установите напоминания в календаре бухгалтера .
Все организации и ИП с работниками, работающими по трудовым и гражданско-правовым договорам. В отчет включаются даже сотрудники в декрете или в отпуске, главное условие — наличие договора.
Если в отчетном периоде договор будет расторгнут, данные на такого сотрудника также нужно отразить в СЗВ-М.
ИП без наемных работников не отчитываются по данной форме.
Отчет включает четыре раздела:
В данном разделе пишется наименование организации, ее регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП.
Здесь следует указать месяц, за который сформирован отчет.
В этом разделе следует отметить тип формы. Всего их три.
Исходная форма — это первичный отчет.
Дополняющая форма СЗВ-М сдается, если в исходной форме указаны не все сведения.
Отменяющую форму нужно сдать, если исходная форма содержит ошибочные данные.
Этот раздел представлен в виде таблицы. Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН. Если организация не обладает информацией об ИНН сотрудника, то эту графу можно оставить пустой.
Если страхователь забудет отчитаться вовремя, ему придется заплатить штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Такой же штраф выставит ПФР за недостоверные или неполные данные в СЗВ-М (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
Если в компании трудится ни один десяток работников, штрафы за ошибки и задержку отчетности могут быть существенными. Например, если в организации 70 сотрудников, штраф составит 35 000 (70 чел. Х 500 руб.).
В СЗВ-М отражаются данные по застрахованным лицам. Если такие лица отсутствуют, то и заполнять отчет не нужно. Соответственно, нулевых отчетов по этой форме быть не может.
Все страхователи-работодатели с этого года обязаны ежемесячно сдавать на своих работников и лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, форму СЗВ-М (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Впервые плательщики взносов подавали ее в ПФР за апрель 2016 года. Указанная форма должна быть представлена в отделение Фонда только в электронном виде, если страхователь подает индивидуальные сведения на 25 человек или более (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ). Но как сдать отчет СЗВ-М «электронно»?
Конечно, если у вас и до введения обязанности по представлению СЗВ-М по найму работало более 25 человек, для вас это не проблема. Ведь при таких обстоятельствах расчет по форме РСВ-1 вы тоже должны сдавать в электронном формате (ч. 10 ст. 15 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). А вот если вы недавно решили расширить штат и взяли на работу несколько человек, из-за которых встал вопрос о сдаче СЗВ-М в электронном виде (как и РСВ-1), то наши пояснения вам пригодятся.
Как сдать СЗВ-М в электронном формате? Начнем с того, что обязанность по сдаче СЗВ-М в электронном виде означает только то, что вы должны представить эту форму в отделение Фонда не на бумаге. При наличии электронной подписи вы можете скачать форму СЗВ-М, заполнить ее, подписать «электронно», скопировать на съемный носитель информации (например, флешку) и доставить ее в отделение. Там сотрудник ПФР скопирует соответствующий файл и на этом все.
С тем же успехом вы можете заполнить форму СЗВ-М в личном кабинете страхователя на сайте ПФР и даже проверить ее на ошибки. Но опять же через личный кабинет не отправляется отчет СЗВ-М. То есть отправить в ПФР сам файл, как по электронной почте, не получится.
Поэтому если вы хотите не просто заполнять СЗВ-М в электронном формате, но и отправлять его проверяющим по телекоммуникационным каналам связи, то вам нужно подключиться к системе электронного документооборота ПФР через специального оператора. Такие операторы, кстати, нередко предоставляют и программное обеспечение для подготовки пенсионной отчетности. Список операторов связи - удостоверяющих центров, как правило, размещают на сайтах региональных отделений ПФР.
