01.10.2018 вступили в силу поправки в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н. Главное новшество — страхователи должны дождаться квитанции-уведомления о приеме отчета. То есть подавая СЗВ-М, недостаточно сдать документ вовремя и с корректными данными, нужно еще получить подтверждение от программы, что отчет приняли.
Также в инструкции теперь уточнены правила подачи исправленных данных. В частности, разъясняется, что компанию не накажут, если она исправит выявленные Пенсионным фондом РФ ошибки в течение 5 дней. Но при этом в программу можно вводить сведения только о тех, кто перечислен в уведомлении Фонда.
Если же страхователь сам обнаружит неточность, он может подать уточняющий отчет, но только в отношении тех лиц, сведения о которых ранее принял Пенсионный фонд. Любые дополняющие формы, где указывают ранее забытых работников, рассматриваются как нарушение. За это предусмотрен штраф в размере 500 рублей за каждое лицо, сведения о котором не были своевременно переданы, подчеркивается в Письме от 28.03.2018 № 19-19/5602.
Однако, по мнению ВС РФ, если компания забыла упомянуть работника с договором, то такая самостоятельно выявленная ошибка не должна наказываться. Так что штраф, выписанный Пенсионным фондом РФ за подачу дополняющей формы СЗВ-М, по-прежнему можно оспорить в суде.
В соответствии с Постановлением Правления ПФ РФ от 01.02.2016 № 83, предоставлять отчеты обязаны все работодатели обо всех работниках, включая совместителей и лиц, уволенных в течение отчетного периода. Также в него включают сведения о работниках, с которыми есть трудовые договоры, но которые находятся в отпуске: за свой счет, ежегодном, отпуске по уходу за ребенком. Иными словами, надо направлять информацию о лицах, трудовые отношения с которыми подтверждают трудовые договоры или гражданско-правовые договоры.
Также отчет СЗВ-М обязательно предоставляют организации с единственным сотрудником в лице учредителя, который не получает выплаты по какому-либо договору либо с которым не заключено никакого договора. По мнению чиновников, «бездоговорные» руководители тоже являются застрахованными лицами в пенсионной системе, поэтому о них надо отчитываться.
Заполненный отчет подается в отделение ПФР по месту регистрации страхователя.
Бланк включает 4 раздела:
В первом указывают наименование организации, ИНН, КПП и регистрационный номер в Пенсионном фонде.
В разделе «Отчетный период» указывают месяц, за который предоставляется отчет.
В третьем разделе отмечают тип заполняемой формы. Если бланк за отчетный период заполняется впервые, то его отмечают как исходный. Если вы подаете дополнительный отчет, выбирайте тип «дополняющий». Если ранее отправленный отчет содержал неточности, подают документ с типом «отменяющий».
Четвертый раздел представляет собой таблицу, в которой напротив Ф.И.О. граждан, имеющих договоры, указывают их ИНН (необязательно) и СНИЛС.
Если в штате менее 25 работников с договорами, работодатель может подать отчет в письменном или электронном виде, то есть на бумаге или через специальные программы. Если численность застрахованных превышает 25 человек, то сведения подают только «в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в порядке, который устанавливается ПФ РФ» (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27). При этом есть возможность заполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн.
Многим интересно, как сдать СЗВ-М в Пенсионный фонд бесплатно через интернет. Некоторые компании предлагают устанавливать платные программы. Но использовать такие программы целесообразно, если вы сдаете за один и тот же период комплекс отчетов в различные госорганы. Если речь идет только о персонифицированном учете, то рекомендуется заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно на сайте ПФР 2019. Это можно сделать в личном кабинете страхователя. Но чтобы его зарегистрировать, потребуется электронная цифровая подпись или личное обращение в ПФР за регистрационной картой.
Более простой способ, который предлагает Пенсионный фонд, — скачать одну из специальных программ на его сайте. Чтобы предоставить корректные данные и избежать штрафных санкций, на сайте ПФР также предусмотрена проверка СЗВ-М онлайн бесплатно посредством программы CheckPFR. Эту программу можно скачать на свой персональный компьютер, не заключая никаких договоров, и проверять все данные до отправки в Пенсионный фонд. Очень удобно: нажмите «Проверить», и если программа не выявит никаких ошибок, спокойно отправляйте. Если же по итогам проверки появилась надпись «Ошибка» или «Предупреждения», еще раз пересмотрите информацию, возможно, вы что-то упустили или где-то допустили опечатку. Пропущенная цифра или буква, лишний пробел или скобки, латинские буквы — все это ошибки, из-за которых программа может сообщить о неверном заполнении отчета.
Унифицированная форма отчета утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п. Информация необходима для учета застрахованных лиц. Расскажем, как правильно сдать СЗВ-М через сайт ПФР.
Бюджетные организации обязаны представлять такой вид отчетности за наемных сотрудников. Делать это следует ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом. То есть, за сентябрь, компания должна отчитаться не позднее 15 октября. Если крайняя дата представления СЗВ-М выпадает на выходной или праздничный день, то дата переносится на ближайший рабочий день.
Организации, в которой среднесписочная численность 25 и более человек, обязана отчитаться электронно илизаполнить СЗВ-М на сайте ПФР онлайн. В противном случае, представители территориального отделения ПФ РФ выпишет штраф — 1 000 рублей.
Организации, в которых трудится 24 и менее сотрудников, также могут отправлять электронные формы, либо направлять отчеты на бумажных носителях.
Допускать ошибки в отчете — дорого. За искажение информации грозит штраф 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в сведениях которого были выявлены неточности. Аналогичный размер штрафных санкций грозит организации, если отчет был представлен позже установленного срока, или не отправлен вовсе.
Пошаговый алгоритм заполнения отчета был рассмотрен нами ранее, смотри подробности заполнения в статье « ». Требования к заполнению полей предъявляются одинаковые и не зависят от того, как сдается отчет: онлайн или на бумаге. Единственным отличием можно назвать то, что понадобится документ в формате Эксель (XML-файл).
Все бюджетные организации заинтересованы в сокращении расходов на представление отчетности. Интернет предлагает большой выбор программ и онлайн-сервисов, где можно сформировать и отправить любую отчетность бесплатно. Бухгалтерские программы, также оснащены функцией автоматической отправки отчетных форм в контролирующие органы.
Как отправить бесплатный отчет:
В любом случае, совершенно бесплатно организовать электронный документооборот не получится. Придется заказать электронную подпись (ЭП) руководителя в специальном удостоверяющем центре. ЭП необходима для заверения информации и сведений, содержащихся в электронных документах. В противном случае, отчетность не примут и выпишут штраф.
Воспользоваться специализированным софтом довольно просто. Для этого скачайте одну из представленных программ для формирования и отправки отчетности на официальном сайте Пенсионного фонда России , в разделе «Бесплатные программы, формы и протоколы».
Для подготовки формы СЗВ-М подойдут следующие приложения:
Чтобы определить, какое приложение лучше всего подойдет конкретно вашей бюджетной организации, проконсультируйтесь со специалистом Пенсионного фонда.
Чтобы организовать отправку отчетности через официальный сайт Пенсионного фонда, необходимо заключить соглашение об электронном документообороте. Затем специалисты ПФ РФ проведут непростую процедуру подключения и регистрации. После специального тестирования канала электронного документооборота можно начинать работать.
Для регистрации в личном кабинете на сайте ПФ РФ нужна электронная подпись и регистрационная карточка, которую выдают специалисты территориального отделения фонда.
Понадобится заполнить форму, аналогичную той, что мы показали выше, а при отправке подписать отчет электронной подписью.
Перед отправкой документа, необходимо провести его проверку в специальных программах. Для контроля и исключения ошибок используйте бесплатные программы проверок. Скачать их можно на сайте Пенсионного фонда. Обратите внимание, что формат сформированного файла должен быть XML, в ином случае отчетность не примут.
Востребованными на данный момент являются CheckXML и CheckPFR. Для работы установите приложение на рабочий компьютер и следуйте программным подсказкам. Процедура проста: в разделе проверки нужно указать путь к XML-файлу с отчетом, программа проанализирует его и укажет, что нужно исправить.
Предлагаем ознакомиться с маленькими хитростями, которые позволят сэкономить время на формирование и сдачу СЗВ-М:
СЗВ-М заполнить онлайн позволяют несколько интернет-сервисов. Рассмотрим порядок работы с ними.
Обязанность передачи формы СЗВ-М была утверждена законом от 29.12.2015 № 385-ФЗ, который вступил в силу с 01.04.2016. С этой даты все работодатели, использующие наемный труд и выплачивающие работникам вознаграждения, облагаемые страховыми взносами по трудовым и гражданско-правовым договорам, должны ежемесячно — в срок до 10-го числа — предоставить данные о работавших в отчетном месяце сотрудниках. Исключением являются самозанятые страхователи без наемных работников.
Успейте сдать отчет вовремя — ознакомьтесь с публикацией «Каковы сроки сдачи отчетности СЗВ-М (нюансы)?» .
Бланк формы содержит следующие сведения:
Заполненный бланк необходимо передать в отделение ПФР по месту регистрации работодателя. При этом, если в компании трудится до 24 человек (включительно), отчет можно передать на бумажном носителе. Если больше 24-х, то только в электронном виде при заверении электронно-цифровой подписью.
Сотрудники ПФР разработали несколько бесплатных программ для заполнения формы СЗВ-М, которые можно скачать с официального сайта ведомства. Однако их установка, порядок работы и постоянные обновления требуют определенных навыков, технических условий и достаточного времени.
Намного быстрее можно решить этот вопрос при помощи интернет-сервисов.
Сайт buhsoft.ru позволяет:
При этом первые 4 пункта можно реализовать абсолютно бесплатно — достаточно лишь зарегистрироваться в сервисе. Регистрация на сайте занимает несколько минут. Порядок заполнения формы интуитивно понятен.
Алгоритм заполнения формы:
Этот сервис также предоставляет возможность заполнить форму СЗВ-М онлайн и отправить ее по ТКС. Однако бесплатный доступ дается на срок не более 1 месяца, по прошествии которого за сервис придется заплатить.
Сервис «СКБ Контур» работает только с компаниями и ИП на спецрежимах. Чтобы сформировать отчет СЗВ-М онлайн другим страхователям, разработчик предлагает еще один ресурс — «Контур-отчет ПФ». Здесь срок бесплатного доступа — 6 месяцев.
Кроме того, на сайте реализована возможность задать интересующий вопрос онлайн менеджеру.
Ответ на распространенный среди бухгалтеров вопрос: «Возможно ли заполнить форму СЗВ-М онлайн?» — безусловно, положительный. Для этого можно воспользоваться различными интернет-сервисами. При этом многие из них дают возможность заполнить отчет не только в системе Windows, но и в мобильном Android — достаточно иметь под рукой интернет и планшет.
В этой статье мы расскажем вам, как легко и быстро сдать отчетность по форме СЗВ-М онлайн с помощью интернет-бухгалтерии , без скачивания дополнительных программ.
Начнем с того, что для сдачи СЗВ-М в электронном виде, вам нужно оформить соглашение об электронном документообороте с Пенсионным фондом России. Для этого необходимо посетить местное отделение ПФР и заполнить бланк заявления и соглашения. Бланки вы можете скачать на сайте ПФР или получить непосредственно в отделении.
Если для оформления соглашения понадобится сертификат электронной подписи, зарегистрированные пользователи интернет-бухгалтерии могут получить его в службе технической поддержки. Электронная подпись для пользователей сервиса выпускается бесплатно.
Когда соглашение с подписью и печатью ПФР будет у вас на руках, нужно будет загрузить скан-версию в сервис и ввести номер и дату соглашения. После этого вы сможете сдавать в ПФР СЗВ-М, другие отчеты, а также отправлять неформализованные запросы и получать на них ответы.
Сведения по форме СЗВ-М нужно отправлять ежемесячно до 15 числа. Чтобы вы не пропустили срок, персональный налоговый календарь пришлет уведомление по электронной почте или SMS.
Чтобы сформировать отчет СЗВ-М, придерживайтесь следующего алгоритма:
1. В налоговом календаре выберите событие «Отчет в ПФР СЗВ-М за январь 2018 года» (или другой отчетный месяц).
2. В открывшемся окне вы увидите правила предоставления и отправки отчета, а также ссылку на инструкцию по заполнению отчета.
4. В следующем окне отразится список всех застрахованных лиц, которые войдут в отчет. Если какого-либо работника включать в сведения не нужно, уберите галочку напротив его имени. Помните, что в СЗВ-М должны быть включены все сотрудники, работающие по трудовым или гражданско-правовым договорам, если хотя бы один день действия договора попадает на отчетный период. При этом начисления и выплаты не имеют значения, то есть в форму войдут и те работники, которые находятся в очередных, декретных, административных отпусках.
5. На последнем шаге вы сможете выбрать способ передачи отчета: в электронном виде или личным визитом в ПФР. Если вы подаете сведения на 25 и более человек, отчет в бумажном виде у вас не примут, а за нарушение оштрафуют на 1 000 рублей. В зависимости от выбранного способа подачи отчета система покажет вам порядок дальнейших действий. Документ в бумажном виде вы сможете распечатать, а в электронном - сразу отправить в Пенсионный фонд.
Вот и все. Статус отправленной отчетности вы сможете отследить в личном кабинете. Если у ПФР будут замечания, вы узнаете об этом сразу и сможете вовремя отреагировать. При получении отрицательного протокола от ПФР у вас будет 5 дней на то, чтобы исправить ошибки.
Так же легко и быстро вы сможете сформировать и отправить новый отчет СЗВ-стаж и приложение к нему ОДВ-1. Система хранит данные об условиях и периоде работы каждого сотрудника, поэтому заполнить эти формы с помощью пошагового мастера не составит труда.
Штрафы за нарушение правил представления сведений персонифицированного учета - 500 рублей за одного сотрудника. Чем больше сотрудников - тем выше штраф. Мы поможем вам все сделать правильно и избежать санкций.
Каждое предприятие должно сотрудничать с ПФР (Пенсионный фонд России) вовремя сдавая всю отчетность на своих работников. Начиная с 2011-го года предоставлять отчетность требуется каждый квартал. Так и возникла необходимость автоматизировать процесс сбора и сдачи информации в ПФР.
Сегодня программное обеспечение для отправки отчетов по сотрудникам в ПФР используется практически на всех современных предприятиях. Перед начинающим предпринимателем стоит трудный выбор подбора необходимого софта. Необходимо понять, какая из всех программ обработки и сдачи отчетности в ПФР на данном конкретном предприятии принесет больше всего пользы.
Согласно действующему законодательству сдавать отчетность можно лично либо в электронной версии. Для перехода на электронный документооборот необходимо заключить соответствующее соглашение с контролирующими органами.
Последние годы государственные структуры все больше склоняют предприятия к переходу на электронный документооборот. Это стало возможным благодаря появлению специальных операторов связи.
Однако эти операторы не всегда бесплатные. У некоторых даже возникают ассоциации с платными дорогами. Хотя существуют и бесплатные версии.
Возможность перейти на электронный оборот пока не обязательна. Каждое предприятие вправе само выбирать как ему вести свою документацию.
Для предоставления документов в контролирующие органы в электронном виде должно быть соблюдено минимум 3 условия:
Кроме заполнения всех документов в этих программах есть возможность также передавать информацию в контролирующие органы.
К главным функциям программного обеспечения относится:
Программное обеспечение для ведения отчетности подбирается руководителем в зависимости от необходимых функций. Софт может обладать только одной функцией (например, только передача) либо совмещать в себе все функции сразу, от составления документов до их передачи
К преимуществам использования программ для сдачи отчетности относится:
В программах подобном программном обеспечение есть функция заполнения и составления отчетности. Часто информация загружается прямо из софта по ведению бухгалтерской отчетности.
Важно проверить, чтобы формат бухгалтерской программы совпадал с форматом софта для заполнения электронной отчетности.
Если на предприятии работает более 25-ти сотрудников, то отчетность должна подаваться строго в электронном формате. Чтобы подать электронную отчетность необходимо:
Специальные программы разработаны специально для подготовки, проверки и сдачи отчетности. Посетив официальный сайт ПФР (Пенсионного фонда России) можно получить рекомендованное программное обеспечение бесплатно. После того как отчет будет отправлен с помощью одной из программ, из фонда на обратный адрес придет письмо о получении. Если же замечены какие-либо ошибки, вместо письма о получении данных, вы получите письмо с указанием ошибок и просьбой об исправлении. В указанные в письме сроки нужно исправить и сдать отчет.
В конечном итоге страхователь из ПФР получает протокол для контроля отчетности. Он официальный, так как заверен электронной подписью подразделения ПФР. В ответ требуется отправить этот же протокол, но уже подписанный самим страхователем. Данные действия подтверждают, что документ был получен.
Для проверки составленной отчетности необходимо использовать два важных программных обеспечения, это CheckXML и CheckPFR. Они рекомендованы для использования постановлением правления ПФР. Приложения утверждают формы необходимой документации по персонифицированному учету и определяют формат для уже готовых файлов. Для страхователей программы предоставляются бесплатно.
Благодаря им легко проверяют готовые отчеты. В них есть встроенный классификатор адресов. Они покажут все ошибки в уже готовом отчете.
Программные приложения CheckXML и CheckPFR сейчас довольно распространены благодаря отличной функциональности. Благодаря им можно проверить уже завершенную отчетность для ПФР. После чего отчетность можно свободно отправлять через интернет или сдавать на носителе информации. Данные программы позволяют вам быть уверенным в том, что вся отчетность была правильно составлена. То есть такая отчетность в которой нет совершенно никаких ошибок будет сразу без каких то возражений принята сотрудниками ПФР.
Данные программы для проверки отчетов по страховым взносам рекомендует для использования Пенсионный фонд РФ. Ра рабочей станции плательщика эти программы должны быть размещены одновременно и в обязательном порядке вовремя обновляться.
Скачайте ПО и установите его в отдельный каталог. Чтобы протестировать файлы войдите в программу и укажите путь к файлам с отчетами, которые нужно проверить.
Итогом проверки в новом окне является протокол, который позволяет определить наличие или отсутствие ошибок. Все допущенные при оформлении ошибки, включая сформированные ранее файлы и документы учета, распределяют по коду грубости.
Если программы после проверки показали, что в файле присутствуют ошибки, территориальные органы ПФР его не примут.
Данные виды программного обеспечения позволяют правильно составить и отправить сразу несколько видов отчетов. Это значительно экономит затрачиваемое время и защищает от допущения различного рода ошибок при составлении. Из общей базы организации автоматически загружается вся информация для документов (бухгалтерских, налоговых и пенсионных).
Итак, что именно проверяют эти два вида программного обеспечения?
CheckPFR
Это программное обеспечение проводит проверку следующих файлов, вступивших в действие с 2010-того года.
Кроме этого программа проверяет файлы для ПФР со следующими содержащимися в них документами:
Как уже было указано ранее данные программы необходимо в обязательном порядке обновлять.
В программе CheckPFR:
Последняя версия этого программного обеспечения находится на официальном ресурсе Пенсионного фонда России. Там же вы найдете подробную информацию о том, что они собой представляют, что необходимо для запуска и другое.
Важно помнить, что обновление программ не происходит автоматически. Они не оснащены своей системой обновления. Поэтому каждый раз, перед тем как отправлять отчетность, требуется проверять не вышли или новые версии. При наличии новой версии, важно удалить предыдущую.
Чем CheckUFA отличается от CheckXML? Узнайте из данного видео.
