Информационная поддержка - процесс информационного обеспечения, ориентированный на пользователей информации.
Информационная поддержка используется при подготовке и реализации управленческих решений.
Для того чтобы организовать любое мероприятие, необходима маленькая, но очень важная деталь - повод . Исходя именно из этой детали, складывается сценарий любого мероприятия.
День рождения компании, юбилей руководителя, новогодняя вечеринка, деловой конгресс, все эти события объединяет одно - наличие повода, который в свою очередь является причиной для организации мероприятия.
Далеко не каждая event компания занимается информационной поддержкой мероприятий, и это понятно, так как для осуществления данной услуги необходимо четко понимать информационный повод конкретного события. Именно тот повод, который будет интересен, прежде всего, средствам массовой информации.
Наличие информационного повода является ключевым моментом, при подготовке информационной поддержки, от этого напрямую зависит успех проводимого информационного мероприятия.
Актуальность информационного повода определяет грамотно написанный пресс-релиз . Профессиональный журналист или PR-щик четко знает, в каком ключе нужно подать информацию, чтобы привлечь максимальный интерес со стороны СМИ, именно от него зависит насколько будет интересно то или иное события.
Привлечение информационных спонсоров также является одним из основных моментов в организации информационной поддержки.
Для потенциального информационного партнера каждый спонсорский пакет представляет собой совокупность информационных услуг . После получения такого пакета потенциальный информационный партнер формирует встречное предложение по информационной поддержке. Таким образом, исходя из объема предлагаемых информационных услуг, формируется статус каждого информационного партнера. На основе спонсорского пакета, определяются взаимоотношения между организаторами события и средствами массовой информации, которые осуществляются на бартерной основе.
Специальные мероприятия призваны решать следующие коммуникационные, информационные и имиджевые задачи:
· обеспечение постоянного присутствия компании в информационном поле
· привлечение внимания журналистов и целевой аудитории к компании (ее продукции) или персоне
· создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании или ее продукта
· взаимодействие с целевыми группами (в том числе поддержание внутрикорпоративных отношений)
· получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии
· демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности
· создание дополнительного источника информации о компании (у компании появляется важное и вполне контролируемое средство распространения информации)
Информационная поддержка мероприятия. Безусловно, ваша аудитория должна узнавать о событии заранее. В зависимости от формата и масштабности мероприятия и характеристик аудитории для мероприятий местного значения достаточным является период от месяца до двух недель. Чем более масштабным является ваше мероприятие, чем больших временных и финансовых затрат требует участие в нем, тем раньше должно начаться оповещение.
Способы оповещения зависят от формата мероприятия и предполагаемой аудитории. Это может быть директ-маркетинг - если речь идет о мероприятиях корпоративного формата и круг приглашаемых лиц известен заранее и ограничен, либо реклама в СМИ, если мероприятие носит открытый и массовый характер. Для массовых мероприятий эффективными будут наружная реклама и лефлетинг (раздача информационных листовок). В случае с аудиторией моложе 35 лет уместно использовать Интернет.
В любом случае при подборе арсенала информационных средств надо учитывать не только целевую аудиторию события, но и характер самого мероприятия, уместность информации о нем в рамках того или иного информационного ресурса.
Вторая волна информации о вашем мероприятии должна быть запущена после его проведения. Это так называемые «пост-выходы» информации в СМИ и Интернете. В случае мелких мероприятий и мероприятий, рассчитанных на ограниченный круг людей, без этого можно обойтись, но не стоит забывать о том, что любое упоминание мероприятия в СМИ в формате новостей - повышает статус события, придает ему значимость, как в глазах участников, так и в глазах остальной публики. К тому же, это лишний способ напомнить потребителям о вашей марке и ее позиционировании. Поэтому, если есть возможность раздуть мероприятие в некий информационный повод, не стоит от него отказываться.
Например, для инновационного интеллектуалльноемкого бизнеса это может быть проведение конференций по острым социальным проблемам, связанным с тематикой этого бизнеса - с приглашением на них представителей заинтересованных медиа и общественных организаций. Подобные мероприятия и последующее информационное их освещение помогут спозиционировать компанию, придать ей статус и известность в нужных кругах, заинтересовать общественность своими продуктами и услугами, заявить о себе как о надежном и ответственном игроке рынка.
В любом случае, планируя специальное мероприятие, задумайтесь: а нельзя ли раздуть из него достаточно интересный информационный повод? Если ваше мероприятие носит социальнозначимый характер, возможно СМИ пойдут на то, чтобы бесплатно опубликовать о нем информационный материал. Если же мероприятие чисто коммерческое - возможно стоит дать информацию на платной основе. Хорошим каналом бесплатной коммуникации могут быть различные новостные ленты на интернет-порталах - достаточно будет выслать пресс-релиз и фотографии с мероприятия. Впрочем, отдельные издания тоже могут опубликовать подобные пресс-релизы в формате новостей. Чем больше ваше мероприятие будет обсуждаться и озвучиваться после его проведения - тем лучше, тем больше эмоций свяжется с вашей маркой, причем не только у людей, которые побывали на мероприятии, но и у остальной публики.
Главное здесь, также как и при планировании остальных элементов event-marketing, помнить об уместности и целесообразности того или иного сообщения в том или ином контексте или формате.
Так же необходимо помнить о медиапланировании.
Media Planning – комплекс процедур по анализу целевой аудитории, выбору наиболее оптимальных (с точки зрения эффективности и стоимости программы размещения рекламного материала) рекламных носителей и рекламных инструментов, доступных на этих носителях, формированию
схемы размещения, оценке ее медиаэффектов, оценке результатов рекламной кампании.
©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-04-02
Информационная поддержка в прессе включает в себя самые различные рекламные материалы, опубликованные в периодической печати. Их можно условно разделить на две основные группы: рекламные объявления и публикации обзорно-рекламного характера, к которым относятся различные статьи, репортажи, обзоры, несущие иногда прямую, а иногда и косвенную рекламу .
Рекламное объявление - платное, размещенное в периодической печати рекламное сообщение. В классическом варианте объявление начинается с крупного рекламного заголовка-слогана, который в сжатой форме отражает суть и преимущество коммерческого предложения рекламодателя. Основная текстовая часть рекламного объявления, набранная более мелким шрифтом, подробно, но немногословно излагает суть рекламного обращения, выделяет полезные для потребителя свойства продукции и ее преимущества. В конце объявления приводится адрес (в случае необходимости - телефон, факс или другие реквизиты), по которому потребителю следует обращаться.
Надо отметить, что в последнее время все чаще при публикации рекламного объявления вместе с ним печатается возвратный отрезной купон или бланк-заказ.
Статьи и другие публикации обзорно-рекламного характера представляют собой, как правило, редакционный материал (в зарубежной практике преимущественное право на его размещение предоставляется клиентам, постоянно публикующим платные рекламные объявления), написанный в форме обзора о деятельности предприятия или в форме интервью с его руководителями, деловыми партнерами и потребителями. Крайне желательно, чтобы такие материалы были хорошо иллюстрированы - большая текстовая часть без иллюстраций воспринимается не очень эффективно. В художественном оформлении таких статей также желательно широко использовать фирменную символику.
В зависимости от тематики все периодические издания прессы можно классифицировать на общественно-политические и специализированные (различные отраслевые издания, пресса по интересам) . В общественно-политических изданиях публикуются преимущественно рекламные объявления о товарах и услугах, рассчитанные на широкие слои населения.
Рекламные объявления о товарах и продукции промышленного назначения, рассчитанные на прочтение специалистами тех или иных отраслей промышленности, науки и техники, целесообразнее публиковать в соответствующих специализированных изданиях.
В силу своей оперативности, повторяемости и широкого распространения информационная поддержка в прессе является одним из самых эффективных средств информационной поддержки.
В ряде зарубежных стран затраты на нее составляют значительную часть всех средств, расходуемых на рекламу. Уверенно набирает темпы этот вид информационной поддержки и в нашей стране. С каждым годом увеличивается число общественно-политических и специализированных изданий, принимающих заказы на публикацию рекламных объявлений.
Чтобы информационная поддержка в прессе достигла желаемой группы потенциальных покупателей, надо выбрать наиболее подходящие издания. Для этого необходимо, прежде всего, составить перечень газет, журналов и различного рода приложений к ним, включая сведения о тиражах. Из всего многообразия печатных изданий следует отобрать те издания, которые могут быть использованы для информационной поддержки предлагаемых товаров (услуг и т. п.). Прочтя несколько наиболее важных материалов в двух -- трех последних номерах какого-либо издания, как правило, можно составить мнение о том, представляют ли они интерес для потенциальных покупателей рекламируемого вами товара.
Важно изучить читательскую аудиторию печатного издания особенно тогда, когда речь идет об изданиях для торговли, промышленности и профессиональных кругов. Например, медицинские журналы общего направления могут достигать десятков тысяч врачей, тогда как периодическое издание, посвященное сугубо специализированному разделу медицины, возможно, читают менее тысячи человек. Но это могут быть как раз те самые люди, которых желательно охватить рекламой.
Значительную роль при выборе издания для размещения информационной поддержки играет его периодичность . Ежедневную газету выбрасывают в течение суток. К местной еженедельной газете или еженедельному журналу нередко обращаются несколько раз и хранят семь дней. Ежемесячные журналы имеют еще более долгую жизнь и могут храниться в виде подборок в течение многих лет.
Ежедневные газеты реже читаются несколькими членами семьи по сравнению с еженедельными, хотя к вечерним изданиям часто и регулярно обращаются за информацией о телевизионных программах.
Еженедельные и ежемесячные журналы иногда после прочтения их членами семьи передают друзьям.
С другой стороны, ежедневные газеты предоставляют возможность опубликовать рекламу в конкретный день и повторять обращения несколько раз в течение недели. Кроме того, они могут придавать рекламе атмосферу событийности и актуальности, а тот факт, что их быстро выбрасывают, побуждает читателей к немедленным действиям.
Следовательно, периодичность издания является важным фактором, который необходимо брать в расчет при планировании рекламной кампании. Очевидно, что ежедневные и еженедельные издания можно использовать для оказания мгновенного воздействия и создания атмосферы актуальности. А вот ежемесячные издания в дополнение к своей изначальной ценностной значимости могут играть и роль долговременных напоминаний.
Выгоды использования непериодических изданий, выходящих примерно раз в год, и ежегодников нельзя считать бесспорными. Возможно, лучше всего взять за правило покупать место только в тех из них, которыми, как вам известно, постоянно пользуются в качестве справочных пособий. Но даже и в этих случаях следует добиваться, чтобы объявление было напечатано в наиболее интересующем месте рядом с подходящим редакционным материалом.
Печатная информационная поддержка - одно из основных средств информационной поддержки, рассчитанное исключительно на зрительное восприятие .
Каталог - сброшюрованное или переплетенное печатное издание, содержащее систематизированный перечень большого числа товаров; составленное в определенном порядке; иллюстрированное фотографиями товаров; в текстовой части, как правило, в начале, дается небольшая вводная статья о предприятии-изготовителе, далее - подробные описания предлагаемых товаров с техническими характеристиками. Многокрасочное объемное издание рассчитано на длительное использование.
Проспект - сброшюрованное или переплетенное печатное издание, информирующее о каком-либо конкретном товаре или группе товаров. Содержит подробное описание предлагаемых товаров, хорошо иллюстрирован. В отличие от каталога -- меньшего объема, может носить ярко выраженный юбилейный или престижный характер (подробно описывать исторический путь предприятия, его значимость в отрасли и т. п.).
Буклет - в отличие от каталога и проспекта не сброшюрованное, а многократно сфальцованное издание (иначе говоря, сложенное в «гармошку»). Может иметь самые различные размеры, объем и варианты фальцовки, однако в развернутом состоянии его размер не может превышать размера стандартного типографского печатного листа. Является недорогим и экономичным изданием, изготавливаемым большими тиражами и рассчитанным на кратковременное использование.
Плакат - крупноформатное несфальцованное издание, в большинстве случаев с односторонней печатью. Большая рисованная или фотоиллюстрация (иногда комбинированный сюжет) сопровождается крупным рекламным заголовком-слоганом, который образно и в сжатой форме отображает основную особенность рекламируемого товара или услуги. Для повышения функциональности в плакат часто вводится календарная сетка, иногда ее выполняют отрывной на перфорации.
Листовка - малоформатное несфальцованное или односгибное издание, выпускаемое, в силу своей экономичности, большим тиражом. Содержит обычно одну или две иллюстрации рекламируемых изделий с подробным техническим описанием и характеристиками.
В фирменных настенных и настольных календарях, деловых дневниках, шестидневках и записных книжках специальные рекламные полосы отведены для размещения информации о предлагаемых товарах или услугах. В оформлении обложек и календарных полос этих изданий широко используют фирменную символику организации-заказчика.
Карманные табель-календари могут быть иллюстрированы сюжетами номенклатурного характера с рекламным заголовком (по аналогии с плакатами). На оборотной стороне вместе с календарной сеткой должна присутствовать фирменная символика заказчика.
Плакаты используют для оформления выставочных стендов, торговых и демонстрационных залов, интерьеров служебных помещений, приемных, комнат для переговоров, развешивают на специальных рекламных тумбах или щитах и т.д.
Печатные рекламные материалы широко используются в ходе деловых встреч и коммерческих переговоров, распространяются на различных ярмарках и выставках. Рекламно-подарочные издания распространяются как в ходе личных деловых контактов, так и рассылкой по почте с вложением поздравительных открыток и визитных карточек.
Печатная информационная поддержка является своего рода витриной, по которой потенциальные покупатели судят о фирме и предлагаемых ею товарах.
Аудиовизуальная информационная поддержка включает в себя рекламные кинофильмы, видеофильмы и слайд-фильмы .
Следует отметить, что в настоящее время в практике информационной поддержки четко прослеживается тенденция к увеличению выпуска видеофильмов вместо кинофильмов. Это вызвано такими преимуществами видеоинформационной поддержки, как более оперативное и экономичное производство, тиражирование, возможность использования широкой гаммы выразительных электронных спецэффектов, простота транспортирования готовых видеофильмов, удобство их демонстрации с помощью бытовых видеомагнитофонов. Однако для демонстрации на большую аудиторию, на большом экране лучшее качество изображения и эффективность восприятия имеют рекламные кинофильмы.
Радио- и телеинформационная поддержка являются, пожалуй, самыми массовыми по охвату потребителей средствами информационной поддержки. Несмотря на довольно короткий период своего существования, они конкурируют с другими средствами информационной поддержки, постоянно развиваясь и совершенствуясь.
Выставки и ярмарки занимают особое место в арсенале средств информационной поддержки, так как предоставляют очень широкие возможности демонстрации рекламируемых изделий для установления прямых контактов с покупателями . Особенно эффективны выставочные мероприятия в сочетании с комплексом сопутствующих рекламных мероприятий (рекламной кампанией в прессе, проведением презентаций, пресс-конференций, «круглых столов», встреч со специалистами и т.п.). Высокая эффективность этого средства информационной поддержки подтверждается тем, что ежегодно в мире проводят многие тысячи крупных выставочных мероприятий, требующих значительных затрат.
Оптовые ярмарки - мероприятия, на которых представители оптового звена торговли заключают договоры на поставку продукции или товаров от производственных предприятий и объединений, до последнего времени носили часто показной и весьма условный характер.
Оптовые ярмарки проводятся после получения промышленными предприятиями заданий по производству того или иного товара. На ярмарках предприятия оптовой торговли согласовывают с поставщиками закупки ассортимент товаров, модели, фасоны, расцветки, размеры .
Товароведы оптовых баз организуют оптовую продажу товаров повседневного спроса, совместно с розничной торговлей изучают спрос, проводят выставки-продажи, оптовые ярмарки по продаже, организуют рекламные мероприятия.
Специализированные выставки рекламодателя организуются и финансируются организацией-заказчиком. Они могут быть стационарными и передвижными. В практике информационной поддержки российских организаций на внутреннем рынке особое развитие получила организация выставок-продаж, на которых одновременно в рекламой и демонстрацией продукции осуществляется ее продажа.
Несмотря на значительные затраты, связанные с организацией специализированных выставок, эффективность этих мероприятий, как правило, достаточно высока.
Если выставку посещает широкая публика, у производителя есть уникальный шанс напрямую пообщаться с большим количеством конечных покупателей, поинтересоваться их мнением.
Выставки обеспечивают вступление фирм в тесный контакт со своими рынками. Нередко на выставках представляют товары-новинки или новые предприятия. В соответствующих журналах обычно печатают предварительные и обзорные статьи о выставках, а работу по-настоящему крупных национальных смотров с показом автомобилей, катеров, лодок и других аналогичных товаров широко освещают и пресса, и телевидение, и радио.
Таким образом, средства массовой информации (газеты, радио, телевидение) широко используются работниками оптовой торговли для воздействия на промышленность и на потребителя. С помощью этих средств привлекается внимание общественности к поставщикам, выпускающим товары низкого качества, которые не пользуются спросом у покупателя.
Итак, успешность деятельности любого предприятия зависит от информационного обеспечения его деятельности и эффективного управления самой информацией. Важная роль в оптимизации управления информационными ресурсами предприятия принадлежит автоматизированным системам управления предприятием.
Автоматизация и создание информационных систем являются на данный момент одной из самых ресурсоемких областей деятельности техногенного общества. Одной из причин активного развития данной области является то, что автоматизация служит основой коренного изменения процессов управления, играющих важную роль в деятельности человека и общества. Возникают системы управления, действие которых направлено на поддержание или улучшение работы объекта с помощью устройства управления (комплекс средств сбора, обработки, передачи информации и формирования управляющих сигналов или команд). Существует много видов информационных систем: системы обработки данных, информационные системы управления, маркетинговые системы, системы бухгалтерского учета и другие, используемые в различных организациях . Немаловажные функции среди них выполняют информационные системы управления.
Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям.
В информатике понятие «система» широко распространено и имеет множество смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть компьютера. Системой может также считаться множество программ для решения конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения документации и управления расчетами.
Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования . Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.
Информационные системы (ИС) - это любые системы, которые обеспечивают людей данными или информацией об операциях, выполняемых в организации . ИС используются в деятельности работников, собственников, клиентов и других ключевых лиц в организационной среде. Поддержка этих лиц осуществляется либо путем эффективной обработки данных для оказания помощи в выполнении работ, связанных с транзакциями (транзакция - регистрируемая операция бизнеса), либо эффективным обеспечением информацией должностных лиц.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление, поэтому
Автоматизированная информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели (АИС) .
Таким образом, информационные системы представляют собой системы, основанные на постоянно развивающихся концепциях использования информации.
Структуру АИС составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами (рис. 1.1).
АС состоит из двух подсистем: функциональной и обеспечивающей . Функциональная часть АС включает в себя ряд подсистем, охватывающих решение конкретных задач планирования, контроля, учета, анализа и регулирования деятельности управляемых объектов. В ходе аналитического обследования могут быть выделены различные подсистемы, набор которых зависит от вида предприятия, его специфики, уровня управления и других факторов. Для нормальной деятельности функциональной части АС в ее состав входят подсистемы обеспечивающей части АС (так называемые обеспечивающие подсистемы).
Рис. 1.1.
Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.
Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных. Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений .
Техническое обеспечение (ТО) - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы .
Большой интерес в качестве технологического средства информационной поддержки представляет Internet. Internet - по определению - метосеть (совокупность взаимосвязанных сетей) со стандартизованным единым протоколом внутри- и межсистемного обмена. С точки зрения пользователей представляет собой ряд источников информации (хостов), каждый из которых имеет свой уникальный адрес. Благодаря новому протоколу хранения/просмотра информации удалось решить задачу организации доступа пользователей к информации в реальном масштабе времени (запрос-ответ). Информация может распространятся одним из следующих способов :
Электронная почта - это канал адресного распространения информации вне реального масштаба времени (без синхронизации отправителя и получателя). Самый старый метод внутрисетевого обмена, работает даже на очень плохих и очень низкоскоростных каналах связи. На сегодня является одним из основных методов распространения информации в группах по интересам, а также важным каналам межличностного обмена информацией, равно как и каналом получения ответа по запросу.
FTP - средство передачи файлов вне зависимости от их структуры и содержимого. Поиск и пересылка файлов ведется в реальном масштабе времени. Возможность хотя бы частичного просмотра файлов до пересылки отсутствует. Файл (как правило в формате архива) пересылается как есть и (по получении) просматривается на машине получателя вне связи с хостом - передатчиком. Один из основных каналов свободного распространения информации и программного обеспечения. Работоспособен даже на среднескоростных каналах с высоким уровнем помех.
WWW (World Wide Web) - совокупность связанных гиперссылками массивов данных. Доступ к информации, поиск и просмотр - в реальном масштабе времени. Работоспособен на средних, высокоскоростных каналах с высоким качеством. Работа ведется с помощью стандартизованной универсальной программы-клиента. Данное решение позволяет объединить в единое целое от разнообразно территориально и организационно разобщенных поставщиков. Однако из-за универсальности возможности взаимодействия оказываются ограниченными и пригодными не во всех случаях.
Использование специальных программ-клиентов для доступа к узкоспециализированным источникам информации - это канал доступа к специальной, как правило, платной, информации.
Технически возможен доступ через Internet к любой информации, однако технологические особенности Internet, как канала доступа к информации делают наиболее предпочтительным использование Internet в качестве средства эпизодического получения небольших объемов оперативной (быстро стареющей) информации. В этом случае использование альтернативных источников (CD-Rom, пресса, книги) экономически нецелесообразно. При необходимости получать большие (более 1 Мб) объемы медленно стареющей информации (энциклопедии, музейные коллекции, электронные варианты книг) использование Internet при современном состоянии каналов связи является нецелесообразным . Экономически наиболее целесообразным каналом распространения такой информации являются CD-Rom. В многих случаях целесообразны комбинированные стратегии доступа к большим массивам информации: базовый вариант информации закупается на CD-Rom вместе со специализированной оболочкой для манипулирования этой информацией; замена базового массива производится через равные интервалы времени; доступ к небольшим объемам оперативных изменений производится через Internet.
На сегодняшний день Internet является технологически наиболее совершенным каналом доступом к информации, однако резкое увеличение числа пользователей Internet, падение уровня их квалификации, увеличение объемов и номенклатуры поступаемой информации (особенно мультимедиа), создали критическое положение с каналами связи. Имеющиеся каналы, в т.ч. каналы из государственных резервов, перегружены выше всех допустимых пределов, состояние же каналов последней мили, связывающих пользователя Internet с провайдером, (как правило, по коммутируемым телефонным линиям общего пользования) в России является хуже, чем катастрофическое. Несмотря на высокую относительную прибыльность телематических услуг, низкое качество каналов связи не дает возможности воспользоваться этими услугами широкому кругу потенциальных клиентов, уменьшая тем самым валовую прибыль. Как следствие объем собственных инвестиционных средств необходимых для модернизации каналов связи оказывается недостаточным.
Основными информационными ресурсами в сети Интернет являются :
Поисковые системы;
Библиотеки;
Полнотекстовые и библиографические базы данных (только для читателей РНБ);
Издательства;
Периодические издания;
Патенты и товарные знаки;
Стандарты и технические отчеты;
Словари, энциклопедии, справочники;
Собрания электронных текстов;
Базы данных, доступные on-line;
Правовые ресурсы;
Официальные периодические издания;
Медицинские ресурсы;
Справочные источники по педагогике;
Краеведческие ресурсы на библиотечных сайтах;
Регистр ресурсов WWW.
К системам поиска по ключевым словам относятся: Scirus (система поиска научной информации), Google, Alta Vista, Rambler, Go.com (Infoseek), Yandex, Lycos, Апорт, HotBot, All the Web, All the Time .
Список поисковых каталогов при этом представлен: Yahoo!, @Rus (бывший Ау!), Britannica, List.ru (вместе с Yandex), Search4info, Weblist, Librarian"s Index to the Internet, Иван Сусанин, About.com, Улитка.
Системы метапоиска представлены: WebCrawler, MetaCrawler, Ask Jeeves.
На рынке электронных коммуникаций можно выделить различные системы современных средств связи и человеческого общения: сети передачи данных, электронную почту, телеконференции, электронные доски объявлений и бюллетени, сети и системы удаленного диалогового доступа к базам данных и т. п.
Таким образом, современный этап развития экономики и общества в целом характеризуется возрастающей ролью принципа информационной прозрачности коммерческих отношений, что оказывает влияние на интенсивное развитие информационной сферы, представляющей собой совокупность информационной инфраструктуры и субъектов, осуществляющих формирование, распространение и использование информации. В целях обеспечения функционирования интегрированной системы товарных потоков актуально создание информационной системы, позволяющей предприятиям и организациям своевременно решать целый комплекс задач, включая стратегический и оперативный маркетинг, решение вопросов сквозной оптимизации и логистики. Инфраструктура информационной системы включает в себя средства массовой информации, специальные справочные издания, ПР-агентства и, как наиболее перспективные с точки зрения объемов, сроков, оперативности предоставляемой информации, электронные порталы различной направленности по видам товаров и услуг. Информационная система включает в себя :
Информационное обеспечение (информационная модель и информационные технологии);
Состав обрабатываемой информации, органично связанный с техническим и программным обеспечением, позволяющим трансформировать многочисленные виды, источники, информационные потоки в систему актуальных и доступных для пользователей системы показателей для подготовки, принятия и реализации оперативных и стратегических решений. Широкое внедрение на территории России новых современных информационных технологий должно существенно повысить эффективность экономической деятельности как на уровне корпоративного управления, так и на уровне рыночных взаимодействий, снижая трансакционные издержки и открывая новые информационные возможности. В этой связи необходимо принятие следующих мер: обеспечение комплексного характера региональных целевых программ информатизации за счет формирования эффективной системы их планирования, включение в них положений, касающихся разработки и поддержки специального программного обеспечения и обучения пользователей;
Инвентаризация региональных информационных ресурсов и разработка технологических решений, позволяющих формировать их как единую систему, доступную в режиме реального времени для различных уровней управленческой иерархии, для коммерческих предприятий и организаций и физических лиц;
Внедрение технологий электронной коммерции в систему государственных закупок;
Развитие системы общественного доступа к сети Интернет за счет использования инфраструктуры бюджетных и муниципальных организаций: учебных заведений, библиотек, а также предприятий федеральной почтовой связи;
Развитие общедоступных справочных и образовательных порталов, электронных библиотек. На качество стратегических и оперативных решений, принимаемых в результате обработки информационного потока, могут влиять отклонения по таким параметрам, как полнота и достоверность информации, ее надежность, оперативность, способность к трансформации и передаче и др. В этой связи возникает объективная необходимость трансформации традиционного информационного обеспечения в относительно автономные логистические информационные системы, охватывающие все звенья реально циркулирующих товарных потоков. При организации массивов информации будут использоваться унифицированные системы документации и классификаторы, с помощью которых создаются структурированные массивы данных, используемых при организации баз данных. Для создания полноценной информационной системы необходимо: определить источники и потребителей информации;
Определить состав, форму и периодичность обновления раскрываемой информации, включая: цены и объемы товаров в торговых системах и внебиржевом обороте;
Установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов;
Разработать эффективную систему сбора и распространения информации;
Обеспечить внедрение информационно-технологических процессов (операций кодирования, обращения через средства распространения информации, расшифровка при получении) и обеспечение необходимым программным продуктом и техническими средствами отправления, передачи и получения;
Обеспечить круглосуточный доступ пользователей к распространяемой информации;
Создать сеть специализированных центров по сбору и раскрытию информации;
Определить принципы четкого разграничения информации на информацию, являющуюся коммерческой тайной и не являющуюся таковой;
Создать общепринятую систему показателей финансового состояния и добросовестности деятельности участников интегрированной системы товарных потоков;
Определить ответственность участников интегрированной системы за непредоставление информации, подлежащей раскрытию, и за предоставление недостоверной информации. Наиболее значимыми для построения информационной сети на сегодняшний день являются Интернет-технологии. Современный уровень развития экономики предполагает не только бизнес-процессы как происходящие в Интернете, но и отдельные хозяйственные процессы в отраслях традиционной (материально-вещественной) экономики, при осуществлении которых используются «высокие технологии», в том числе технологии электронного обмена информацией или WEB - технологии.
Реформирование контрольно-оценочной системы в отечественном образовании за последние годы создало условия для независимой оценки знаний, умений и навыков школьников, открытости результатов обучения и возможности сопоставления учебных достижений по различным выборкам испытуемых, сравнения их со статистическими нормами, а также для создания и развития квалиметрического мониторинга качества образования. Практически все население страны в той или иной мере затрагивают вопросы аттестации выпускников. А поскольку обучение рано или поздно затрагивает каждого, то и накапливаемая образовательная информация должна быть доступна всем пользователям. За последнее время формирование единой информационной системы потоков образовательной статистики единого государственного экзамена (ЕГЭ) существенно расширило число пользователей результатов итоговой аттестации. В этом смысле ЕГЭ является ярким примером информатизации контрольно-оценочной деятельности в масштабах страны.
В связи с развитием системы независимого тестирования школьников и выпускников происходит накопление сопоставимой образовательной статистики одного и того же свойства, актуализируются вопросы ее эффективного использования. По отношению к образовательному процессу пользователей можно разделить на несколько групп: обучающиеся, родители, педагоги, администрации образовательных учреждений, органы управления образования и прочие организации (вузы, ссузы, предприятия, желающие повлиять на процесс обучения с целью дальнейшего привлечения выпускников в свою структуру). При этом каждой категории пользователей требуется своя информация в компактном, наглядном и удобном для восприятия виде, особенно накопительная для динамического наблюдения за обучающимся или образовательными системами. Централизованно формируемые форматы представления результатов ЕГЭ и других форм тестирования имеют большие объемы данных и требуют для корректного педагогического анализа учебных достижений определенных навыков и специальных знаний, которыми владеют далеко не все пользователи, а многие и не должны ими владеть, так как каждого пользователя интересует вполне определенная информация. Выпускников в первую очередь интересуют индивидуальный тестовый балл и собственный рейтинг по данному предмету, конкурсные баллы в вузы и ссузы. Ключевым звеном образовательной системы является учитель, которому важно знать структуру, содержание и уровни трудности контрольных измерительных материалов, тестовые баллы своих выпускников по данному предмету, средние тестовые баллы по классам, школе, территории, региону и стране. Для содержательного анализа ему также необходима информация о процентах выполнения заданий по структуре теста различными группами школьников и возможность их сравнения с данными генеральной выборки. Администрации общеобразовательных учреждений и работникам органов управления образованием необходима интегральная информация по образовательным учреждениям, отдельным территориям, региону и стране в целом. Что касается родителей, то одних интересуют учебные достижения их детей, а других, дети которых еще обучаются на ранних стадиях, интересует рейтинг образовательного учреждения, проходные баллы вузов и ссузов. В последнее время эта категория становится все более активным пользователем образовательной информации и фактором влияния на использование независимых форм аттестации учащихся в школах. Вузам и ссузам важно содержание контрольных измерительных материалов, уровень трудности заданий и критерии оценивания.
Поскольку в будущем ожидается смещение независимых форм аттестации школьников на более ранние стадии обучения, то вопросы разработки и создания накопительных систем и банков образовательной статистики, создания программ выбора и предъявления информации по запросам различных категорий пользователей требуют разрешения. Для этого, прежде всего, необходима выработка рекомендаций по построению единой автоматизированной информационной системы поддержки пользователей образовательной статистики. Программный комплекс системы такого информационного мониторинга по нашему мнению должен строиться на основе как минимум четырех принципов: доступности, многоуровневости, конкретности и наглядности.
1. Доступность обеспечивается технологией получения информации через глобальную сеть Internet. В условиях формирования, популярной тенденции на Западе и обсуждаемой у нас, получение динамических оценок внешнего контроля (различные виды массового тестирования, олимпиады, ЕГЭ и др.) может обеспечить доверие со стороны пользователей к его содержанию. Структура портфолио пока еще только разрабатывается. Накапливающаяся информация о количественных и качественных оценках учебных достижений, степени личностного развития обучающихся, имеющихся сертификатах и призовых местах в олимпиадах за определенный период времени может явиться основой портфолио и быть полезной при зачислении в вузы и приеме на работу.
2. По своей сути любой мониторинг имеет многоуровневую природу, тем более в системе массового тестирования, в которой обеспечивает накопление данных по следующей схеме: учащийся, класс, образовательное учреждение, территория, регион, генеральная выборка. Поэтому информационная система квалиметрического мониторинга, основанного на накоплении и анализе данных педагогических измерений, должна обеспечивать возможность их сопоставления как по вертикали, так и по горизонтали в однотипном ряду, одинаковую функциональность на каждом уровне обобщения информации.
3. Конкретность должна обеспечиваться ориентированным на данную категорию пользователей интерфейсом. Система, не имеющая ориентации на конкретных пользователей, будет предоставлять либо избыток информации, либо ее недостаток. Каждый пользователь по отношению к процессу обучения выполняет свою роль и, следовательно, ему требуется доступ к определенным данным, помогающим достичь цели. Часть данных может быть предназначена только для просмотра узкому кругу лиц, имеющих специальный пароль и логин, либо анкетные данные. Поэтому необходим механизм авторизации (идентификации) пользователя. Так, например, информация об учащемся носит личный характер и должна быть доступна только самому учащемуся или лицам уполномоченным от него. Авторизация пользователя может происходить на основе анкетных данных по запросам школ, вузов, ссузов и др. Для всех других видов статистической информации после выбора пользователем определенного пункта меню модуль взаимодействия формирует запрос к серверу баз данных , а полученные результаты пользователь может просмотреть в виде готовых таблиц, графиков или диаграмм.
4. Наглядность представления информации виде таблиц, графиков, диаграмм позволяет быстро ориентироваться в ней. Пользователь должен иметь возможность выбора удобной для него формы представления информации и ее сохранения (текстовый документ, электронная таблица, гипертекстовый документ и др.).
Система информационной поддержки пользователей образовательной статистики (рис.) состоит из двух подсистем:
1. Накопительной части программного комплекса, представляющей собой распределенную базу данных.
2. Модуля взаимодействия системы мониторинга и анализа образовательной статистики с пользователями. Он располагается на Web-сервере в сети Интернет.
Информационный обмен между системами получения первичной информации и системой поддержки пользователей должен обеспечивается с помощью механизма репликации данных в двух режимах.
1. Режим online. Информационные системы связаны цифровыми каналами передачи данных (непосредственно или через Интернет).
2. Режим offline. Информационные системы работают автономно друг от друга, а для обмена между базами используется механизм экспорта/импорта данных через внешние магнитные носители.
Подобным же образом может происходить информационный обмен между системами смежных уровней. Поскольку объем базы данных, начиная с регионального уровня, каждый год будет интенсивно увеличиваться (так как информационная система интегрирует данные всех учреждений своего региона), то в качестве системы управления базой данных (СУБД) можно использовать клиент-серверные технологии (например, Oracle или Microsoft SQL Server).
Программное обеспечение" href="/text/category/programmnoe_obespechenie/" rel="bookmark">программное обеспечение для построения такой системы поддержки пользователей образовательной статистики можно разделить на 4 группы:
1. Системы накопления информации, получаемой из различных источников:
– АСУ образовательных учреждений (школ, вузов);
– Результаты тестирования и олимпиад;
– Итоги единого государственного экзамена и других видов тестирования;
– Результаты аттестации образовательных учреждений и др.
Системы мониторинга:
– индивидуальных показателей учащегося;
– интегральных статистических показателей по учебным заведениям и отдельным выборкам обучаемых;
– корректности проводимых контрольно-оценочных мероприятий;
– влияния различных факторов на процесс обучения и показатели качества в образовании.
Системы управления и оптимизации:
– качества параметров тестов и тестовых заданий;
– генерации тестов;
– обучающего контроля (самоконтроля).
4. Служебные программы, отвечающие за обслуживание баз данных и организацию обмена между ними.
Для создания такой целостной информационно-технологической системы требуется выполнение ряда условий:
§ формирование системы стандартизированных массовых контрольно-оценочных процедур не только для итоговой аттестации, но и на промежуточных стадиях обучения;
§ установление объективных квалиметрических показателей и критериев качества образовательного процесса и образовательных систем;
§ материально-техническое и информационно-технологическое оснащение распределенных пунктов автоматизированной обработки результатов тестирования;
§ разработка валидного инструментария педагогических измерений и надежных контрольно-оценочных процедур, обеспечивающих конфиденциальность педагогических измерительных материалов на всех этапах контрольно-оценочного процесса;
§ создание условий открытости образовательной информации о качестве предоставляемого образования: банка валидной образовательной статистики, циркуляции информационных потоков и доступа к ним различных категорий пользователей.
Информационная поддержка (ИП) относится к виду социальной помощи. Она заключается в предоставлении ценных сведений (информации) для решения конкретных проблем, возникших на производстве или в организации. Рассматривается такой вид поддержки в современном обществе как обслуживание, консультирование человека или группы людей по вопросам информационного характера.
Информационная поддержка - это процесс, во время которого пользователь получает определенную информацию для улучшения бизнеса или делопроизводства. Полученные сведения используются для подготовки и реализации управленческих решений. Нуждаются в подобной поддержке пользователи, занятые руководством сложными объектами. Система поддержки автоматизирована. Она решает вопросы информационного, аналитического, интеллектуального характера и направлена на лиц, которые принимают, обосновывают и исполняют решения.
Данный вид поддержки влияет на активное поведение пользователя. ИП направлена на необходимость противостоять возникшим проблемам и экономическому коллапсу. Кроме того, поддержка считается главным социальным ресурсом в сложившейся жизненной ситуации. Она помогает быстро найти решение проблемы, беря полную ответственность за результат.
Информационная поддержка - самый распространенный вид развития технологий, сайтов, бизнеса на сегодняшний день. В данном случае ИП с помощью воздействия информации осуществляет повышение дохода, респектабельности и других показателей эффективности. В компетенцию поддержки входит также контроль качества информации и ее защита.
Из чего состоит информационная поддержка? Принятие решений, оптимизация сайта, продвижение товаров, построение бизнеса, улучшение эффективности - часть того, что входит в круг обязанностей специалистов ИП. Ее особенность в том, что такой вид поддержки оказывается практически во всех сферах жизни. Визуализация, составление планов, документов, мониторинг, контроль, консультирование пользователей в принятии сложных решений. Все это оказывается незаменимым, если необходимо использовать информацию для поиска новых возможностей.
Информационная поддержка ЕГЭ и других мероприятий - важная часть функционирования современного информационного общества. Для продвижения и увеличения эффективности важных событий, специалисты ИП используют различные методы, в число которых входят:
Поддержка информационных систем - необходимое условие для корректной и успешной работы современных предприятий и организаций. Современные системы ИП занимаются добычей, сбором, распределением, хранением сведений об объекте управления, формированием и визуализцией обстановки, прогнозированием, когнитивным анализом данных и подготовкой проектов управленческих решений. К поддержке относят оценку качества принятых решений, их регистрацию. Развитие систем ИП включает подготовку, исполнение, мониторинг, оценку, контроль эффективности, реализацию, принятие действий для корректировки решений, подготовку к реализации новых задач.
Информационная поддержка сайта состоит из комплекса мероприятий, направленных на быстрое обновление его содержания (текст, изображения). Такой вид поддержки необходим, ведь без него сайт будет неэффективным и не сможет реализовать свой потенциал по максимуму. Этот вид ИП можно осуществить самостоятельно или воспользоваться услугами профессионалов. Если поддержка самостоятельная, за обновление сайта не нужно платить. У такого вида ИП есть плюсы и минусы. К преимуществам относят отсутствие необходимости оплачивать услуги специалиста и полноценные знания потребностей целевой аудитории.
Профессиональная поддержка гарантирует обновление сайта в срок, уникальный контент, SEO-оптимизацию для поисковых систем. Кроме того, не нужно искать время для наполнения сайта и его продвижения. Для того чтобы получить профессиональную поддержку, следует заключить контракт с веб-студией или организацией. Он часто включает не только информационные, но и технические услуги. Специалисты гарантируют индивидуальный подход, с учетом интересов клиентов. ИП возвращает полезность сайта (свежие новости, статьи, ведение форума, добавление модулей, обновленный каталог продукции и многое другое).
Какие услуги оказывают профессионалы? Веб-студии обновляют контент, поддерживают сервисы, которые требуют постоянного мониторинга, размещают медиаконтент, переводят тексты на иностранный язык, обеспечивают информационную поддержку решений. Кроме того, специалисты ИП адаптируют материалы с учетом специфики контента сайта, создают уникальные тексты, обновляют и улучшают структуру активных разделов.
Поддержка - неотъемлемая часть процесса трудовой деятельности. С помощью средств ИТ человек осуществляет производственные и организационные работы для удовлетворения потребностей социума. Средства информационных технологий включают различную электронную технику, которая облегчает производственные процессы, расширяет возможности человека, улучшает эффективность бизнеса и облегчает ведение дел. Информационные технологии сегодня активно применяются в сфере образования. Компьютеризация помогает организовать учебный процесс и сделать его максимально эффективным. Сегодня активно создаются программные обеспечения для образовательных учреждений. К ним относят справочные системы, базы данных, хранилища информации, компьютерное администрирование и обучение. Именно поэтому с развитием коммуникативных технологий появляется естественная потребность в использовании ИП. Поддержка текущего состояния помогает добиться большей эффективности, а также наладить процесс работы.
Развитие бизнеса немыслимо в условиях нынешних экономических отношений без информационной поддержки. Это главный рычаг повышения товарооборота и дохода. На экономическом рынке чаще встречаются следующие виды ИП:
Жизненный цикл информационных систем включает периоды проектирования, внедрения, эксплуатации и развития. В отличие от других стадий, эксплуатация корпоративной информационной системы (ИС), за весьма редкими исключениями, возлагается на сотрудников организации, не входящих в службу ИТ, - тех, кто выступает пользователями ИС. Причем в большинстве случаев именно по повышению эффективности и качества работы этих пользователей судят об эффективности и качестве ИС и о качестве работы информационной службы. По сути пользователи выступают заказчиками и потребителями информационно-технологических услуг. В данной статье мы хотим обсудить, как должны строиться отношения между ними и службой ИТ и как организовать службу поддержки пользователей (Help Desk, Service Desk).
Мы предлагаем рассматривать отношения между пользователями и службой ИТ в несколько нетрадиционной для нашей страны плоскости - как типичные рыночные отношения. Иными словами, имеется некоторая услуга, имеется поставщик этой услуги и покупатель. Поставщик и покупатель заключают некоторое соглашение, определяющее условия предоставления услуги, ее качество и т. д. Конечно, такой подход не столь очевиден в обычной ситуации, когда служба ИТ - это часть организации-покупателя. Но мировая практика показывает, что организация взаимодействия на основе именно этих принципов позволяет достичь полного контроля над инфраструктурой ИТ и существенно сократить расходы на ее обслуживание.
Предметом договоренности в предлагаемой модели выступает некоторая услуга, предоставляемая сотрудникам компании департаментом ИТ, которую в дальнейшем мы будем именовать «сервис ИТ».
Понятие «сервис ИТ» обычно употребляется в нескольких смыслах. С одной стороны, это услуга, которую служба ИТ предоставляет пользователю. Это может быть, например, доступ в Интернет, или применение автоматизированной системы управления складом для выполнения учетных операций, или использование аналитической системы для проведение маркетингового анализа информации о структуре продаж. С другой стороны, предоставление услуги связано с использованием целого ряда технологий и решений, а возможно, и иных сервисов. В этом смысле всякий сервис ИТ - это структурированный набор оборудования, ПО, технологий, других сервисов (иногда - но вовсе не обязательно - более низкого уровня). Например, предоставление доступа в Интернет предполагает наличие внешнего провайдера, каналов связи, корпоративной сети передачи данных, сервера доступа к корпоративной сети, компьютера с установленным на нем системным ПО и браузером. Эта сторона сервиса ИТ не должна представлять особого интереса для пользователя. Но она очень важна для организации деятельности службы эксплуатации.
В рамках предлагаемой нами модели отношений «поставщик сервиса - потребитель сервиса» достижение успеха во многом зависит от действий обеих сторон. Это обуславливается высокой сложностью современных ИС, в том числе клиентского оборудования и ПО (той части сервиса ИТ, которая размещена непосредственно у пользователя). Одной из острых проблем остается обучение пользователей работе с ИС; и поскольку система постоянно развивается, оно должно происходить регулярно. Но обучение ни в коей мере не снизит сложность самой системы, и в процессе работы с ней у пользователя все равно будут возникать различные вопросы и проблемы, связанные с сервисами ИТ, т. е. ему будет нужна помощь.
В этом случае пользователь может выбрать различные варианты поведения: заняться «самолечением», т. е. попробовать самостоятельно решить проблему; обратиться за помощью к коллегам; обратиться к поставщику сервиса. Каковы плюсы и минусы у каждого из вариантов?
Самостоятельное решение проблемы - наиболее быстрый способ. Но, к сожалению, далеко не все пользователи обладают необходимой квалификацией. Да и далеко не все проблемы можно решить самостоятельно: например, вряд ли пользователь сможет устранить сбой сервера. В общем, такой вариант можно рекомендовать только в простейших случаях и при остром дефиците времени.
К помощи коллег прибегают, как правило, тогда, когда самостоятельно ничего не получается. Плюс этого способа - возможность быстро и непосредственно обратиться к кому-то за помощью. Минусы - те же, что и в предыдущем случае. К тому же придется тратить время на объяснение ситуации. Такой вариант поведения в принципе сложно рекомендовать.
Наиболее правильный подход - обращение за помощью к поставщику сервиса ИТ. Основной проблемой при этом обычно становится отсутствие механизма такого обращения. К примеру, пользователю предельно неудобно обращаться за помощью к провайдеру. В остальном - только плюсы: имеются квалифицированные специалисты; проблема будет проанализирована со всех сторон и решена оптимальным образом; имеются все необходимые для решения проблемы права; наконец, есть база знаний, которая может помочь в решении проблем. И еще одно неоспоримое преимущество: заключая соглашение с поставщиком сервиса, пользователь тем самым имеет право требовать от него нормальной работы сервиса, в то время как требовать этого от себя или коллег невозможно.
Вывод 1. По всем вопросам, связанным с использованием сервисов ИТ, пользователи должны обращаться только в службу ИТ.
Рано или поздно и пользователи, и служба ИТ приходят к пониманию такого положения вещей. И обращение за помощью в департамент ИТ становится нормой. Но при этом возникают новые трудности. Приняв решение обратиться за поддержкой в службу ИТ, пользователь обычно оказывается перед проблемой: кому именно задать вопрос? Здесь тоже возможны различные ситуации.
Легче всего обратиться к человеку, которого знаешь. И он обязательно поможет, если, конечно, это в его силах. А как быть, если такого знакомого нет? Или если у него недостаточно полномочий? Или он занят выполнением важной работы?
Можно спросить любого сотрудника службы ИТ. Он, скорее всего, посоветует, к кому именно следует обратиться. Далее нужно спросить у рекомендованного. Цепочка может продолжаться и дальше. Пользователю, конечно, действовать таким образом неудобно. И не только пользователю! Отсутствие сотрудников, ответственных за работу с пользователями, приводит к хаосу в деятельности службы ИТ, а в итоге - к контрпродуктивному выяснению отношений.
Поэтому единственный вариант, когда любой пользователь точно знает, к кому именно следует обращаться с вопросами, а соответствующий представитель службы ИТ всегда готов выслушать обращение и предпринять необходимые шаги для решения поставленного вопроса, - это создание в рамках ИТ-департамента службы поддержки пользователей.
Вывод 2. В рамках службы ИТ должна существовать выделенная группа сотрудников, которые будут отвечать на запросы пользователей.
Но нельзя ограничиться только созданием такой группы. Чтобы запрос пользователя не «повис в воздухе», а попал к нужному специалисту и рассматривался в допустимые сроки, и созданная группа, и пользователи должны соблюдать определенные правила. Дело в том, что с момента обращения пользователя в информационную службу за помощью он, в общем-то, снимает с себя ответственность и может абсолютно ничего не делать, поскольку при разборе ситуации виноватой все равно окажется служба ИТ. Таким образом, уже сама служба становится заинтересованной в формализации поддержки пользователей, разграничении полномочий и упорядочении деятельности сотрудников при оказании помощи пользователям. Оговоренная последовательность обработки обращений пользователей должна помочь сосредоточить силы сотрудников службы ИТ на наиболее важных и критичных событиях, происходящих в инфраструктуре ИТ, но вместе с тем не оставить без внимания и все остальные обращения пользователей. Происходит своеобразное разделение труда. Пользователи тоже участвуют в нем, поскольку обращаются за помощью только к диспетчерам и не отвлекают своими вопросами остальных сотрудников ИТ-департамента.
Вывод 3. Порядок оказания поддержки пользователям должен быть четко формализован для всех участников процесса: пользователей, диспетчеров, специалистов информационной службы и внешних поставщиков сервисов.
С формально-организационной точки зрения эти принципы позволяют построить реально полезную для организации систему поддержки пользователей. Для дальнейшего обсуждения проблемы определим более точно предмет деятельности службы поддержки - какого типа помощь может понадобиться пользователям.
Обращения пользователей в службу поддержки можно классифицировать следующим образом.
Запрос обслуживания. Это запрос, связанный с необходимостью обслуживания оборудования или иного компонента сервиса ИТ службой ИТ (например, замена картриджа в лазерном принтере или переконфигурирование ПО на компьютере пользователя).
Запрос информации (консультации). Пользователю нужна дополнительная информация о сервисе ИТ, порядке работы и т.п.
Инцидент. Пользователь не может нормально работать: сервис ИТ недоступен или качество сервиса его удовлетворяет.
Запрос документации. Пользователю необходима документация на применяемое оборудование или ПО.
Запрос на внесение изменений. Пользователь хотел бы изменить параметры сервиса ИТ либо список получаемых сервисов. Часто такие запросы связаны с низким (не удовлетворяющим пользователя) качеством сервиса по вине оборудования или ПО.
Такая классификация позволяет более эффективно построить обработку обращений. В зависимости от типа обращения оператор диспетчерской службы принимает решение о том, кто будет исполнителем. Из разных типов обращений для бизнеса по понятным соображениям наиболее критичен инцидент. Обработка инцидента - основной процесс, выполняемый службой поддержки пользователей. Сюда входит выполнение мероприятий по восстановлению работоспособности сервиса ИТ в кратчайшие сроки. В некоторых организациях приоритет данной задачи настолько выше, чем у остальных, что деятельность службы поддержки пользователей практически полностью сводится к устранению инцидентов (на наш взгляд, это не совсем верно).
Создание службы поддержки пользователей - это в первую очередь четкое определение правил взаимодействия пользователей со службой ИТ; правил работы сотрудников службы поддержки пользователей; правил взаимодействия сотрудников службы ИТ между собой. Какими должны быть эти правила? В первую очередь они должны содержать ответы на перечисленные ниже вопросы.
Взаимодействие пользователей со службой ИТ:
Работа сотрудников службы поддержки пользователей:
Взаимодействие сотрудников службы ИТ между собой:
Конечно, перечень вопросов можно продолжить. Но грамотно проработанные ответы даже только на эти вопросы уже позволят организовать нормально функционирующую службу поддержки.
Отвечать на все эти вопросы (как, впрочем, и понимать сформулированные правила в дальнейшем), легче, если сгруппировать ответы в некоторые последовательности действий - в процедуры и процессы. Каким же образом лучше всего представить правила взаимодействия?
На самом деле данные правила есть не что иное, как формальные процедуры, реализующие отдельные бизнес-процессы департамента ИТ. Для их описания пригодны любые способы, применяемые для описания бизнес-процессов и процедур: текстовое изложение, представление в виде диаграмм в стандартизованных нотациях, иное графическое представление… Поскольку процессы, как правило, достаточно сложны, рекомендуется применять при описании декомпозицию на модули и последовательную их детализацию.
Основной критерий при выборе варианта представления - удобство восприятия правил их исполнителями. С этих позиций, на наш взгляд, графическое представление имеет существенное преимущество перед простым текстовым изложением. Выбор строгой стандартизованной нотации позволит в дальнейшем эффективно анализировать процессы и при необходимости их реорганизовывать. Но стандартные нотации все же требуют определенной предварительной подготовки как «писателя», так и «читателей». Поэтому в большинстве организаций останавливаются на некотором упрощенном и интуитивно понятном способе отображения, добавляя к графическим данным необходимые текстовые пояснения.
Следующий важный момент при создании службы поддержки - люди. Как правило, приходится несколько менять организационную структуру информационной службы. Это связано с необходимостью выделить группу сотрудников, которые будут исполнять обязанности диспетчеров - т. е. тех, к кому непосредственно будут обращаться пользователи со своими запросами. В небольшой организации такие обязанности иногда возлагаются на одного или нескольких сотрудников службы ИТ в дополнение к существующим обязанностям. В крупных организациях, а также там, где поддержка очень важна, следует создать специальное подразделение - диспетчерскую службу поддержки пользователей.
В общем случае необходимые изменения в структуре службы ИТ связаны с появлением новых ролей в результате формального описания процессов взаимодействия. Роль - это набор обязанностей, прав и ответственностей. Это понятие близко к понятию «должность», но отличается тем, что не предполагает штатного закрепления: исполнитель роли может меняться в соответствии с графиком или по иным правилам. В отдельных случаях (например, в случае диспетчеров) для исполнения роли может быть создана специальная штатная единица. Но в основном роли распределяются между имеющимися сотрудниками службы ИТ.
Какие роли могут возникнуть в ходе организации поддержки пользователей? Во-первых, это уже упоминавшиеся диспетчеры - их еще принято именовать «первая линия поддержки». Диспетчеры - это «лицо» службы поддержки; они отвечают за организацию взаимодействия с пользователями, своевременное информирование пользователей о ходе рассмотрения их запросов, закрытие запросов. Кроме того, диспетчеры инициируют рассмотрение обращения пользователя, регистрируя это обращение и назначая ответственного за его обработку, а также контролируют процесс обработки. На них могут быть возложены и иные обязанности.
Вторая роль - руководитель службы поддержки пользователей. Его основные задачи - организация поддержки пользователей; координация действий сотрудников в процессе их обработки; контроль эффективности работы службы поддержки; организация обучения персонала службы ИТ, задействованного в поддержке пользователей; обучение пользователей и т. д. Для исполнения данной роли тоже рекомендуется выделить штатную единицу.
В-третьих, это специалисты по различным направлениям деятельности службы ИТ - так называемая вторая линия поддержки. Специалисты второй линии - основные исполнители запросов пользователей. Для улучшения взаимодействия они могут быть объединены в рабочие группы (например, комплексная группа по поддержке определенного сервиса ИТ, в которую входят специалисты по всем образующим данный сервис технологиям). Очевидно, что в этом случае не стоит формировать отдельные подразделения, а следует привлекать специалистов на временной основе (хотя могут быть и исключения). Но привлекаемые специалисты должны быть четко проинформированы о приоритетах своей деятельности: оказание поддержки пользователям - одно из наиболее приоритетных направлений деятельности службы ИТ, и если возникают ситуации, когда имеющихся сотрудников не хватает для быстрого решения этой задачи, следует рассматривать вопрос о расширении штата службы. С другой стороны, четкое распределение обязанностей, как правило, резко сокращает непроизводительную деятельность персонала службы ИТ, так что на самом деле очень редко приходится увеличивать численность службы (чаще даже речь идет о сокращении).
Служба поддержки может иметь и большее число уровней. При этом предполагается, что роли последующих уровней исполняются более квалифицированными и опытными сотрудниками, чем предыдущих. Обращения к ним редки и возникают только в действительно важных, критичных для организации случаях.
Еще одна группа ролей - внешние поставщики сервисов. Порядок взаимодействия с ними определяется в соответствии с сервисными контрактами. Желательно стремиться к стандартизации правил взаимодействия, но это не самоцель.
И, наконец, последняя роль - это пользователь сервиса ИТ. Ее можно специально не выделять, поскольку данная роль изначально подразумевается. Тем не менее мы это делаем, чтобы еще раз подчеркнуть, что пользователь на самом деле активно участвует в процессе поддержки и имеет не только определенные права, но и обязанности.
Окончание следует
