Текст для автоответчика должен быть максимально короткий и понятный. Чем лаконичнее и яснее, тем большим уважением проникнется клиент. Соблазн выдать всю информацию сразу велик, но тогда вы заставите позвонившего долго висеть на трубке без возможности пропустить вступление.
Лучше не использовать шаблонные фразы совсем, если в этом нет прямой необходимости. «Ваш звонок очень важен для нас» - лучше заменить, чем-нибудь более искренним и человечным, например, «Спасибо, что позвонили». Постарайтесь донести только очень важную и нужную в данный момент информацию.
Я подготовил для вас шаблоны стандартных текстов для автоответчиков, которые чаще всего заказывают у меня компании. Вы можете просто скопировать понравившийся вариант и отправить мне на озвучку, просто заменив название, адрес сайта и время работы. А можете скомпилировать свой вариант текста, взяв за основу эти примеры.
Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Мы решим ваши вопросы. Пожалуйста, дождитесь ответа специалиста.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Благодарим за звонок.
Здравствуйте. Спасибо за звонок в компанию [название].
Здравствуйте, вы позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 до 18 часов. Сейчас вы можете оставить голосовое сообщение после сигнала.
Спасибо за звонок в [название]. Мы работаем с 9 утра до 6 вечера. Сейчас вы можете посетить наш сайт или оставить сообщение после сигнала.
[название] работает по будням, с 9 утра до 6 вечера. Дополнительную информацию сейчас можно получить на нашем сайте . Чтобы оставить сообщение, нажмите звездочку в тоновом режиме.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Мы не можем ответить на ваш звонок. Пожалуйста, перезвоните в рабочее время.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем. Ждем вашего звонка по будням с 9 до 18 часов.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас мы не работаем, но вы можете оформить заказ на нашем сайте прямо сейчас. Адрес .
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните завтра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить завтра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас нерабочее время. Оставьте сообщение после сигнала или звоните в понедельник, с 9 утра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Сейчас офис не работает. Оставьте сообщение после сигнала или перезвоните в понедельник, с 9 утра.
Здравствуйте. Спасибо, что позвонили в компанию [название]. Мы работаем в будни с 9 утра до 6 вечера. Вы можете оставить сообщение после сигнала или перезвонить в понедельник.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сегодня у нас выходной. Мы работаем по будням с 9 до 18 часов. Вы можете перезвонить или оставить сообщение после сигнала.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Если вы слышите это сообщение, значит, сейчас в офисе никого нет. Оставьте голосовое сообщение после сигнала, мы вам перезвоним.
Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Сейчас мы не можем ответить на звонок. Пожалуйста, оставьте номер телефона, мы вам перезвоним. Спасибо и хорошего дня.
Здравствуйте, вы позвонили в [название]. Оператор сейчас ответит, пожалуйста, оставайтесь на линии.
Здравствуйте. Вы позвонили в [название]. Ваш звонок очень важен для нас. Сейчас все операторы заняты. Пожалуйста, оставайтесь на линии. Вам ответит первый освободившийся оператор.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Сейчас все операторы заняты, пожалуйста, перезвоните позднее.
Доброе утро.
Добрый день.
Добрый вечер.
Здравствуйте.
Приветствуем вас.
Вас приветствует…
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Все разговоры с оператором записываются для повышения качества обслуживания.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания производится выборочная проверка содержания телефонных переговоров.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. В целях повышения качества обслуживания запись разговора может быть записана.
Здравствуйте. Вы позвонили в компанию [название]. Будьте внимательны, все разговоры с оператором записываются.
Спокойный вариант
Энергичный вариант
Пример сценария для IVR
Главное Меню
"Здравствуйте, спасибо за звонок в компанию X. Если вы знаете внутренний номер нужного вам специалиста – наберите его в тоновом режиме".
Для соединения с оператором, нажмите 0".
с отделом продаж нажмите 1".
с технической поддержкой нажмите 2".
для получения дополнительной информации нажмите 4".
чтобы оставить нам сообщением нажмите 5".
для повтора меню нажмите 6".
Вот так вы можете записать голосовое приветствие.
Все специалисты заняты
"К сожалению, все специалисты заняты. Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона и сообщение, и мы перезвоним вам в ближайшее время. Спасибо."
Информация о компании - если пользователь нажимает 4
"Наша компания работает с понедельника по пятницу 9:00 и 18:00. Более подробную информацию вы можете узнать, посетив наш сайт www.namecompany.ru. Если вы хотите оставить сообщение, пожалуйста, нажмите клавишу звездочка в тоновом режиме. Спасибо."
Ко мне часто обращаются с вопросом: «Где можно взять шаблоны текстов для голосового приветствия?». В этой статье я хочу привести разных компаний. На основе этих сценариев вы сможете самостоятельно написать текст и затем заказать IVR запись. Для удобства я подписал род деятельности компаний.
Приветствие для компании специализирующейся на производстве фасадных систем, ворот и дверей:
«Здравствуйте. Вас приветствует компания АБВ. Если вас интересуют навесные фасадные системы, нажмите 1, ворота и двери нажмите 2, если вы знаете внутренний номер сотрудника, наберите его в тоновом режиме. Оставайтесь на линии, ваш звонок очень важен для нас».
Этот текст был написан для поликлиники, нерабочее время:
«Здравствуйте. Официальный рабочий день Поликлиики окончен. Мы ждем Вашего звонка в будние дни с 8 утра до 8 вечера и в субботу с 9 утра и до обеда. Напоминаем, что записаться на прием к врачу вы можете в любое время с нашего официального сайта АБВ точка ру».
Если нужно адаптировать текст для англоговорящих клиентов, то следующий шаблон поможет сделать запись текста для IVR:
«Hello! You have reached [название компании]. All of our sales representatives are busy serving other customers but we would like to return your call as soon as possible. For current pricing information or to check the status of your order, please visit us on the web at [ваш вебсайт]. Otherwise, please leave us a message with your name and number after the tone. If you would like to return to the previous menu, press the [цифра]».
Следующий текст написан в нестандартном для голосового меню стиле:
«Я приветствую тебя, это твой магазин "АБВ"! Вот и пришло время, когда мне нужна твоя помощь! Приходи 1 июля на ночь распродаж и помоги вынести весь товар. На дело берем только своих. Операцию проводим на 3-х объектах улица АБВ, АБВ-1 и АБВ-2 с 17.00 до полуночи.»
А это запись и текст автоответчика для центра дезинфекции:
«Здравствуйте, вы обратились в компанию "АБВ"! Для решения любых проблем с вредителями и насекомыми - просто дождитесь ответа оператора. Внимание! Не пропустите акцию: заказав любую обработку, вы участвуете в розыгрыше планшета. Подробности уточняйте у вашего менеджера.»
«Здравствуйте. Вас приветствует Академия профессиональной подготовки специалистов. По вопросам поступления в Академию нажмите 1. Если вы уже являетесь слушателем академии, нажмите 2 или наберите внутренний номер сотрудника. Для соединения с приемной комиссией оставайтесь на линии.»
«Здравствуйте, Вас приветствует "АБВ банк". Для работы в автоматизированной системе, пожалуйста, переведите Ваш телефон в тональный режим нажатием клавиши "звездочка". Обращаем Ваше внимание, что в целях улучшения качества работы, разговор будет записан. Если Вы хотите стать клиентом банка, нажмите клавишу "1". Если Вы уже являетесь клиентом банка, нажмите клавишу "2"».
Текст приветствия для магазина автозапчастей:
«Здравствуйте! Вы позвонили в магазин запчастей “АБВ” на улице С. К сожалению, сейчас мы не работаем. Мы перезвоним Вам, как только будем на месте. Время работы: В будни с девяти тридцати до девятнадцати часов. В субботу с десяти до восемнадцати часов. В воскресенье и в праздничные дни с десяти до восемнадцати часов. Без обеда и без выходных. Спасибо за звонок!»
Надеюсь, эти шаблоны помогу вам в написании . Если нужен креативный текст или необходимо записать голос для вашего автоответчика, вы всегда можете обратиться в нашу студию!
Если вы решили составить текст сами — предлагаем простые правила, которые подходят к составлению записи на автоответчик для всех компаний.
В начале вы представляетесь и приветствуете звонящего. Все должно быть просто и коротко.
Вариантов тут будет не много:
Вас приветствует компания «Самый лучший Бренд»
Здравствуйте! Вы позвонили в главный офис компании»Самый лучший Бренд»
«Самый лучший Бренд» — компания которая создает самые лучшие бренды приветствует вас!
Дополните приветствие, например, такими словами: «Благодарим что обратились в нашу компанию» или «Спасибо за звонок!». В случае с благодарностью важно не переусердствовать.
Здравомыслящему человеку сложно представить, что клиент, который звонит в фирму не знает чем она занимается, но человеческий фактор вещь удивительная. Замотался, перепутал телефоны и вот мы имеем клиента, который сам не понимает куда он попал. Поэтому можно напомнить об услугах которые предоставляет фирма. Один из примеров был уже выше: «Самый лучший Бренд» — компания которая создает лучшие бренды в России приветствует вас! или «Компания Дом 2» приветствует вас! Проектировка каркасных домов — наша специализация.
Но и здесь краткость, если не сестра таланта, то помощница в бизнесе. Если вы, не дай Бог, «расщедритесь» в описании своих достоинств, знайте наверняка, клиент будет потерян. Будьте скромны, но выберите фразу из нескольких слов, которая точно и кратко опишет ваше направление деятельности.
Фраза «в целях повышения качества обслуживания все разговоры записываются» скорее юридический аспект, который необходимо соблюсти, если разговоры записываются. С другой стороны клиент таким образом догадывается, что вам не безразлично как с ним будут разговаривать работники. Это добавит компании больше веса в глазах клиента.
Если предусмотрен набор внутренних номеров сотрудников, скажите об этом как можно раньше. Долгие приветствия раздражают. Скажите об этом в первую очередь. Пример: «Если вы знаете внутренний номер сотрудника, наберите его в тоновом режиме».
Распределение по отделам должно быть отражено в голосовом меню, где кратко называются задачи, которые решает тот или иной отдел, а также цифру, нажав которую клиент может связаться с необходимым специалистом.
В работе с текстом важно не дублировать слова или фразы:
«для связи с отделом…нажмите 1,
для связи с отделом… нажмите 2…» и тд.
Важно чтобы текст был разнообразен:
«Если хотите узнать о состоянии заказа, наберите…;
для консультации по вопросу… нажмите;
чтобы сделать заказ… нажмите;
хотите обсудить качество нашего обслуживания, перейдите в раздел…;» и т.д
7. Кнопка «0» — связь с оператором.
Как правило, люди хотят получить ответ от живого человека. Во многих компаниях для связи с оператором используется кнопка «0». Было ли это оговорено изначально — неизвестно, но это логично и, согласитесь, в этом есть забота о клиентах. Ведь не всякий хочет выслушивать всё как увлекательную историю, особенно если это человек, который звонит не первый раз.
Пример: «Для связи с оператором нажмите «0» и оставайтесь на линии».
Автоответчик используется, если вы не можете взять трубку по каким-либо причинам или клиент позвонил в нерабочее время. В этом случае напомните ему, чтобы он оставил в голосовом сообщении свои контакты, это даст возможность вам связаться с ним и решить его вопрос.
Пример: «Для того, чтобы отправить нам факс, наберите «5», также вы можете оставить нам нам голосовое сообщение, для этого нажмите «6» и говорите после сигнала. Оставьте, пожалуйста, свои контакты, чтобы мы могли связаться с вами по данному вопросу!»
Для нерабочего времени придумайте отдельный сценарий, укажите точное время работы и пообещайте перезвонить.
Пример: Вас приветствует магазин «Вертикаль». Сейчас мы не сможем ответить на Ваш звонок, так как Вы позвонили в нерабочее время. Мы работаем с понедельника по пятницу с 10 до 20 часов. Если вам необходимо сообщить нам что-то важное, оставьте нам голосовое сообщение, нажав «5». Говорите после сигнала и мы Вам обязательно перезвоним! Спасибо что обратились в наш магазин!»
Фразы типа «Ваш звонок очень важен для нас», «Мы ценим каждого клиента» не вызовут хороших эмоций у позвонившего, если он так и не найдет ответа на свой вопрос, они просто будет раздражать. Впрочем, как и излишнее творчество. Фразу типа: «Здравствуйте, я директор этой классной компании и я сейчас всех уволю, если они не возьмут трубку, а пока послушайте мою любимую музыку..» будет интересно слушать только в первый раз.
