Современное делопроизводство все больше и больше использует просторы мировой паутины для подписания всевозможных документов. И для подтверждения их подлинности и значимости в юридическом плане используется электронная подпись (ЭЦП). Согласно российскому законодательству она имеет такое же юридическое значение, как и подпись на бумажных носителях.
Для оформления цифровых подписей организация или гражданин должен представить фирме-изготовителю набор документов. Так, юридическому лицу необходимо предоставить помимо заявления:
Лицу физическому необходимо представить одновременно с заявлением:
При оформлении электронной подписи не допускается предоставление копий документов. В редких случаях могут использоваться заверенные нотариусом копии документов.
Тем, кому предстоит использование электронной подписи в дальнейшей работе, следует знать некоторые особенности ее изготовления. Так, сначала создается ключ, посредством которого передаваемая информация шифруется. В составе ключа присутствует компонент открытый и компонент секретный. Задачей секретного ключа является защита информации, передаваемым по электронным каналам. Ключ ее шифрует, подписывает и производит передачу адресату. Его владелец электронной подписи получает на флеш-носителе. Функцией ключа открытого является проверка подлинности подписи. Открытый имеет специальный сертификат, который есть в свободном доступе.
Для работы электронной подписи необходимо специализированное программное обеспечение, именуемое центром управления системой ключей или ключевой системой, внутри которой могут создаваться администратором ключи.
Современные технологии в сфере документооборота позволяют существенно экономить время и ресурсы, поэтому в этом материале мы рассказываем, как сделать электронную подпись. ЭЦП полезна обычным гражданам, предпринимателям и юридическим лицам. Каждый пользователь может выбрать оптимальный вид подписи и способ её оформления.
Электронная цифровая подпись или ЭЦП - это удобный инструмент, позволяющий подтверждать личность и визировать документы в виртуальном пространстве. Носитель ключа электронной подписи представляет собой запоминающее устройство (флэшку), на которой записан электронный аналог подписи владельца. Всегда выдаётся на конкретное лицо, привязывается к его личным паспортным данным. Разновидности ЭЦП с высокой степенью защиты действительны только при наличии бумажного/электронного сертификата.
Владелец такого устройства получает доступ к огромному арсеналу функций:
Электронная подпись полезна физическим лицам, ИП и ООО
Использование ЭЦП в России регулируется несколькими законодательными актами:
Пользователям необязательно подробно изучать эти законы и их требования. Достаточно запомнить, что заказывать квалифицированные ЭЦП (являются полноценным аналогом физической подписи) нужно только в удостоверяющих центрах. Их список есть на сайте Министерства связи. Оформление устройства сопровождается выдачей бумажного подтверждающего сертификата.
Цифровая подпись - достаточно сложный механизм, вникать в работу которого обычному пользователю нет никакой необходимости. Гораздо важнее разобраться с видами ЭЦП и их практическими особенностями. Понимание особенностей каждой разновидности поможет заказать оптимальный вариант и не потратить лишние деньги.
Первый вид - простая электронная или ПЭП. Это настолько простой и незащищённый вариант, что он существует без физического носителя. Такие подписи одноразовые и хорошо знакомы почти всем держателям банковских карт. Понятный пример ПЭП - это код, который вы получаете в смс, когда хотите купить что-то в интернет-магазине. Не оформляются специально, а создаются автоматически по необходимости.
Неквалифицированные электронные подписи или НЭП - уже более продвинутый вариант ЭЦП. Выдаётся на отдельном устройстве. Подтверждает личность владельца, а также показывает, редактировался ли документ после визы. Состоит из двух частей: открытой и закрытой. Закрытая остаётся у собственника, ею он работает и подписывает документы. Открытая часть ключа ЭЦП предназначена для партнёров и контрагентов: ею он проверяют подлинность подписи.
НЭП - оптимальное решение для тендеров по государственным закупкам. При использовании как аналога физической подписи стороны должны заключить между собой соглашение.
Наиболее защищённую ЭЦП - квалифицированную или КЭП - мы подробнее рассмотрим в специальном разделе ниже. В общем, можно отметить, что именно КЭП наиболее полноценна, потому что считается заменой обычной подписи. Если гражданин или бизнесмен планирует много использовать ЭЦП, стоит остановиться именно на квалифицированной разновидности.
Sig-файл электронной подписи - это расширение, в котором сохраняется подписанный документ.
Оформление ЭЦП не является проблемой и занимает всего несколько дней. Точнее, удостоверяющие центры обещают сделать всё за 1 час, но всё же потребуется время на сбор документов, оформление заявки и получение самого устройства. Сколько стоит? В среднем от 900 рублей для физических лиц и от 1500 для ИП и ООО.
Где можно сделать цифровую подпись? Только в удостоверяющем центре из списка Министерства связи. Прежде чем заполнять заявку и тем более оплачивать услугу, проверьте наличие компании на сайте minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/. Если в списке нет вашего города, можно поискать центр в соседнем или оформить ЭЦП онлайн с курьерской доставкой, хотя и обойдётся это значительно дороже.
Рассмотрим варианты оформления цифровой подписи.
Квалифицированные подписи действительно только при наличии у владельца сертификата
Популярность ЭЦП активно растёт, удостоверяющие центр заинтересованы в максимальном упрощении оформления устройства. Поэтому никаких проблем в том, чтобы заказать и получить устройство без посторонней помощи, нет. Если рядом с вами есть удостоверяющий центр, обратитесь туда с комплектом документов, заполнить заявку и получить устройство.
Пакет документов для физ лица:
Документы на ЭЦП для ИП:
Чтобы сделать ЭЦП для юридического лица:
Как электронно сделать ЭЦП? Пройти оформление исключительно в виртуальном пространстве невозможно: цифровая подпись является физическим объектом, а потому придётся прийти за ним или заказать курьерскую доставку.
Существенно упростить процедуру можно оставив заявку на сайте выбранного удостоверяющего центра.
Если в городе нет удостоверяющего центра, оформить электронную подпись можно в МФЦ. Офисы «Мои документы» есть в каждом городе. Подготовьте пакет документов и передайте его специалисту центра. Он поможет написать заявление, проконсультирует по выбору разновидности ЭЦП. Процедура займёт немного больше времени - 10 дней. Уведомление о доставке устройства в офис приходит по смс. Таким образом, МФЦ придётся посетить дважды: для заполнения заявки и для получения устройства цифровой подписи.
Полный доступ к сервису «Государственные услуги» возможен только после подтверждения личности владельца аккаунта. Это можно сделать 2 путями: посетить уполномоченный центр или воспользоваться электронной подписью. Второй вариант значительно предпочтительнее, потому что экономит время.
Для авторизации на портале через ЭЦП достаточно зайти в личный кабинет «Госуслуг» и вставить устройство в компьютер. Потребуется квалифицированная подпись, так как сервис работает с персональными данными и дублирует в электронном виде такие услуги, которые предоставляются только при наличии физической подписи. Например, оформление загранпаспорта или регистрация автомобиля.
Выбор вида электронной подписи должен основываться на необходимых пользователю функциях
Самый защищённый и регламентированный вид - это квалифицированная электронная подпись или КЭП. Почему она самая защищённая? Потому что программное обеспечение, через которое работают такие устройства, сертифицировано ФСБ России.
Является полноценным аналогом физической подписи, поэтому стоит дороже других и сопровождается сертификатом (бумажным или электронным). Такая нужна физическим лицам для Госуслуг. Именно такой должна быть подпись ИП для налоговой службы (чтобы подавать отчётность) и других государственных учреждений. У юридических лиц заменяет печать.
Нужна ли обычному гражданину, не предпринимателю, цифровая подпись? Ответ будет индивидуальным, но скорее да, чем нет. Такие устройства для физических лиц стоят дешевле, а приносят очень много пользы. Квалифицированная ЭЦП:
Польза цифровых подписей для юридических лиц ещё более очевидна - это электронная сдача отчётности, упрощённый внутренний документооборот, участие в электронных торгах и более удобные сделки с контрагентами. Стоимость в 1500-2000 рублей многократно окупается.
На кого нужно оформлять ЭЦП в ООО? Запомните, цифровая подпись - это виртуальный аналог обычной физической подписи. В ООО все документы подписывает директор, в отдельных случаях - главный бухгалтер. Если бухгалтерской документации много, целесообразно заказать два устройства. Если же основную массу файлов будет визировать руководитель, достаточно одной ЭЦП.
ЭЦП - виртуальный аналог подписи для визирования электронных документов - полезен обычным гражданам и бизнесменам. Его применяют для авторизации на «Госуслугах» и сайте ФНС, для электронных торгов и сделок. Небольшая стоимость в пределах 2 тысяч рублей многократно окупается сэкономленным временем и ресурсами.
А помните время, когда подростковой рукой мы исписывали целые тетради, тщательно выбирая себе будущую подпись? Это были муки творчества, если не нравилась ни одна из тех, что нарисовала твоя рука. К слову сказать, мне до сих пор не нравится моя подпись… Если бы тогда был такой генератор подписей …, я бы обязательно придумала что-нибудь посимпатичнее.
Rospis.besaba.com мне понравился сразу: просто, несложно, и много интересных возможностей. Пользоваться генератором просто, даже во время первого посещения ресурса. Достаточно ввести в поля свое имя и фамилию, и генератор начнет свою работу, придумывая разные варианты. А нам остается только выбрать ту, которая соответствует вашим предпочтениям. Пользователям планшетов и смартфонов можно положить лист бумаги на экран и обвести свою подпись.
В верхнем правом углу подписи можно нажать на значок с гаечным ключом и настроить подпись дополнительными возможностями: подобрать фон, цвет подписи и сохранение подписи в формате gif-анимации. Этот процесс, кстати, идет долго, около минуты, а на смартфоне — 5 минут. Поэтому легче всего сохранить картинку с подписью на картинку обычным способом. Размер изображения 700 х 350 px.
Использовать генератор подписей можно в виде подписи к своим письмам, а также размещать на web-страницах или на страницах своего сайта. Генераторы подписей сегодня можно выбирать на свой вкус и цвет. Если вы не подобрали себе подпись, то красивую подпись можно подобрать еще на одном сервисе. Согласитесь, это удобный инструмент и отличный генератор идей в процессе создания своей подписи.
Вам нужна ЭЦП? Хотите узнать, как создать электронную подпись для госуслуг? Где и как ее получить, сэкономив время на поиск нужной информации? Ознакомьтесь с простым и понятным описанием, в котором расскажем, как решить эти задачи, избежав ошибок.
Примечание: Бытует мнение, что для доступа к личному кабинету на портале госуслуг, требуется ключ (ЭЦП). Это не совсем так. Атрибут (флешка) необходим юридическим лицам, т. е. для ИП, ООО и других коммерческих организаций. Физлицам достаточно пройти авторизацию. Стандартная регистрация (получение кода активации по E-mail) расширяет доступ к получению услуг и создает простую электронную подпись.
Расшифровка сокращений в тексте:
Существует три вида ЭП. Самая обычная, которой мы часто пользуемся, не имеет тех степеней защиты информации, как две другие – Усиленные. Они различаются в статусе и область их применения неодинакова. Разберемся в их отличиях:
Для более простого их отличия между собой проведем аналогию с понятными бумажными атрибутами идентификации личности:
Примечание: Какой вид подписи вам необходим, решите сами, но квалифицированная ЭП охватывает все услуги, предоставляемые на Едином портале, которых чуть меньше тысячи. Поэтому далее речь пойдет именно о ее создании и получении.
Для доступа ко всем услугам портала необходимо иметь усиленную квалифицированную подпись. Сделать это можно до регистрации либо после. Второй вариант предпочтительнее, т. к. вы убедитесь, что ЭЦП для госуслуг действительно необходима.
Примечание: В некоторых УЦ есть возможность пройти обучение по использованию ЭП, по проведению торгов, работе с различными расширениями документов и т. п.
На портале госуслуг можно подать заявку на получение ЭП в том центре, который выберите. Есть возможность сначала обратиться в УЦ, а потом регистрироваться с применением имеющейся электронной подписи (для юрлиц – это обязательное условие).
Примечание: Независимо от выбранного варианта – получать квалифицированную электронную подпись надо в Удостоверяющем Центре. В зависимости от степени секретности юридически-значимых сделок выбирается вид ЭЦП.
Сразу оговорюсь, процесс выдачи ключей ЭП как юридическим, так и физическим лицам постоянно претерпевает изменения. Например, широко рекламируемый УЦ Ростелеком не работает по техническим причинам.
Проект бесплатного получения ключа с помощью УЭК, приостановлен. Возможно, к моменту выхода статьи положение изменится в лучшую сторону. Возникает вопрос: как создать электронную подпись для госуслуг сейчас?
Чтобы атрибуты ЭП работали, надо установить несколько программ. Сделать это можно самостоятельно. Вам понадобится криптопровайдер Vipnet CSP и одна из двух программ для проверки подписи: КриптоАРМ или Vipnet CryptoFile .
Если ЭЦП не работает в некоторых программах, например, Офисе или Банкинг-системах, установите КриптоПро ЭЦП Browser plug — in . возможности использования и проверки подписи расширятся. Или… Для сайта госуслуг скачайте плагин, который автоматически определяется на странице: ds-plugin.gosuslugi.ru/plugin/upload/Index.spr
Примечание: Действие ключа рассчитано на 13 месяцев, поэтому не пропустите момент обновления данных. Гарантия на флешку дается на год – ее тоже лучше заменить. Как это сделать в личном кабинете самостоятельно, вам расскажут в УЦ.
Квалифицированную электронную подпись, которая предусматривает поход в УЦ, приобрести бесплатно невозможно. Это по большей части касается юридических лиц. Физические лица могут получить более широкие полномочия, зарегистрировавшись на сайте госуслуг с помощью СНИЛС.
Чтобы разобраться в необходимости той или иной учетной записи, изучите информацию на странице gosuslugi.ru/help/faq#q .
Примечание: На вопрос, как получить электронную подпись для госуслуг бесплатно, отвечаем: к сожалению, никак. Расширить свои полномочия можно бесплатно, но за эцп для госуслуг в виде флешки — электронного токена, надо платить. Цена зависит от функциональности ключа и расценок УЦ.
Чтобы убедиться в работоспособности ЭП, которую вы приобрели в УЦ, перейдите на страницу gosuslugi.ru/pgu/eds . Проверьте сертификат и работу с файлами. Это не вызовет затруднений – там все просто. В результате – получите данные ЭП и сообщение: Подлинность документа подтверждена .
К сожалению, ключ электронной подписи для госуслуг не будет действителен, например, для портала ФНС. Для налоговиков нужен иной вид (не-) квалифицированной подписи. Она должна содержать данные ИНН, а иногда и прописанные полномочия юрлица. Поэтому для различных нужд надо приобретать отдельные ключи. Это неудобно, но пока универсальный вид подписи не сделали.
Любой документ должен быть защищен собственноручной подписью человека. Что же делать с документами, существующими в электронном виде? Специально для работы с такими бумагами разработана электронная подпись. Она существует для того, чтобы однозначно идентифицировать человека , который нанес подпись, для подтверждения подлинности документа.
Согласно действующему законодательству, электронную подпись можно получить путем присоединения данных в электронном виде к другим электронным данным, что служит для идентификации подписанта.
Существует всего три вида электронной подписи :
Простая подпись отличается наименьшей степенью защиты информации. Она подтверждает лишь то, что документ был подписан определенным лицом. При этом проверить наличие изменений с момента подписания просто невозможно.
Электронный документ с усиленной неквалифицированной подписью приравнивается к бумажному документу, подписанному человеком. Наличие такой подписи свидетельствует о том, что с момента создания в документ не вносились какие-нибудь правки. Выдают эту подпись специальные центры, которые не проходят аккредитацию.
Усиленная подпись создается благодаря специальному шифрованию данных. Ее могут создать только настоящие профессионалы, которые имеют лицензию ФСБ в области криптозащиты.
Существуют и другие виды . Каждый центр предлагает своим клиентами разные виды подписей с различными названиями. Можно подобрать ту или иную подпись, исходя из задач, которые планируется решать с ее помощью.
Особенности процесса создания подписи зависят от выбранного типа. Как правило, существует два этапа ее создания:
Получение бесплатной подписи возможно при использовании услуг некоторых сайтов. На просторах Интернета есть ресурсы, позволяющие создать простую электронную подпись. Она может быть создана путем подражания подписи человека, отправки отсканированной подписи дизайнерам и создания подписи на экране, путем использования специального виджета.
Также бесплатно получить подпись могут пользователи программ Outlook Express, Microsoft Outlook, Lotus Notes. Все эти программы характеризуются встроенной возможностью отправления сообщений с подписью.
Для этого нужно установить на компьютер специальный сертификат и передать его человеку, для которого запланировано отправление документов с подписью. Если у обеих сторон будут подобные сертификаты, можно не сомневаться в подлинности документов, которые пересылаются.
Чтобы установить электронную подпись на компьютер, нужно воспользоваться программой КриптоПро CSP. Необходимо запустить эту программу, а затем добавить устройство, на котором находится контейнер ЭП. Это можно сделать, если зайти на вкладку «Оборудование» и выбрать пункт «Настроить считыватели».
Чаще всего контейнер электронной подписи (закрытая часть ключа) предоставляется на съемном носителе, то есть диске или флешке.
Затем нужно перейти на вкладку «Сервис», где есть кнопка «Установить личный сертификат». Для этой операции придется воспользоваться обзором, чтобы загрузить файл сертификата (открытый ключ, имеющий расширение.cer). В результате в окне «Сертификат для установки» появятся данные о сертификате.
После нажатия кнопки «Далее» появится окошко, в котором нужно будет указать контейнер закрытого ключа. Следующий этап – выбор хранилища, в которое нужно поместить сертификат. Необходимо, чтобы все имеющиеся сертификаты были помещены в хранилище «Личное». После осуществления всех описанных действий система сообщит об успешной установке на компьютер электронной подписи.
В наше время документооборот все чаще реализуется в виртуальном пространстве. Такие преобразования проходят при поддержке государства. Сейчас многие государственные услуги можно получить, не выходя из дома, но для этого нужно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. Получить ее можно в специальном удостоверяющем центре.
При обращении в эту структуру человеку предоставляется перечень документов , которые нужно предоставить для электронной подписи. В этот перечень входят заявление на получение подписи, паспорт и индивидуальный налоговый номер.
После предоставления всех этих документов человек через день получает подпись. Она дает возможность получать государственные услуги в любое удобное время в любом месте, где есть Интернет. При этом удастся избежать бесконечных очередей и пустой траты времени. Только за усиленную электронную подпись нужно будет заплатить некоторую сумму денег.
Электронная подпись может быть выдана как физическим, так и юридическим лицам. Во втором случае обычно подпись оформляется на имя руководителя. Он, в свою очередь, может давать ключ своим сотрудникам, но это небезопасно. Поэтому лучше дать сотруднику бумажную доверенность на получение подписи, тогда он сможет подписывать документы от своего лица .
Электронная подпись значительно упрощает жизнь бизнесменов, помогает ускорить документооборот. Ранее нужно было оформлять всю документацию в бумажном виде, лично подписывать каждый документ, при сотрудничестве с партнерами из других городов отправлять по почте. Все это стоит немалых денег и влечет за собой большие потери времени. Кроме того, придется оплачивать почтовые услуги.
Гораздо проще передать друг другу документацию в электронном виде, но это возможно лишь при наличии электронной подписи. Иначе нет никакой возможности удостовериться в подлинности отправленного документа.
При наличии электронной подписи можно непосредственно по Интернету пересылать отчеты в налоговую, а не регулярно ходить туда.
Можно ли на одном компьютере использовать сразу несколько средств криптозащиты?
Нет, такой возможности не существует. Если установлено сразу несколько программ, может возникнуть конфликт в работе этих приложений. Возможна корректная работа лишь одной программы.
Можно ли использовать одинаковые электронные подписи, выданные разными удостоверяющими центрами?
Теоретически это возможно, но нет гарантии, что программное обеспечение и средства криптозащиты адекватно отреагируют на этот факт.
Почему после продления ЭП не удается зайти на торговую площадку?
Ошибка при входе может возникать в двух случаях. Возможно, на торговой площадке не зарегистрирована организация. Тогда нужно обязательно пройти аккредитацию. Если аккредитация пройдена, но войти не получается, нужно создать новую электронную подпись к действующему аккаунту.
Сколько действует сертификат открытого ключа?
Согласно законодательству, сертификат действует в течение одного года.
Когда для получения ЭП нужна нотариально заверенная доверенность?
Доверенность может понадобиться лишь в том случае, если владелец подписи делегирует ее получение третьему лицу. Особенно часто это бывает в сфере бизнеса. Руководитель компании может оформить доверенность на одного из своих подчиненных.
Какой вид подписи выбрать, что предоставлять отчетность государственным учреждениям?
В этом случае понадобиться усиленная квалифицированная электронная подпись.
Насколько электронная подпись равноценна подписи на бумаге?
И бумажный, и электронный документ с подписью равноценны. Они имеют одинаковую юридическую силу.
Сложно ли использовать электронную подпись?
Пользоваться подписью может любой человек независимо от своего уровня владения компьютером, рода деятельности и наличия того или иного уровня образования. Достаточно усвоить лишь пару простых действий, чтобы добавить в документ электронную подпись.
Сколько времени потребуется для выпуска сертификата?
На эту процедуру в удостоверяющем центре уходит порядка 30 минут. Обычно на следующий день после предоставления всех необходимых документов, указанных в перечне, можно получить сертификат.
Можно ли подделать электронную подпись?
Взломать криптографические данные невозможно, поэтому можно быть уверенным в том, что никому не удастся подделать электронную подпись. Нужно только следовать всем рекомендациям по хранению ключа, чтобы посторонние люди не могли им воспользоваться. Информация, содержащая советы по хранению ключа, обязательно предоставляется клиенту вместе с сертификатом.
Может ли хозяин сертификата ключа отказаться от электронной подписи?
Это невозможно. Электронная подпись имеет ряд атрибутов, по которым можно однозначно определить лицо, использующее ее под конкретным документом.
Как создать электронную подпись? Подробности на видео.
