Этот учебник рассказывает о главных преимуществах функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в Excel, которые делают их более привлекательными по сравнению с ВПР . Вы увидите несколько примеров формул, которые помогут Вам легко справиться со многими сложными задачами, перед которыми функция ВПР бессильна.
В нескольких недавних статьях мы приложили все усилия, чтобы разъяснить начинающим пользователям основы функции ВПР и показать примеры более сложных формул для продвинутых пользователей. Теперь мы попытаемся, если не отговорить Вас от использования ВПР , то хотя бы показать альтернативные способы реализации вертикального поиска в Excel.
Зачем нам это? – спросите Вы. Да, потому что ВПР – это не единственная функция поиска в Excel, и её многочисленные ограничения могут помешать Вам получить желаемый результат во многих ситуациях. С другой стороны, функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ – более гибкие и имеют ряд особенностей, которые делают их более привлекательными, по сравнению с ВПР .
Так как задача этого учебника – показать возможности функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ для реализации вертикального поиска в Excel, мы не будем задерживаться на их синтаксисе и применении.
Приведём здесь необходимый минимум для понимания сути, а затем разберём подробно примеры формул, которые показывают преимущества использования ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ вместо ВПР .
Функция INDEX (ИНДЕКС) в Excel возвращает значение из массива по заданным номерам строки и столбца. Функция имеет вот такой синтаксис:
Каждый аргумент имеет очень простое объяснение:
Если указаны оба аргумента, то функция ИНДЕКС возвращает значение из ячейки, находящейся на пересечении указанных строки и столбца.
Вот простейший пример функции INDEX (ИНДЕКС):
INDEX(A1:C10,2,3)
=ИНДЕКС(A1:C10;2;3)
Формула выполняет поиск в диапазоне A1:C10 и возвращает значение ячейки во 2-й строке и 3-м столбце, то есть из ячейки C2 .
Очень просто, правда? Однако, на практике Вы далеко не всегда знаете, какие строка и столбец Вам нужны, и поэтому требуется помощь функции ПОИСКПОЗ .
Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) в Excel ищет указанное значение в диапазоне ячеек и возвращает относительную позицию этого значения в диапазоне.
Например, если в диапазоне B1:B3 содержатся значения New-York, Paris, London, тогда следующая формула возвратит цифру 3 , поскольку “London” – это третий элемент в списке.
MATCH("London",B1:B3,0)
=ПОИСКПОЗ("London";B1:B3;0)
Функция MATCH (ПОИСКПОЗ) имеет вот такой синтаксис:
MATCH(lookup_value,lookup_array,)
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])
На первый взгляд, польза от функции ПОИСКПОЗ вызывает сомнение. Кому нужно знать положение элемента в диапазоне? Мы хотим знать значение этого элемента!
Позвольте напомнить, что относительное положение искомого значения (т.е. номер строки и/или столбца) – это как раз то, что мы должны указать для аргументов row_num (номер_строки) и/или column_num (номер_столбца) функции INDEX (ИНДЕКС). Как Вы помните, функция ИНДЕКС может возвратить значение, находящееся на пересечении заданных строки и столбца, но она не может определить, какие именно строка и столбец нас интересуют.
Теперь, когда Вам известна базовая информация об этих двух функциях, полагаю, что уже становится понятно, как функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС могут работать вместе. ПОИСКПОЗ определяет относительную позицию искомого значения в заданном диапазоне ячеек, а ИНДЕКС использует это число (или числа) и возвращает результат из соответствующей ячейки.
Ещё не совсем понятно? Представьте функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в таком виде:
INDEX(,(MATCH (искомое значение
,столбец в котором ищем
,0))
=ИНДЕКС(столбец из которого извлекаем
;(ПОИСКПОЗ(искомое значение
;столбец в котором ищем
;0))
Думаю, ещё проще будет понять на примере. Предположим, у Вас есть вот такой список столиц государств:
Давайте найдём население одной из столиц, например, Японии, используя следующую формулу:
INDEX($D$2:$D$10,MATCH("Japan",$B$2:$B$10,0))
=ИНДЕКС($D$2:$D$10;ПОИСКПОЗ("Japan";$B$2:$B$10;0))
Теперь давайте разберем, что делает каждый элемент этой формулы:
INDEX($D$2:$D$10,3)
=ИНДЕКС($D$2:$D$10;3)
Формула говорит примерно следующее: ищи в ячейках от D2 до D10 и извлеки значение из третьей строки, то есть из ячейки D4 , так как счёт начинается со второй строки.
Вот такой результат получится в Excel:
Важно! Количество строк и столбцов в массиве, который использует функция INDEX (ИНДЕКС), должно соответствовать значениям аргументов row_num (номер_строки) и column_num (номер_столбца) функции MATCH (ПОИСКПОЗ). Иначе результат формулы будет ошибочным.
Стоп, стоп… почему мы не можем просто использовать функцию VLOOKUP (ВПР)? Есть ли смысл тратить время, пытаясь разобраться в лабиринтах ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС ?
VLOOKUP("Japan",$B$2:$D$2,3)
=ВПР("Japan";$B$2:$D$2;3)
В данном случае – смысла нет! Цель этого примера – исключительно демонстрационная, чтобы Вы могли понять, как функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС работают в паре. Последующие примеры покажут Вам истинную мощь связки ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , которая легко справляется с многими сложными ситуациями, когда ВПР оказывается в тупике.
Решая, какую формулу использовать для вертикального поиска, большинство гуру Excel считают, что ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ намного лучше, чем ВПР . Однако, многие пользователи Excel по-прежнему прибегают к использованию ВПР , т.к. эта функция гораздо проще. Так происходит, потому что очень немногие люди до конца понимают все преимущества перехода с ВПР на связку ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , а тратить время на изучение более сложной формулы никто не хочет.
1. Поиск справа налево. Как известно любому грамотному пользователю Excel, ВПР не может смотреть влево, а это значит, что искомое значение должно обязательно находиться в крайнем левом столбце исследуемого диапазона. В случае с ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , столбец поиска может быть, как в левой, так и в правой части диапазона поиска. Пример: покажет эту возможность в действии.
2. Безопасное добавление или удаление столбцов. Формулы с функцией ВПР перестают работать или возвращают ошибочные значения, если удалить или добавить столбец в таблицу поиска. Для функции ВПР любой вставленный или удалённый столбец изменит результат формулы, поскольку синтаксис ВПР требует указывать весь диапазон и конкретный номер столбца, из которого нужно извлечь данные.
Например, если у Вас есть таблица A1:C10 , и требуется извлечь данные из столбца B , то нужно задать значение 2 для аргумента col_index_num (номер_столбца) функции ВПР , вот так:
VLOOKUP("lookup value",A1:C10,2)
=ВПР("lookup value";A1:C10;2)
Если позднее Вы вставите новый столбец между столбцами A и B , то значение аргумента придется изменить с 2 на 3 , иначе формула возвратит результат из только что вставленного столбца.
Используя ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , Вы можете удалять или добавлять столбцы к исследуемому диапазону, не искажая результат, так как определен непосредственно столбец, содержащий нужное значение. Действительно, это большое преимущество, особенно когда работать приходится с большими объёмами данных. Вы можете добавлять и удалять столбцы, не беспокоясь о том, что нужно будет исправлять каждую используемую функцию ВПР .
3. Нет ограничения на размер искомого значения. Используя ВПР , помните об ограничении на длину искомого значения в 255 символов, иначе рискуете получить ошибку #VALUE! (#ЗНАЧ!). Итак, если таблица содержит длинные строки, единственное действующее решение – это использовать ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ .
Предположим, Вы используете вот такую формулу с ВПР , которая ищет в ячейках от B5 до D10 значение, указанное в ячейке A2 :
VLOOKUP(A2,B5:D10,3,FALSE)
=ВПР(A2;B5:D10;3;ЛОЖЬ)
Формула не будет работать, если значение в ячейке A2 длиннее 255 символов. Вместо неё Вам нужно использовать аналогичную формулу ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ :
INDEX(D5:D10,MATCH(TRUE,INDEX(B5:B10=A2,0),0))
=ИНДЕКС(D5:D10;ПОИСКПОЗ(ИСТИНА;ИНДЕКС(B5:B10=A2;0);0))
4. Более высокая скорость работы. Если Вы работаете с небольшими таблицами, то разница в быстродействии Excel будет, скорее всего, не заметная, особенно в последних версиях. Если же Вы работаете с большими таблицами, которые содержат тысячи строк и сотни формул поиска, Excel будет работать значительно быстрее, при использовании ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС вместо ВПР . В целом, такая замена увеличивает скорость работы Excel на 13% .
Влияние ВПР на производительность Excel особенно заметно, если рабочая книга содержит сотни сложных формул массива, таких как ВПР+СУММ . Дело в том, что проверка каждого значения в массиве требует отдельного вызова функции ВПР . Поэтому, чем больше значений содержит массив и чем больше формул массива содержит Ваша таблица, тем медленнее работает Excel.
С другой стороны, формула с функциями ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС просто совершает поиск и возвращает результат, выполняя аналогичную работу заметно быстрее.
Теперь, когда Вы понимаете причины, из-за которых стоит изучать функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС , давайте перейдём к самому интересному и увидим, как можно применить теоретические знания на практике.
Любой учебник по ВПР твердит, что эта функция не может смотреть влево. Т.е. если просматриваемый столбец не является крайним левым в диапазоне поиска, то нет шансов получить от ВПР желаемый результат.
Функции ПОИСКПОЗ и ИНДЕКС в Excel гораздо более гибкие, и им все-равно, где находится столбец со значением, которое нужно извлечь. Для примера, снова вернёмся к таблице со столицами государств и населением. На этот раз запишем формулу ПОИСКПОЗ /ИНДЕКС , которая покажет, какое место по населению занимает столица России (Москва).
Как видно на рисунке ниже, формула отлично справляется с этой задачей:
INDEX($A$2:$A$10,MATCH("Russia",$B$2:$B$10,0))
Теперь у Вас не должно возникать проблем с пониманием, как работает эта формула:
MATCH("Russia",$B$2:$B$10,0))
=ПОИСКПОЗ("Russia";$B$2:$B$10;0))
INDEX($A$2:$A$10;MATCH("Russia";$B$2:$B$10;0))
=ИНДЕКС($A$2:$A$10;ПОИСКПОЗ("Russia";$B$2:$B$10;0))
Подсказка: Правильным решением будет всегда использовать абсолютные ссылки для ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , чтобы диапазоны поиска не сбились при копировании формулы в другие ячейки.
Вы можете вкладывать другие функции Excel в ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , например, чтобы найти минимальное, максимальное или ближайшее к среднему значение. Вот несколько вариантов формул, применительно к таблице из :
1. MAX (МАКС). Формула находит максимум в столбце D C той же строки:
INDEX($C$2:$C$10,MATCH(MAX($D$2:I$10),$D$2:D$10,0))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(МАКС($D$2:I$10);$D$2:D$10;0))
Результат: Beijing
2. MIN (МИН). Формула находит минимум в столбце D и возвращает значение из столбца C той же строки:
INDEX($C$2:$C$10,MATCH(MIN($D$2:I$10),$D$2:D$10,0))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(МИН($D$2:I$10);$D$2:D$10;0))
Результат: Lima
3. AVERAGE (СРЗНАЧ). Формула вычисляет среднее в диапазоне D2:D10 , затем находит ближайшее к нему и возвращает значение из столбца C той же строки:
INDEX($C$2:$C$10,MATCH(AVERAGE($D$2:D$10),$D$2:D$10,1))
=ИНДЕКС($C$2:$C$10;ПОИСКПОЗ(СРЗНАЧ($D$2:D$10);$D$2:D$10;1))
Результат: Moscow
Используя функцию СРЗНАЧ в комбинации с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ , в качестве третьего аргумента функции ПОИСКПОЗ чаще всего нужно будет указывать 1 или -1 в случае, если Вы не уверены, что просматриваемый диапазон содержит значение, равное среднему. Если же Вы уверены, что такое значение есть, – ставьте 0 для поиска точного совпадения.
В нашем примере значения в столбце D упорядочены по возрастанию, поэтому мы используем тип сопоставления 1 . Формула ИНДЕКС /ПОИСКПО З возвращает “Moscow”, поскольку величина населения города Москва – ближайшее меньшее к среднему значению (12 269 006).
Эта формула эквивалентна двумерному поиску ВПР и позволяет найти значение на пересечении определённой строки и столбца.
В этом примере формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ будет очень похожа на формулы, которые мы уже обсуждали в этом уроке, с одним лишь отличием. Угадайте каким?
Как Вы помните, синтаксис функции INDEX (ИНДЕКС) позволяет использовать три аргумента:
INDEX(array,row_num,)
ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])
И я поздравляю тех из Вас, кто догадался!
Начнём с того, что запишем шаблон формулы. Для этого возьмём уже знакомую нам формулу ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ и добавим в неё ещё одну функцию ПОИСКПОЗ , которая будет возвращать номер столбца.
INDEX(Ваша таблица
,(MATCH(,столбец, в котором искать
,0)),(MATCH(,строка в которой искать
,0))
=ИНДЕКС(Ваша таблица
,(MATCH(значение для вертикального поиска
,столбец, в котором искать
,0)),(MATCH(значение для горизонтального поиска
,строка в которой искать
,0))
Обратите внимание, что для двумерного поиска нужно указать всю таблицу в аргументе array (массив) функции INDEX (ИНДЕКС).
А теперь давайте испытаем этот шаблон на практике. Ниже Вы видите список самых населённых стран мира. Предположим, наша задача узнать население США в 2015 году.
Хорошо, давайте запишем формулу. Когда мне нужно создать сложную формулу в Excel с вложенными функциями, то я сначала каждую вложенную записываю отдельно.
Итак, начнём с двух функций ПОИСКПОЗ , которые будут возвращать номера строки и столбца для функции ИНДЕКС :
MATCH($H$2,$B$1:$B$11,0)
=ПОИСКПОЗ($H$2;$B$1:$B$11;0)
4 , поскольку “USA” – это 4-ый элемент списка в столбце B (включая заголовок).
MATCH($H$3,$A$1:$E$1,0)
=ПОИСКПОЗ($H$3;$A$1:$E$1;0)
Результатом этой формулы будет 5 , поскольку “2015” находится в 5-ом столбце.
Теперь вставляем эти формулы в функцию ИНДЕКС и вуаля:
INDEX($A$1:$E$11,MATCH($H$2,$B$1:$B$11,0),MATCH($H$3,$A$1:$E$1,0))
=ИНДЕКС($A$1:$E$11;ПОИСКПОЗ($H$2;$B$1:$B$11;0);ПОИСКПОЗ($H$3;$A$1:$E$1;0))
Если заменить функции ПОИСКПОЗ на значения, которые они возвращают, формула станет легкой и понятной:
INDEX($A$1:$E$11,4,5))
=ИНДЕКС($A$1:$E$11;4;5))
Эта формула возвращает значение на пересечении 4-ой строки и 5-го столбца в диапазоне A1:E11 , то есть значение ячейки E4 . Просто? Да!
В учебнике по ВПР мы показывали пример формулы с функцией ВПР для поиска по нескольким критериям . Однако, существенным ограничением такого решения была необходимость добавлять вспомогательный столбец. Хорошая новость: формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ может искать по значениям в двух столбцах, без необходимости создания вспомогательного столбца!
Предположим, у нас есть список заказов, и мы хотим найти сумму по двум критериям – имя покупателя (Customer) и продукт (Product). Дело усложняется тем, что один покупатель может купить сразу несколько разных продуктов, и имена покупателей в таблице на листе Lookup table расположены в произвольном порядке.
Вот такая формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ решает задачу:
{=INDEX("Lookup table"!$A$2:$C$13,MATCH(1,(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13)*
(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13),0),3)}
{=ИНДЕКС("Lookup table"!$A$2:$C$13;ПОИСКПОЗ(1;(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13)*
(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13);0);3)}
Эта формула сложнее других, которые мы обсуждали ранее, но вооруженные знанием функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ Вы одолеете ее. Самая сложная часть – это функция ПОИСКПОЗ , думаю, её нужно объяснить первой.
MATCH(1,(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13),0)*(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13)
ПОИСКПОЗ(1;(A2="Lookup table"!$A$2:$A$13);0)*(B2="Lookup table"!$B$2:$B$13)
В формуле, показанной выше, искомое значение – это 1 , а массив поиска – это результат умножения. Хорошо, что же мы должны перемножить и почему? Давайте разберем все по порядку:
Теперь понимаете, почему мы задали 1 , как искомое значение? Правильно, чтобы функция ПОИСКПОЗ возвращала позицию только, когда оба критерия выполняются.
Обратите внимание: В этом случае необходимо использовать третий не обязательный аргумент функции ИНДЕКС . Он необходим, т.к. в первом аргументе мы задаем всю таблицу и должны указать функции, из какого столбца нужно извлечь значение. В нашем случае это столбец C (Sum), и поэтому мы ввели 3 .
И, наконец, т.к. нам нужно проверить каждую ячейку в массиве, эта формула должна быть формулой массива. Вы можете видеть это по фигурным скобкам, в которые она заключена. Поэтому, когда закончите вводить формулу, не забудьте нажать Ctrl+Shift+Enter .
Если всё сделано верно, Вы получите результат как на рисунке ниже:
Как Вы, вероятно, уже заметили (и не раз), если вводить некорректное значение, например, которого нет в просматриваемом массиве, формула ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ сообщает об ошибке #N/A (#Н/Д) или #VALUE! (#ЗНАЧ!). Если Вы хотите заменить такое сообщение на что-то более понятное, то можете вставить формулу с ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ в функцию ЕСЛИОШИБКА .
Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА очень прост:
IFERROR(value,value_if_error)
ЕСЛИОШИБКА(значение;значение_если_ошибка)
Где аргумент value (значение) – это значение, проверяемое на предмет наличия ошибки (в нашем случае – результат формулы ИНДЕКС /ПОИСКПОЗ ); а аргумент value_if_error (значение_если_ошибка) – это значение, которое нужно возвратить, если формула выдаст ошибку.
Например, Вы можете вставить в функцию ЕСЛИОШИБКА вот таким образом:
IFERROR(INDEX($A$1:$E$11,MATCH($G$2,$B$1:$B$11,0),MATCH($G$3,$A$1:$E$1,0)),
"Совпадений не найдено. Попробуйте еще раз!") =ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($A$1:$E$11;ПОИСКПОЗ($G$2;$B$1:$B$11;0);ПОИСКПОЗ($G$3;$A$1:$E$1;0));
"Совпадений не найдено. Попробуйте еще раз!")
И теперь, если кто-нибудь введет ошибочное значение, формула выдаст вот такой результат:
Если Вы предпочитаете в случае ошибки оставить ячейку пустой, то можете использовать кавычки (“”), как значение второго аргумента функции ЕСЛИОШИБКА . Вот так:
IFERROR(INDEX(массив,MATCH(искомое_значение,просматриваемый_массив,0),"")
ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(массив;ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;0);"")
Надеюсь, что хотя бы одна формула, описанная в этом учебнике, показалась Вам полезной. Если Вы сталкивались с другими задачами поиска, для которых не смогли найти подходящее решение среди информации в этом уроке, смело опишите свою проблему в комментариях, и мы все вместе постараемся решить её.
Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.
Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.
Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.
Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.
Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.
Алгоритм действий:
Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.
Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.
Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».
Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.
Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.
Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.
До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.
Таблица для примера:
Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.
Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.
Рассмотрим формулу детально:
Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.
Сначала сделаем раскрывающийся список:
Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).
Изменяем материал – меняется цена:
Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.
Это шестая глава книги Билла Джелена. .
Многоуровневый комиссионный план: функция ЕСЛИ или ВПР. Проблема: я рассчитываю комиссию на основе скользящей шкалы. Процент зависит от объема продаж (рис. 6.1).
Скачать заметку в формате или , примеры в формате
Стратегия: вы можете решить задачу с помощью нескольких операторов ЕСЛИ или с использовав необычную формой функции ВПР. При использовании функции ЕСЛИ начните проверку с самого большого значения. Например, в ячейке F2 (рис. 6.2.) содержится значение $22810. Проверка F2 > 20000 возвратит значение ИСТИНА, но и проверка F2 > 1000 также вернет ИСТИНА. В формуле ниже выбрана правильная последовательность проверок. Результат ЕСЛИ умножается на выручку в F2. Это избавит вас от необходимости вводить F2 пять раз.
Использована формула:
ЕСЛИ(F2>20000;0,02;
ЕСЛИ(F2>15000;0,0125;
ЕСЛИ(F2>10000;0,01;
ЕСЛИ(F2>7500;0,0025;
ЕСЛИ(F2>1000;0,001;0)))))*F2
Как бонусный план становится еще более сложным, вы должны увеличить количество вложений. Excel2013 позволяет вложить 32 оператора ЕСЛИ. Еще совсем недавно (в Excel 2003) можно было вложить только 7 операторов ЕСЛИ. Довольно быстро этот метод становится громоздким.
Это первый пример, когда полезна ВПР с третьим аргументом ИСТИНА (эквивалентно отсутствию аргумента). Использовать ВПР, вам придется в обратном порядке так, что наибольшее значение появляется в конце таблицы подстановки (рис. 6.3). Кроме того, нужно добавить первую строку для обработки продаж в диапазоне 0–$1000. (На самом деле, в зависимости от того, как вы хотите представить отрицательные значения, может потребоваться еще одна строка.)
В таблице подстановки (L2:M8) продажи $22 810 отсутствуют. Используя типичную ВПР с третьим аргументом ЛОЖЬ, мы получили бы ошибку #Н/Д. Когда вы опускаете третий аргумент (или используете значение ИСТИНА), ВПР будет искать ближайшее значение, меньшее, чем $22 810. В нашем случае ВПР вернет значение 2% для значения $20 000 чуть меньшего, чем $22 810.
Дополнительные сведения: возможно, вы сталкивались с обратной ситуацией, когда вам требовалось найти значение в таблице подстановки чуть большее искомого. Вы не можете сделать это с помощью ВПР, но можете использовать функцию ПОИСКПОЗ (см. ).
Поиск в двух направлениях с использованием ИНДЕКС и двух ПОИСКПОЗ. Проблема: мне нужно выполнить поиск кода продукта по столбцу и месяца по строке, а затем вернуть значение на пересечении этой строки и столбца.
Стратегия: вы можете использовать функцию ПОИСКПОЗ, чтобы найти строку, затем вторую ПОИСКПОЗ, чтобы найти столбец, а затем ИНДЕКС, чтобы выбрать правильное значение.
В этом примере, пользователь с помощью выпадающих меню в ячейках J2 и J3 выбирает артикул и месяц (рис. 6.4). Найдите объем продаж (в штуках) по артикулу А397 за апрель (рис. 6.5).
Ваша первая формула будет использовать ПОИСКПОЗ, чтобы найти строку в левом столбце таблицы. Формула в J5 =ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0). Ответ 2 указывает, что A397 находится во второй строке таблицы подстановки. Вторая формула в J6 (рис. 6.6) =ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0) ищет столбец в первой строке. Результат 4 указывает на то, что Апрель найден в четвертом столбце таблицы подстановки. Наконец, ИНДЕКС возвращает значение из таблицы B2:G20, беря столбец из J5 (второй) и строку из J6 (четвертую). В J7 формула =ИНДЕКС(B2:G20;J5;J6).
Избавьтесь от промежуточных вычислений, и создайте мега-формулу. Возьмите за основу формулу в J7 и замените ссылки на промежуточные вычисления, т.е. подставьте вместо J5 –> ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0), а вместо J6 –> ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0). Используйте для этого копирование из строки формул, не беря в буфер знак равенства. Вот что у вас получится: =ИНДЕКС(B2:G20;ПОИСКПОЗ(J2;$A$2:$A$20;0);ПОИСКПОЗ(J3;B1:G1;0)).
Поиск в двух направлениях с использованием ВПР и ПОИСКПОЗ. Воспользуемся предыдущим примером, но пойдем другим путем. Возьмем ВПР, чтобы найти нужную строку, а внутри нее используем ПОИСКПОЗ (в качестве третьего аргумента ВПР) для нахождения правильного столбца.
Поиск по двум столбцам. Проблема: мне нужно найти объем продаж (в штуках) по коду компании и номеру Центра (рис. 6.9).
Рис. 6.9. Поиск по Компании и Центру
Стратегия: есть три варианта решения этой проблемы: а) сцепленный ключ, (б) СУМЕСЛИМН, (с) СМЕЩ. Сцепленный ключ будет работать только если вы можете добавить новый столбец слева от столбца С. СУММЕСЛИМН будет работать только если возвращаемое значение является числовым. СМЕЩ будет работать только если столбцы Компания и Центр отсортированы, как показано выше.
Сцепленный ключ. Вставьте новый столбец между В и C. Вы хотите объединить содержимое столбца А, разделитель, и содержимое столбца В. Например, =А2& " - " &В2 подготовит ключ 100-1010 (рис. 6.10).
Разделитель текста использовать необязательно. Однако, если вы не используете разделитель, у вас может получиться один и тот же ключ для двух разных связок Компания/Центр (рис. 6.11). Использование дефиса предотвратит эту двусмысленность. Если ваши данные уже содержат дефис, в качестве разделителя можно использовать что-то вроде вертикальной черты |.
После создания столбца со сцепленным ключом в таблице подстановки, вы можете использовать ВПР (рис. 6.12). Формула в G5: =ВПР(G2& " - " &G3;$C$2:$D$22;2;ЛОЖЬ).
Рис. 6.12. Два ключевых поля, объединенные вместе «на лету» (т.е. в самой формуле), могут использоваться в качестве первого аргумента функция ВПР
СУМЕСЛИМН. Если значение, которое вы пытаетесь вернуть, численное, вы можете использовать СУММЕСЛИМН, БДСУММ, СУММПРОИЗВ. Из этих трех, СУММЕСЛИМН самая простая, но она будет работать, лишь начиная с версии Excel 2007 (рис. 6.13).
Рис. 6.13. Решение с помощью СУММЕСЛИМН (здесь и далее, если рисунок кажется мелким, кликните на нем правой кнопкой мыши, и выберите Открыть картинку в новой вкладке )
Первый аргумент СУММЕСЛИМН – диапазон суммирования, в нашем случае С2:С22. Именно данные из этого диапазона войду в итоговую сумму при выполнении условий. Вот почему требуется, чтобы эти данные были числовыми. В противном случае, функция не будет работать. Далее у вас есть пары аргументов, которые определяют диапазон соответствия критерию и сам критерий (можно ввести до 127 пар). Первый диапазон критериев – Компании (А2:А22). Вы хотите найти записи, в которых значение в столбце Компания равно 200 (значение из F2). Следующий диапазон критериев – Центры (В2:В22). Вы хотите найти записи, в которых Центр совпадает со значением в F3. В нашем случае обоим критериям (компания = 200 и центр = 1030) отвечает единственная строка – 11. Только она даст вклад в сумму и СУММЕСЛИМН вернет единственное значение – 15 097 из ячейки D11. Формула в F5: =СУММЕСЛИМН($C$2:$C$22;$A$2:$A$22;F2;$B$2:$B$22;F3).
Если вы можете вместо вертикального диапазона критериев (F2:F3) использовать горизонтальный (например, F2:G2), вам подойдет и слегка устаревшая функция БДСУММ (рис. 6.15). Синтаксис функции: БДСУММ(база_данных;поле;условия). Укажите А1:С22 в качестве базы данных, в поле – 3 (результат извлечь из третьего столбца таблицы), условия – диапазон F1:G2.
Рис. 6.15. БДСУММ также справится с проблемой, но диапазон критериев должен иметь заголовок и располагаться горизонтально
СМЕЩ используется для указания на диапазон. Расположение и размер диапазона вычисляется на лету в момент расчета формулы. СМЕЩ использует пять аргументов, по крайней мере один из которых (кроме первого) сам по себе основан на расчете (формуле). Поскольку СМЕЩ возвращает не значение, а ссылку на диапазон ячеек, функция обычно используется внутри другой функции, например, СУММ, или в данном случае внутри ВПР (рис. 6.16).
Синтаксис: СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]). Например, вы могли бы начать со ссылки на В1 (начало отсчета), спуститься вниз на N строк, сместиться вправо на 0 столбцов (выбрать новую точку отсчета – левую верхнюю ячейку диапазона, который будет возвращен функцией СМЕЩ), и выбрать сам диапазон в 7 строк в высоту и 2 столбца в ширину (желтая область на рисунке).
Функции ПОИСКПОЗ ищет первую строку в диапазоне А2:А22, в которой встречается искомая компания = 200, и возвращает значение 8. Это значение будет указывать функции СМЕЩ насколько сместиться по столбцу В, определяя левый верхний угол диапазона – В9. В ячейке F6 СЧЕТЕСЛИ выясняет, как много ячеек в столбце А, содержащих значение 200 (из ячейки F2). Функция СЧЕТЕСЛИ возвращает значение 7, которое будет использовано в четвертом аргументе функции СМЕЩ и определит высоту диапазона – (с 9-й по 15-ю строку). Можете составить единую формулу, избавившись от промежуточных вычислений:
ВПР(F3;СМЕЩ($B$1;ПОИСКПОЗ(F2;A2:A22;0);0;СЧЁТЕСЛИ(A:A;F2);2);2;ЛОЖЬ)
Сумма всех поисков. Проблема: есть ли какие-то интересные трюки со старой функцией поиска – ПРОСМОТР, которые можно было бы использовать в этой главе, рассказывающей о расширенном поиска?
Допустим, вы хотите оценить общие премиальные выплаты за месяц (рис. 6.17). Вы пока не рассчитываете бонусы по каждому сотруднику, а лишь хотите знать общую сумму бонусов. Формула СУММ(ВПР) не будет работать, даже если вы используете Ctrl+Shift+Enter, чтобы ввести формулу массива. А вот СУММ(ПРОСМОТР) введенная с помощью Ctrl+Shift+Enter будет работать. Правда, функция ПРОСМОТР выполняет лишь приблизительный поиск (т.е., подобна ВПР с аргументом ИСТИНА). В ячейку G8 введите формулу =СУММ(ПРОСМОТР(C2:C26;G2:G6;H2:H6)), но не нажимайте Enter, а нажмите Ctrl+Shift+Enter, завершая ввод формулы массива (если вы не знакомы с формулами массива, см. ).
ВПР, ссылающаяся на другой лист. Проблема: таблица подстановки хранится на другом листе книги. Как сделать ВПР, указывающую на другой лист (рис. 6.18)?
Стратегия: вы могли бы изучить синтаксис для ссылки на другие листы и ввести в формулу правильную последовательность символов. Однако, есть гораздо более простые способы ввести формулу без изучения синтаксиса. Рассмотрим три альтернативные стратегии.
Ссылки типа А2:С29 предполагает, что диапазон расположен на том же листе, что и формула. Чтобы сослаться на другой рабочий лист, официальный синтаксис требует набрать ‘имя листа’!А2:С29. Вы заключаете имя листа в апострофы, затем ставите восклицательный знак, и, наконец, даете ссылку на диапазон ячеек. Если вы введите формулу ВПР с указанным синтаксисом, то получите (рис. 6.19):
ВПР(A2;
‘Таблица просмотра’!$A$1:$C$29;
3;ЛОЖЬ)
Синтаксис слегка изменится если лист, на который ссылаются, не имеет пробелов в имени. В таком случае, можно опустить в апострофы. Формула становится: =ВПР(A38;ТаблицаПросмотра!$A$1:$C$29;3;ЛОЖЬ). Обратите внимание, что при переименовании листа в формуле ВПР изменения происходят автоматически. Excel сам удаляет или добавляет апострофы, во всех формулах, указывающих на переименованный лист.
Альтернативная стратегия: если изучение синтаксиса вам кажется сложным (и неинтересным), используйте имя для таблицы подстановки. Это имя в дальнейшем можно вставить в ВПР (или любую другую функцию). Чтобы присвоить имя, выполните следующие действия:
Когда вы доберетесь до второго аргумента функции ВПР, начните вводить «Та…». Появится подсказка (рис. 6.21). Для выбора из списка используйте стрелку вниз для перемещения к строке выбора. Затем нажмите клавишу Tab, чтобы вставить этот фрагмент в формулу. Не пытайтесь использовать Enter. Так как формула еще не завершена, вы получите ошибку. Вместо этого можете дважды щелкнуть мышью на строке «ТабПодст».
В результате вы получите формулу: =ВПР(A2;ТабПодст;3;ЛОЖЬ). Она легче для восприятия, и не требует знания специальных синтаксических правил.
Помните, что одно и тоже имя можно использовать лишь один раз в книге. В принципе, вы можете создать именованный диапазон ТабПодст еще и на Лист1 (рис. 6.22), но он будет определен не во всей книге, а только на Лист1. В этом случае вы можете использовать оба имени диапазона, но опять, как и выше предварить имя нужно будет названием листа и восклицательным знаком: Лист1!ТабПодст. Чтобы не усложнять себе жизнь используйте только разные имена в одной книге.
Альтернативная стратегия: используйте сочетания клавиш, чтобы перейти на другой лист. Начните набирать формулу =ВПР(А2; (рис. 6.23). В этот момент нажмите одновременно Ctrl+PgDn, и вы перейдете на следующий лист. Вы можете повторно нажать Ctrl+PgDn, чтобы перейти к следующему листу. Когда вы окажетесь на нудном листе выберите мышкой диапазон таблицы подстановки, и продолжите набор формулы.
Альтернативная стратегия: разместите рабочие листы бок о бок и используйте мышь, переходя из окна в окно, чтобы построить формулу. Для этого:
Рис. 6.24. Два окна одной книги рядом; в разных окнах активны разные листы книги
ВПР, ссылающаяся на другую книгу. Проблема: как создать ВПР, ссылающуюся на другую книгу?
В этом разделе для иллюстрации использованы два файла: , .
Подводный камень: этот прием хорошо работает, когда вторая книга открыта. Когда книга закрыта, вы ограничены чтением 10 000 ячеек из закрытой книги. Это не так много, как кажется: если столбцов три, то это 3333 записей, а если столбцов 20, то лишь 499 записей. Проверьте, что ваша таблица подстановки не превышает лимит в 10К ячеек, прежде чем ссылаться на закрытую книгу.
Если вы только что создали книгу, содержащую таблицу подстановки, вы должны сохранить файл прежде, чем перейти к созданию ВПР. Ссылки на несохраненные книги не будут работать, если вы закроете книгу, из которой ссылаетесь, перед сохранением рабочей книги, на которую ссылаются.
Предположим, что у вас есть две открытые книги. Книга, в которой создается ВПР, является активной. Выполните следующие шаги:
Давайте рассмотрим синтаксис формулы: =ВПР(A2;"Product Table’!$A$2:$C$29;3;ЛОЖЬ).
Есть два иных варианта синтаксиса формулы. Если, ни имя файла, ни имя листа не содержать пробелов, цифр, или специальных символов, формула не содержит апострофов: =ВПР(А2;ProductTable!$А$2:$С$29;3;ЛОЖЬ).
Если книга с таблицей подстановки закрыта, то Excel вставит в формулу ВПР путь к книге: =ВПР(A2;’D:\Dropbox\ДжеленВПР\Глава 6\Product Table’!$A$2:$C$29;3;ЛОЖЬ)
Рис. 6.28. При открытии файла выберите Обновить
Если вас напрягает постоянные вопросы об обновлении, включите автоматическое обновление. Пройдите по меню ДАННЫЕ –> Подключения –> Изменить связи . В открывшемся окне Изменение связей , в верхней области выберите связь и нажмите внизу кнопку Запрос на обновление связей . В открывшемся окне переключитесь на опцию Не задавать вопрос и обновлять связи . Нажмите Оk. Сохраните файл.
Подводный камень: не переименовывайте и перемещайте книгу, после того как вы создали ссылку на нее. Если вы это сделаете, то должны будете отредактировать ссылки в окне Изменение связей (см. рис. 6.29).
Вернуть последнюю запись. Проблема: некто регистрируется данные по группам. Одна группа – один столбец. Для каждой группы данные начинаются в 5-й строке. Существует различное количество данных в каждом столбце. Мне нужно получить последнюю запись в каждой группе.
Стратегии: существует несколько способов решения задачи. Например, вы могли бы совместить СМЕЩ с СЧЁТЗ, но сейчас проблема будет решить с использованием ВПР с параметром ИСТИНА.
Вернемся к рис. 6.2 и 6.3, где ВПР ищет ставку комиссионного вознаграждения. В таблице подстановки были записи 1000, 7500, 10 000, 15 000 и 20 000. Когда у кого-то была продажа $12 345, то ВПР искала комиссию для ближайшего меньшего значения – $10 000.
Вы можете воспользоваться лазейкой в Excel. Сказать, что вы ищете число, которое больше, чем любое значение в таблице подстановки. Excel вернет последнюю не пустую запись в таблице. Например, в таблице ниже я задал поиск 9 999 999.
Обратите внимание, что в столбце G формула не сбилась из-за наличия пробела. В то же время, формула проигнорировала ZZZ в Н9 и #Н/Д в F10.
Если вы ищите последнюю текстовую запись в столбце, то используйте в качестве поисковой строки текст, который будет превосходить всё разумное в алфавитном порядке, например, ЯЯЯЯЯ (рис. 6.32). Столбцы F и H иллюстрируют проблему этого метода. Если среди значений есть, и текст, и числа, и значения ошибок, ВПР не будет работать. Точнее, вернет последнее текстовое значение.
Что делать, если данные повернуто боком, и вам нужно получить последнее значение из каждой строки? Использовать ГПР вместо ВПР (рис. 6.33).
Дополнительные сведения: вы не обязаны указывать ИСТИНА в качестве четвертого аргумента ВПР. Если опустить четвертый аргумент, Excel по умолчанию использует ИСТИНА.
Возвращение последнего из найденных значений. Проблема: функция ВПР возвращает первое найденное значение. Например, на рис. 6.34 для буквы А ВПР вернет значение 15. Мне нужно получить значение для последнего вхождения. На рис. 6.34 – значение 12 для А .
Стратегия: используйте формулу =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7).
Во-первых, ПРОСМОТР – устаревшая функция, которая оставлена в Excel для обратной совместимости с Quattro Pro. Это необычная функция, имеющая три аргумента:
Функция ПРОСМОТР в отличие от ВПР не имеет четвертого аргумента – тип сравнения. Она всегда использует приблизительное совпадение (аналог ИСТИНА в ВПР). Как и любой иной приблизительный поиск, функция ПРОСМОТР дает корректные результаты если просматриваемый вектор (аналог таблицы подстановки в ВПР) отсортирован по возрастанию. Однако, так как в нашем примере вы пытаетесь обмануть Excel, таблицу А1:В7 сортировать не следует. (Пользователи применяют ПРОСМОТР вместо ВПР, как правило в случае, если поиск ведется внутри формулы массива, так как ВПР в этом случае не работает. Об этом см. ниже.)
За работой формулы =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7) можно проследить в окне Вычисление формулы (рис. 6.36). Чтобы открыть его выделите ячейку Е2 и пройдите по меню ГЛАВНАЯ –> Зависимости формул –> Вычислить формулу . Нажимайте кнопку Вычислить , и изучайте, как меняется содержимое окна Вычисление .
Рис. 6.36. Окно Вычисление формулы
Сравнение $A$1:$A$7=D2 сгенерит массив значений ЛОЖЬ/ИСТИНА (рис. 6.37). В нашем случае {ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ;ИСТИНА;ЛОЖЬ;ЛОЖЬ). Далее формула делит единицу на этот массив. Excel считает, что ИСТИНА = 1, а ЛОЖЬ = 0. Так что 1/1 =1, а 1/0 возвращает ошибку #ДЕЛ/0! После выполнения деления у вас образовался массив, состоящий из единиц и ошибок #ДЕЛ/0! Приблизительный ВПР игнорирует текстовые записи и значения ошибок. Аналогично и ПРОСМОТР. Теперь самое интересное. Почему я ищу 2 (первый аргумент функции ПРОСМОТР)? Потому, что массив возвращает только единицы и ошибки #ДЕЛ/0! Так что двойка будет заведомо больше любого значения массива (вспомните трюк с 9999999 выше). В итоге ПРОСМОТР вернет последнее значение, соответствующее единице (ошибки игнорируются). Что нам и было нужно))
Рис. 6.37. Пошаговое вычисление формулы =ПРОСМОТР(2;1/($A$1:$A$7=D2);$B$1:$B$7)
Дополнительные сведения: эту формулу я подсмотрел на форуме MrExcel.com . Кроме того, я нашел там немало диких формул, которые я когда-либо видел. Я взял коллекцию этих формул и издал их в своей книге Excel Gurus Gone Wild .
Встраивание небольшой таблицы подстановки в формулу. Проблема: у меня небольшая таблица подстановки на 5 строк, скрытая в столбцах АА:АВ. Торговые представители, которые используют файл, могут случайно удалить строку в своих данных, не учитывая, что при этом удалиться часть таблицы подстановки. Как мне надежно спрятать таблицу подстановки?
Стратегия: переместите таблицу подстановки на новый лист и скройте его. Однако, если таблица подстановки небольшая и неизменная, вы можете встроить ее прямо в формулу ВПР. Выполните следующие действия:
Пару слов о синтаксисе массивов. Фигурные скобки указывают на то, что это массив. Каждая точка с запятой означает переход в новый столбец. Каждое двоеточие означает переход на новую строку.
Впоследствии изменить массив (встроенную таблицу) довольно трудно. Вы можете попытаться разгадать эту загадку, глядя на точки с запятыми и двоеточия, а можете скопировать массив и поместить его обратно на лист Excel. В последнем случае выполните следующее:
Функция ВЫБОР вместо ВПР. Проблема: мне надо выбрать из пяти вариантов. Я не люблю использовать кучу вложенных ЕСЛИ, но и таблицу подстановки размещать на листе не хотелось бы. Есть ли функция, которая позволит мне указать возможные значения внутри самой функции?
Стратегии: в этой ситуации, вы можете использовать функцию ВЫБОР (рис. 6.41).
Первый аргумент функции – число от 1 до 254 (или ссылка на число). Затем необходимо указать значения для каждого возможного числа, введенные в виде отдельных аргументов. Например, =ВЫБОР(B6; " RO – без питания " ; " BB – только завтрак " ; " HB – завтрак и ужин " ; " FB – завтрак, обед и ужин " ; " AI – все включено " ; " UAI – ультра все включено ").
Немного неудобно, что вы должны указать каждый вариант как отдельный аргумент. Я всегда хочу указать все аргументы одним диапазоном, например, В8:В13, но это не будет работать. Однако, если у вас где-то на листе уже есть список аргументов, вы не нуждаетесь в использовании функции ВЫБОР; примените ВПР или ИНДЕКС.
В нашем примере функция ВЫБОР возвращает описание типа питания на основе кода, взятого в ячейке В6. Обратите внимание, что ВЫБОР работает только если у вас цифровые коды (1, 2, 3…). Если у вас буквенные коды (а, б, в…), вам, вероятно, не обойтись без таблицы подстановки. Или вы можете преобразовать буквы в цифры, используя функцию КОДСИМВ(). Например, для строчных русских букв: =КОДСИМВ([ссылка на ячейку с буквой])-223, а для прописных английских: =КОДСИМВ()-64.
Если всё же у вас есть где-то на листе список названий, у вас может появиться искушение ввести формулу =ВЫБОР(В8;В9;В10;В11;В12;В13). Вместо этого, проще использовать =ИНДЕКС(B8:B13;B6). Функция возвратит 3-й пункт из списка в В8:В13 (рис. 6.42).
Я не хочу использовать ВПР. Проблема: я дочитал книгу до этой страницы, и не полюбил ВПР. Есть ли что-нибудь, что будет делать ВПР для меня?
Стратегия: возможны два варианта: PowerPivot и Easy-XL.
Easy-XL – это сторонняя утилита, которая, в частности, включает механизмы подобные ВПР. Скачайте бесплатную 30-дневную пробную версию Easy-XL с сайта
Во второй части нашего учебника по функции ВПР (VLOOKUP) в Excel мы разберём несколько примеров, которые помогут Вам направить всю мощь ВПР на решение наиболее амбициозных задач Excel. Примеры подразумевают, что Вы уже имеете базовые знания о том, как работает эта функция. Если нет, возможно, Вам будет интересно начать с первой части этого учебника , в которой объясняются синтаксис и основное применение ВПР . Что ж, давайте приступим.
Функция ВПР в Excel – это действительно мощный инструмент для выполнения поиска определённого значения в базе данных. Однако, есть существенное ограничение – её синтаксис позволяет искать только одно значение. Как же быть, если требуется выполнить поиск по нескольким условиям? Решение Вы найдёте далее.
Предположим, у нас есть список заказов и мы хотим найти Количество товара (Qty.), основываясь на двух критериях – Имя клиента (Customer) и Название продукта (Product). Дело усложняется тем, что каждый из покупателей заказывал несколько видов товаров, как это видно из таблицы ниже:
Обычная функция ВПР не будет работать по такому сценарию, поскольку она возвратит первое найденное значение, соответствующее заданному искомому значению. Например, если Вы хотите узнать количество товара Sweets , заказанное покупателем Jeremy Hill , запишите вот такую формулу:
VLOOKUP(B1,$A$5:$C$14,3,FALSE)
=ВПР(B1;$A$5:$C$14;3;ЛОЖЬ)
– эта формула вернет результат 15 , соответствующий товару Apples , так как это первое совпадающее значение.
Есть простой обходной путь – создать дополнительный столбец, в котором объединить все нужные критерии. В нашем примере это столбцы Имя клиента (Customer) и Название продукта (Product). Не забывайте, что объединенный столбец должен быть всегда крайним левым в диапазоне поиска, поскольку именно левый столбец функция ВПР просматривает при поиске значения.
Итак, Вы добавляете вспомогательный столбец в таблицу и копируете по всем его ячейкам формулу вида: =B2&C2 . Если хочется, чтобы строка была более читаемой, можно разделить объединенные значения пробелом: =B2&” “&C2 . После этого можно использовать следующую формулу:
VLOOKUP("Jeremy Hill Sweets",$A$7:$D$18,4,FALSE)
=ВПР("Jeremy Hill Sweets";$A$7:$D$18;4;ЛОЖЬ)
VLOOKUP(B1,$A$7:$D$18,4,FALSE)
=ВПР(B1;$A$7:$D$18;4;ЛОЖЬ)
Где ячейка B1 содержит объединенное значение аргумента lookup_value (искомое_значение), а 4 – аргумент col_index_num (номер_столбца), т.е. номер столбца, содержащего данные, которые необходимо извлечь.
Если Вам необходимо обновить основную таблицу (Main table), добавив данные из второй таблицы (Lookup table), которая находится на другом листе или в другой рабочей книге Excel, то Вы можете собрать искомое значение непосредственно в формуле, которую вставляете в основную таблицу.
Как и в предыдущем примере, Вам понадобится в таблице поиска (Lookup table) вспомогательный столбец с объединенными значениями. Этот столбец должен быть крайним левым в заданном для поиска диапазоне.
Итак, формула с ВПР может быть такой:
VLOOKUP(B2&" "&C2,Orders!$A&$2:$D$2,4,FALSE)
=ВПР(B2&" "&C2;Orders!$A&$2:$D$2;4;ЛОЖЬ)
Здесь в столбцах B и C содержатся имена клиентов и названия продуктов соответственно, а ссылка Orders!$A&$2:$D$2 определяет таблицу для поиска на другом листе.
Чтобы сделать формулу более читаемой, Вы можете задать имя для просматриваемого диапазона, и тогда формула станет выглядеть гораздо проще:
VLOOKUP(B2&" "&C2,Orders,4,FALSE)
=ВПР(B2&" "&C2;Orders;4;ЛОЖЬ)
Чтобы формула работала, значения в крайнем левом столбце просматриваемой таблицы должны быть объединены точно так же, как и в критерии поиска. На рисунке выше мы объединили значения и поставили между ними пробел, точно так же необходимо сделать в первом аргументе функции (B2&” “&C2).
Запомните! Функция ВПР ограничена 255 символами, она не может искать значение, состоящее из более чем 255 символов. Имейте это ввиду и следите, чтобы длина искомого значения не превышала этот лимит.
Соглашусь, добавление вспомогательного столбца – не самое изящное и не всегда приемлемое решение. Вы можете сделать то же самое без вспомогательного столбца, но в таком случае потребуется гораздо более сложная формула с комбинацией функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ).
Вы уже знаете, что ВПР может возвратить только одно совпадающее значение, точнее – первое найденное. Но как быть, если в просматриваемом массиве это значение повторяется несколько раз, и Вы хотите извлечь 2-е или 3-е из них? А что если все значения? Задачка кажется замысловатой, но решение существует!
Предположим, в одном столбце таблицы записаны имена клиентов (Customer Name), а в другом – товары (Product), которые они купили. Попробуем найти 2-й, 3-й и 4-й товары, купленные заданным клиентом.
Простейший способ – добавить вспомогательный столбец перед столбцом Customer Name и заполнить его именами клиентов с номером повторения каждого имени, например, John Doe1 , John Doe2 и т.д. Фокус с нумерацией сделаем при помощи функции COUNTIF (СЧЁТЕСЛИ), учитывая, что имена клиентов находятся в столбце B:
B2&COUNTIF($B$2:B2,B2)
=B2&СЧЁТЕСЛИ($B$2:B2;B2)
После этого Вы можете использовать обычную функцию ВПР , чтобы найти нужный заказ. Например:
VLOOKUP("Dan Brown2",$A$2:$C$16,3,FALSE)
=ВПР("Dan Brown2";$A$2:$C$16;3;ЛОЖЬ)
VLOOKUP("Dan Brown3",$A$2:$C$16,3,FALSE)
=ВПР("Dan Brown3";$A$2:$C$16;3;ЛОЖЬ)
Если Вы ищите только 2-е повторение, то можете сделать это без вспомогательного столбца, создав более сложную формулу:
IFERROR(VLOOKUP($F$2,INDIRECT("$B$"&(MATCH($F$2,Table4,0)+2)&":$C16"),2,FALSE),"")
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР($F$2;ДВССЫЛ("$B$"&(ПОИСКПОЗ($F$2;Table4;0)+2)&":$C16");2;ИСТИНА);"")
В этой формуле:
Эта формула находит только второе совпадающее значение. Если же Вам необходимо извлечь остальные повторения, воспользуйтесь предыдущим решением.
Если Вам нужен список всех совпадений – функция ВПР тут не помощник, поскольку она возвращает только одно значение за раз – и точка. Но в Excel есть функция INDEX (ИНДЕКС), которая с легкостью справится с этой задачей. Как будет выглядеть такая формула, Вы узнаете в следующем примере.
Как упоминалось выше, ВПР не может извлечь все повторяющиеся значения из просматриваемого диапазона. Чтобы сделать это, Вам потребуется чуть более сложная формула, составленная из нескольких функций Excel, таких как INDEX (ИНДЕКС), SMALL (НАИМЕНЬШИЙ) и ROW (СТРОКА)
Например, формула, представленная ниже, находит все повторения значения из ячейки F2 в диапазоне B2:B16 и возвращает результат из тех же строк в столбце C.
{=IFERROR(INDEX($C$2:$C$16,SMALL(IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,""),ROW()-3)),"")}
{=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($C$2:$C$16;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"");СТРОКА()-3));"")}
Введите эту формулу массива в несколько смежных ячеек, например, в ячейки F4:F8 , как показано на рисунке ниже. Количество ячеек должно быть равным или большим, чем максимально возможное число повторений искомого значения. Не забудьте нажать Ctrl+Shift+Enter , чтобы правильно ввести формулу массива.
Если Вам интересно понять, как она работает, давайте немного погрузимся в детали формулы:
IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,"")
ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"")
$F$2=B2:B16 – сравниваем значение в ячейке F2 с каждым из значений диапазона B2:B16. Если найдено совпадение, то выражение СТРОКА(C2:C16)-1 возвращает номер соответствующей строки (значение -1 позволяет не включать строку заголовков). Если совпадений нет, функция IF (ЕСЛИ) возвращает пустую строку.
Результатом функции IF (ЕСЛИ) окажется вот такой горизонтальный массив: {1,"",3,"",5,"","","","","","",12,"","",""}
ROW()-3
СТРОКА()-3
Здесь функция ROW (СТРОКА) действует как дополнительный счётчик. Так как формула скопирована в ячейки F4:F9, мы вычитаем число 3 из результата функции, чтобы получить значение 1 в ячейке F4 (строка 4, вычитаем 3), чтобы получить 2 в ячейке F5 (строка 5, вычитаем 3) и так далее.
SMALL(IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,""),ROW()-3))
НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"");СТРОКА()-3))
Функция SMALL (НАИМЕНЬШИЙ) возвращает n-ое наименьшее значение в массиве данных. В нашем случае, какую по счёту позицию (от наименьшего) возвращать – определено функцией ROW (СТРОКА) (смотри Часть 2). Так, для ячейки F4 функция НАИМЕНЬШИЙ({массив};1) возвращает 1-й (наименьший) элемент массива, то есть 1 . Для ячейки F5 возвращает 2-й наименьший элемент массива, то есть 3 , и так далее.
INDEX($C$2:$C$16,SMALL(IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,""),ROW()-3))
ИНДЕКС($C$2:$C$16;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"");СТРОКА()-3))
Функция INDEX (ИНДЕКС) просто возвращает значение определённой ячейки в массиве C2:C16 . Для ячейки F4 функция ИНДЕКС($C$2:$C$16;1) возвратит Apples , для F5 функция ИНДЕКС($C$2:$C$16;3) возвратит Sweets и так далее.
IFERROR()
ЕСЛИОШИБКА()
В завершение, мы помещаем формулу внутрь функции IFERROR (ЕСЛИОШИБКА), поскольку вряд ли Вас обрадует сообщение об ошибке #N/A (#Н/Д) в случае, если количество ячеек, в которые скопирована формула, будет меньше, чем количество повторяющихся значений в просматриваемом диапазоне.
Выполнение двумерного поиска в Excel подразумевает поиск значения по известному номеру строки и столбца. Другими словами, Вы извлекаете значение ячейки на пересечении конкретной строки и столбца.
Итак, давайте обратимся к нашей таблице и запишем формулу с функцией ВПР , которая найдет информацию о стоимости проданных в марте лимонов.
Существует несколько способов выполнить двумерный поиск. Познакомьтесь с возможными вариантами и выберите наиболее подходящий.
Вы можете использовать связку из функций ВПР (VLOOKUP) и ПОИСКПОЗ (MATCH), чтобы найти значение на пересечении полей Название продукта (строка) и Месяц (столбец) рассматриваемого массива:
VLOOKUP("Lemons",$A$2:$I$9,MATCH("Mar",$A$1:$I$1,0),FALSE)
=ВПР("Lemons";$A$2:$I$9;ПОИСКПОЗ("Mar";$A$1:$I$1;0);ЛОЖЬ)
Формула выше – это обычная функция ВПР , которая ищет точное совпадение значения “Lemons” в ячейках от A2 до A9. Но так как Вы не знаете, в каком именно столбце находятся продажи за март, то не сможете задать номер столбца для третьего аргумента функции ВПР . Вместо этого используется функция ПОИСКПОЗ , чтобы определить этот столбец.
MATCH("Mar",$A$1:$I$1,0)
ПОИСКПОЗ("Mar";$A$1:$I$1;0)
В переводе на человеческий язык, данная формула означает:
Использовав 0 в третьем аргументе, Вы говорите функции ПОИСКПОЗ искать первое значение, в точности совпадающее с искомым значением. Это равносильно значению FALSE (ЛОЖЬ) для четвёртого аргумента ВПР .
Вот так Вы можете создать формулу для поиска по двум критериям в Excel, что также известно, как двумерный поиск или поиск в двух направлениях.
Функция СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT) возвращает сумму произведений выбранных массивов:
SUMPRODUCT(($A$2:$A$9="Lemons")*($A$1:$I$1="Mar"),$A$2:$I$9)
=СУММПРОИЗВ(($A$2:$A$9="Lemons")*($A$1:$I$1="Mar");$A$2:$I$9)
В следующей статье я буду объяснять эти функции во всех деталях, так что сейчас можете просто скопировать эту формулу:
INDEX($A$2:$I$9,MATCH("Lemons",$A$2:$A$9,0),MATCH("Mar",$A$1:$I$1,0))
=ИНДЕКС($A$2:$I$9;ПОИСКПОЗ("Lemons";$A$2:$A$9;0);ПОИСКПОЗ("Mar";$A$1:$I$1;0))
Если Вы не в восторге от всех этих сложных формул Excel, Вам может понравиться вот такой наглядный и запоминающийся способ:
При вводе имени, Microsoft Excel будет показывать подсказку со списком подходящих имен, так же, как при вводе формулы.
В целом, какой бы из представленных выше методов Вы ни выбрали, результат двумерного поиска будет одним и тем же:
Бывает так, что основная таблица и таблица поиска не имеют ни одного общего столбца, и это мешает использовать обычную функцию ВПР . Однако, существует ещё одна таблица, которая не содержит интересующую нас информацию, но имеет общий столбец с основной таблицей и таблицей поиска.
Давайте разберем следующий пример. У нас есть основная таблица (Main table) со столбцом SKU (new) , куда необходимо добавить столбец с соответствующими ценами из другой таблицы. Кроме этого, у нас есть 2 таблицы поиска. Первая (Lookup table 1) содержит обновленные номера SKU (new) и названия товаров, а вторая (Lookup table 2) – названия товаров и старые номера SKU (old) .
Чтобы добавить цены из второй таблицы поиска в основную таблицу, необходимо выполнить действие, известное как двойной ВПР или вложенный ВПР .
VLOOKUP(A2,New_SKU,2,FALSE)
=ВПР(A2;New_SKU;2;ЛОЖЬ)
Здесь New_SKU – именованный диапазон $A:$B в таблице Lookup table 1 , а 2 – это столбец B, который содержит названия товаров (смотрите на рисунке выше)
VLOOKUP(VLOOKUP(A2,New_SKU,2,FALSE),Price,3,FALSE)
=ВПР(ВПР(A2;New_SKU;2;ЛОЖЬ);Price;3;ЛОЖЬ)
Здесь Price – именованный диапазон $A:$C в таблице Lookup table 2 , а 3 – это столбец C, содержащий цены.
На рисунке ниже виден результат, возвращаемый созданной нами формулой:
В начале разъясним, что мы подразумеваем под выражением “Динамическая подстановка данных из разных таблиц”, чтобы убедиться правильно ли мы понимает друг друга.
Бывают ситуации, когда есть несколько листов с данными одного формата, и необходимо извлечь нужную информацию с определенного листа в зависимости от значения, которое введено в заданную ячейку. Думаю, проще это объяснить на примере.
Представьте, что имеются отчеты по продажам для нескольких регионов с одинаковыми товарами и в одинаковом формате. Требуется найти показатели продаж для определенного региона:
Если у Вас всего два таких отчета, то можно использовать до безобразия простую формулу с функциями ВПР и ЕСЛИ (IF), чтобы выбрать нужный отчет для поиска:
VLOOKUP($D$2,IF($D3="FL",FL_Sales,CA_Sales),2,FALSE)
=ВПР($D$2;ЕСЛИ($D3="FL";FL_Sales;CA_Sales);2;ЛОЖЬ)
Однако, когда таких таблиц много, функция ЕСЛИ – это не лучшее решение. Вместо нее можно использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), чтобы возвратить нужный диапазон поиска.
Как Вы, вероятно, знаете, функция ДВССЫЛ используется для того, чтобы вернуть ссылку, заданную текстовой строкой, а это как раз то, что нам сейчас нужно. Итак, смело заменяем в представленной выше формуле выражение с функцией ЕСЛИ на ссылку с функцией ДВССЫЛ . Вот такая комбинация ВПР и ДВССЫЛ отлично работает в паре:
VLOOKUP($D$2,INDIRECT($D3&"_Sales"),2,FALSE)
=ВПР($D$2;ДВССЫЛ($D3&"_Sales");2;ЛОЖЬ)
Во-первых, позвольте напомнить синтаксис функции ДВССЫЛ (INDIRECT):
Итак, давайте вернемся к нашим отчетам по продажам. Если Вы помните, то каждый отчёт – это отдельная таблица, расположенная на отдельном листе. Чтобы формула работала верно, Вы должны дать названия своим таблицам (или диапазонам), причем все названия должны иметь общую часть. Например, так: CA_Sales , FL_Sales , TX_Sales и так далее. Как видите, во всех именах присутствует “_Sales”.
Функция ДВССЫЛ соединяет значение в столбце D и текстовую строку “_Sales”, тем самым сообщая ВПР в какой таблице искать. Если в ячейке D3 находится значение “FL”, формула выполнит поиск в таблице FL_Sales , если “CA” – в таблице CA_Sales и так далее.
Результат работы функций ВПР и ДВССЫЛ будет следующий:
Если данные расположены в разных книгах Excel, то необходимо добавить имя книги перед именованным диапазоном, например:
VLOOKUP($D$2,INDIRECT($D3&"Workbook1!_Sales"),2,FALSE)
=ВПР($D$2;ДВССЫЛ($D3&"Workbook1!_Sales");2;ЛОЖЬ)
Если функция ДВССЫЛ ссылается на другую книгу, то эта книга должна быть открытой. Если же она закрыта, функция сообщит об ошибке #REF! (#ССЫЛ!).
Батьянов Денис на правах гостевого автора рассказывает в этом посте о том, как найти данные в одной таблице Excel и извлечь их в другую, а также открывает все секреты функции вертикального просмотра.
Если таблица, в которую вы извлекаете данные при помощи ВПР, имеет ту же самую структуру, что и справочная таблица, но просто содержит меньшее количество строк, то в ВПР можно использовать функцию СТОЛБЕЦ() для автоматического расчёта номеров извлекаемых столбцов. При этом все ВПР-формулы будут одинаковыми (с поправкой на первый параметр, который меняется автоматически)! Обратите внимание, что у первого параметра координата столбца абсолютная.
Если возникает необходимость искать по нескольким столбцам одновременно, то необходимо делать составной ключ для поиска. Если бы возвращаемое значение было не текстовым (как тут в случае с полем «Код»), а числовым, то для этого подошла бы более удобная формула СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и составной ключ столбца не потребовался бы вовсе.
Это моя первая статья для Лайфхакера. Если вам понравилось, то приглашаю вас посетить мой сайт , а также с удовольствием прочту в комментариях о ваших секретах использования функции ВПР и ей подобных. Спасибо. :)
