Одной из наиболее простых и доступных СУБД является Microsoft Access. Рассмотрим типичные элементы базы данных на примере этой СУБД. При этом многие важные элементы, используемые в более развитых базах данных, окажутся опущенными (в частности, администрирование, работа в сети, безопасность и т.д.), но тем не менее, приведенных данных достаточно для того, чтобы познакомиться с деятельностью обычного пользователя СУБД.
Общая характеристика СУБД MS Access
Система управления базами данных Microsoft Access входит в состав Microsoft Office и работает в среде Windows.
Access всех версий для хранения и работы с данными использует реляционную модель данных. Основными элементами Access являются: таблицы баз данных, запросы, формы, отчеты, модули и макросы.
При открытии или создании базы данных Microsoft Access открывается окно базы данных с набором закладок, каждая из которых содержит один из шести объектов, указанных в списке.
Таблицы баз данных создаются пользователем для хранения данных, относящихся к объектам предметной области. Таблицыпредставляют собойосновной объект хранения данных.Например, одна таблица может содержать данные о товарах, другая - о производителях, третья – о поставщиках этих товаров и т.д. Эти отдельные таблицы связываются воедино. Комбинация всех таблиц и их взаимных связей составляет«фундамент» базы данных.
Запросы создаются пользователем для выборки необходимых данных из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц.
Формы предназначены для введения, просмотра и редактирования взаимосвязанных данных в базе в удобном виде.
Отчеты предназначены для формирования выходного документа. Как правило, этот документ выводится на печать.
Макросы – это небольшие программы, созданные пользователем с использованием встроенных в Access средств, и позволяющие быстро выполнять стандартные наборы действий.
Модули – это более сложные чем макросы программы, созданные на языке программирования Visual BASIC. Обычно они используются как самостоятельные приложения, предназначенные для:
Автоматизации многих стандартных задач управления базами данных;
Разработки пользовательских приложений, например, для бухгалтерского учета, налоговой отчетности и т.д.;
Обработки данных, расположенных на других компьютерах;
Реализации функций, не доступных стандартной среде Access.
Таблицы базы данных
Таблицы предназначены для ввода, хранения и редактирования данных. Однако, таблицы в Access больше, чем просто хранилище записей данных. Помимо собственно данных, таблицы Access содержат:
Информацию о внешнем виде таблицы (шрифте для отображения текстовых данных, ширине столбцов, цвете и фоне и др.);
Информацию о свойствах таблицы как целого (связях между полями таблиц, ключевых полях и т.д.);
Информацию о свойствах полей.
Под структурой таблицы понимают ее состав (количество, порядок следования, типы и свойства полей).
Поля как объекты базы данных, к которым в процессе работы происходит обращение и над которыми могут выполняться различные операции, обладают определенными свойствами. К свойствам полей относят:
Имя, которое в пределах базы должно быть уникальным;
Тип данных. В зависимости от значения свойства поля «тип данных» Microsoft Access выделяет для хранения информации различное место, по-разному эти данные интерпретирует, допускает над данными различных типов разные операции;
Размер поля - максимальное число символов, которое может в нем поместиться. Для числовых полей и полей некоторых других данных размер поля (длина) определяется их типом.
Режимы работы с базой данных Access
С организационной точки зрения в работе с любой базой данных выделяют два различных режима: проектировочный и эксплуатационный.
Первый режим предназначен для разработчика (проектировщика) базы данных, который имеет право создавать в ней новые объекты (например, новые таблицы), задавать их структуру, определять и менять свойства полей, устанавливать связи. Такой специалист как разработчик базы имеет к ней полный доступ. У одной базы может быть один, два или несколько разработчиков.
Второй режим предназначен для пользователей. Пользователь базы - это лицо, которое наполняет базу информацией, обрабатывает данные с помощью запросов, получает результаты работы с базой в виде результирующих таблиц и отчетов.У одной базы могут быть миллионы пользователей, и, конечно, доступ к структуре базы данных для них закрыт.
Важно отметить, что при одновременной работе с базой данных никакой монополизации базы не происходит. Пользователь, работающий с базой, блокирует только ту запись, с которой он в данный момент работает. Как только он завершает работу с записью, она становится доступной для использования другими пользователями.
Технология создания баз данных
Объекты базы, а именно: таблицы, запросы, формы и отчеты, - можно создавать разными способами: автоматически, вручную, с помощью Мастера.
Эти способы отличаются друг от друга уровнем «автоматизации», и, естественно, первый способ - это автоматизация высшего уровня, которая достигается либо «Импортом таблиц», либо «Связью с таблицами».
Импорт таблицможет осуществляться как из другой базы СУБД Access, так и из базы, созданной в другой системе. В зависимости от обстоятельств из импортируемой таблицы может поступить структура: поля, их названия, свойства, а может быть и содержимое базы. Если что-либо импортировалось не так, как надо, то необходимые изменения (например, в свойства) могут быть внесены вручную.
Вручнуюможно создавать базу данных, используя режимы «Таблицы» и «Конструктор».
Более универсальный «ручной» метод предоставляет режим «Конструктор». В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип, настроить свойства.
Опытные разработчики чаще пользуются «полуавтоматическим» способом, предполагающим работу с «Мастером таблиц». Мастер таблицускоряет создание базы данных. Он задает вопросы и, руководствуясь полученными ответами, создает автоматически структуру таблицы. Этот режим могут использовать и начинающие пользователи, если они овладели терминологией СУБД.
Запросы - специальные объекты, предназначенные для выборки данных из таблиц базы, а также для выполнения вычислений и других операций с базовыми таблицами, включая их преобразование. В результате запроса образуется результирующая таблица.
Важным условием реализации запросов, является установление связей между таблицами, точнее, полями различных таблиц. С помощью таких связей и реализуются запросы, обращенные сразу к нескольким таблицам базы данных.
Существует несколько типов запросов: запросы на выборку, запросы по образцу, запросы с параметром, запросы с вычисляемым полем, запросы на изменения, итоговые запросы.
Для создания запросов к базам данных существует специальный язык запросов SQL (Strutured Qvery Langauge - структурированный язык запросов). В Access нет особой необходимости его изучать, поскольку существует Мастер создания запросов. Тем не менее, для создания сложных запросов необходимо знание SQL.
Формы - это объекты, с помощью которых в базу вносят новые данные, отыскивают, просматривают и редактируют имеющиеся. Формы представляют собой некоторые специальные электронные бланки, в которых имеются четко выделенные поля, составляющие запись базы данных.
Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм. Однако есть несколько достаточно веских причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу, а именно:
Ввод данных при использовании форм можно поручить неквалифицированному специалисту, не опасаясь, что он нарушит что-либо в таблицах базы данных;
Разные пользователи имеют разные права доступа к информации, хранящейся в таблице. Для исключения элементарного «взаимодействия» между этими пользователями, каждому из них предоставляют свои (разные) формы, хотя данные из этих форм могут поступать и в одну таблицу;
Ввод данных в таблицу с помощью формы прост и потому позволяет сократить число ошибок при вводе. К тому же с помощью элементов управления форм можно настроить на автоматическую первичную проверку вводимых данных;
Форма может точно повторять форму бумажного документа, с которого вводят данные в базу, что позволяет снизить утомляемость пользователя и сократить число ошибок при вводе;
Наконец, в одной форме можно отображать данные из нескольких таблиц.
Отчеты - это формы «наоборот». С их помощью данные из базы выводятся на печать в «регламентированном», четко определенном, удобном для пользователя виде. Кроме привлекательного вида отчеты позволяют комбинировать данные из нескольких таблиц, а также упорядочивать записи таблицы на основании данных других таблиц.
Отчеты позволяют получить результаты запросов в наглядной форме в виде распечатки на принтере. Таким образом, целью получения отчета является получение бумажного документа.
Рассмотрим работу СУБД на примере MS Access, входящей в профессиональный пакет MS Office.
В начале работы с Access происходит создание новой базы данных с присвоением файлу базы оригинального имени и расширения.mdb.
В каждой базе данных имеется окно базы. В этом окне находится панель Объекты с кнопками Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы и Модули. Окно базы также содержит свою панель инструментов.
Следующий шаг – создание таблиц для хранения данных. К основным объектам Access помимо таблиц относятся запросы, отчеты, формы, макросы и модули. Но надо помнить, что таблица – основа базы данных, и все другие объекты зависят от данных таблиц.
Основные объекты базы данных Access можно создавать в режиме Мастер и в режиме Конструктор .
Таблицы
Таблицы – это основные объекты любой базы данных, в которых хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы и свойства). Все другие объекты (формы, отчеты, запросы) зависят от данных таблиц.
Создание таблиц с помощью мастера производится путем выбора типовой таблицы («Сотрудники», «Заказы» и т.д.) и необходимых полей из типовой таблицы или нескольких типовых таблиц. Выбранные имена полей можно редактировать. После ввода имени таблицы выбирается ключевое поле, позволяющее осуществлять связи между таблицами в базе данных.
При создании таблицы в режиме Конструктор выводится пустая структура таблицы, в которую необходимо ввести имена полей, указать типы данных в полях и задать размеры полей. В нижней части бланка структуры таблицы задаются свойства полей таблицы, позволяющие изменять способы хранения и отображения данных.
Поля таблиц базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access.
Характеристики полей базы данных:
· имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);
· тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;
· размер поля определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;
· формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;
· маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);
· подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля );
· значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);
· условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);
· сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение );
· обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;
· пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым);
· индексированное поле – если поле обладает этим свойством, то все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.
Панель инструментов позволяет производить ряд операций с данными таблицы, такими, как сохранение, печать, сортировка, фильтрация, поиск. Перед печатью таблицы необходимо установить параметры страницы и сделать предварительный просмотр.
Запросы
Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию, а также преобразование данных по заданному алгоритму, создание новых таблиц, автоматическое заполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнение вычислений и многое другое. Для разных действий создаются запросы разных типов.
Запрос-выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяет эти данные.
Запрос-изменение используется для изменения или перемещения данных. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.
Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса.
Ряд запросов строятся с использованием мастеров. Возможно создание запросов следующих видов:
простой запрос , позволяющий выбирать поля из нескольких таблиц или запросов;
перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде;
повторяющиеся записи выполняют поиск одинаковых записей по какому-либо полю в таблице;
записи без подчиненных находят все записи, не имеющие соответствующих записей в другой (связанной) таблице.
После выбора Конструктора при создании запроса Access предлагается использовать бланк запроса по примеру QBE.
Для формирования условий отбора полезным является использование Построителя выражений , который запускается из контекстного меню, связанного со строкой Поле или Условие отбора на бланке запроса QBE. Особенно удобно пользоваться Построителем выражений при конкатенации текста – объединении в форме или отчете текстовых значений из нескольких полей.
При составлении выражений используется несколько простых правил. Во-первых, выражение имеет всегда логический тип, т.е. его значение должно быть Да или Нет. В бланке запроса опускается часть выражения, содержащая имя поля, потому что оно задано в той же колонке. Во-вторых, существуют определенные требования к синтаксису выражения: имена полей заключаются в квадратные скобки, а символьные контакты – в кавычки. Имя объекта базы данных (таблицы, формы или запроса) отделяется от имени поля восклицательным знаком.
Окно построителя имеет четыре области со своими полосами прокрутки. В верхней области располагается создаваемое выражение. Три нижние используются для выбора элементов. Они заполняются по иерархическому принципу. Левая область содержит список всех источников данных для запроса. Средний список служит для показа элементов, входящих в выбранный объект из левого списка. На рисунке в левом списке указаны имя запроса (Запрос 1) и имена таблиц и других объектов базы, а в средней части – имена полей, входящих в этот запрос или таблицу (Фамилия, Имя ). Правый список служит для выбора объектов. Кнопки с символами математических операций позволяют быстро вводить соответствующие символы в выражение.
Кроме традиционных математических действий существует еще несколько специальных операторов.
BETWEEN AND заменяет знаки «больше или равно» и «меньше или равно». Например, условие BETWEEN 1981 AND 1984 эквивалентно условию > =1981 AND<=1984.
Знак «^» определяет возведение в степень.
Знак «&» используется для сложения данных символьного типа. Для соединения можно использовать и более привычный знак «+». Например, эквивалентны следующие три выражения: «Петров», «Петр» & «ов», «Петр» + «ов».
Оператор LIKE используется для создания масок при определении строк с неизвестными символами и требует дополнительных специальных символов:
? – обозначает любой одиночный символ;
* - обозначает любую последовательность символов;
# - обозначает любую цифру;
– обозначает символ из определенного набора в квадратных скобках, например [а - d] обозначает одну из четырех букв: а, b, d. Восклицательный знак инвертирует смысл выражения, заключенного в квадратные скобки: [!1 - 5] – исключает цифры от 1 до 5.
Также для построения условий отбора могут использоваться логические операторы: AND, EQV, OR.
Формы
Формы – это средства для ввода данных. Назначение форм – представлять пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему нужно заполнять. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и т. п.) для автоматизации ввода.
Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка, - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомляемость и предотвращает появление печатных ошибок. Формы могут содержать графики и диаграммы и иметь специальные поля с функциями. В Access существует несколько режимов создания формы: Автоформа, Мастер форм, Конструктор форм.
Самый простой способ создания формы – Автоформа.
Форма позволяет вводить, просматривать, редактировать и печатать данные.
Отчеты
По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер). В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группировки выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета). Отчеты могут содержать данные из нескольких таблиц или запросов.
Можно создать отчеты следующих видов:
· простая распечатка из режима Таблицы или Формы, используемая как черновой вариант отчета;
· детальный отчет – хорошо подготовленный отчет в наглядном удобном виде, включающий ряд дополнительных элементов;
· специальный отчет, позволяющий подготавливать, к примеру, почтовые наклейки и формы писем.
Макросы и модули
Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой.
Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить функциональные нестандартные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.
Связь между таблицами и целостность данных
Р ассмотрим, как реализуется установка связей между таблицами на практике.
Между одноименными полями двух таблиц MS Access автоматически устанавливает связь. Например, между таблицами «Студенты» и «Успеваемость» устанавливается связь по полю «№ студ. билета». Это означает, что при формировании запроса к этой паре таблиц Access сможет объединить записи (строки) таблиц, в которых значения поля «№ студ. билета» совпадают.
Кроме того, Access позволяет вручную установить связь между таблицами по разноименным полям, однако этой возможностью лучше не пользоваться, так как это запутывает и аналитиков, и пользователей.
В общем случае допускается связь по двум, трем и более одноименным полям, но для простоты изложения мы этот случай не рассматриваем.
Итак, если установлена связь между двумя таблицами (автоматически или вручную), данные из обеих таблиц можно объединить. Иногда этого достаточно, однако при создании серьезных баз данных нам придется позаботиться о дополнительных средствах контроля связанных данных, вводимых в разные таблицы. Например, при ведении таблицы «Успеваемость» нельзя допустить случайный ввод в эту таблицу данных о несуществующих студентах, нельзя удалять из таблицы «Студенты» записи о студентах, о которых хранятся данные об успеваемости.
Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется поддержкой целостности данных. Чтобы обеспечить целостность данных, при установлении связи между двумя таблицами нужно активизировать переключатель. Если пользователь включил механизм поддержки целостности, то он должен одновременно указать тип связи: «один к одному» или «один ко многим».
Целостность данных означает следующее:
· в связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы (например, в таблицу «Успеваемость» нельзя ввести запись с номером студенческого билета, отсутствующим в таблице «Студенты»);
из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице (например, из таблицы «Студенты» нельзя удалить «№ студ. Билета», который еще не удален из таблицы «Успеваемость»).
При попытке нарушить эти запреты MS Access выдает сообщение об ошибке.
Включив механизм поддержки целостности, вы можете (но не обязаны) указать, чтобы при модификации данных система запускала следующие процессы:
Каскадное обновление означает, что изменение связанного поля в главной таблице (например, код клиента) автоматически будет и в связанных записях подчиненной таблицы.
Установление связей между таблицами рассмотрим на конкретном примере – на нашей базе данных «Колледж».
Выберите команду Правка /Схема данных . На экране появится диалоговое окно со списком всех таблиц открытой базы данных.
Можно включить в этот список и запросы (или создать список только из запросов).
Задача пользователя– указать системе те таблицы, между которыми он устанавливает связи. Нужно выделить таблицу «Преподаватели» и нажать кнопку Добавить , затем то же самое проделать с таблицами «Успеваемость» и «Студенты». Нажать кнопку Закрыть.
На экране появится окно Схема данных .
Это окно содержит все таблицы базы данных, между которыми устанавливаются (или уже установлены) связи. Для установления связи между двумя таблицами можно методом «Drag-and-Drop» переместить имя поля с первичным ключом главной таблицы на одноименное поле подчиненной таблицы.
Прежде всего нужно установить связь между таблицами «Студенты» и «Успеваемость». Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите № студ. билета из таблицы «Студенты» на № студ. билета в таблице «Успеваемость» и отпустите левую кнопку мыши. На экране появится диалоговое окно Связи. В этом окне установите флажок «Обеспечение целостности данных». Этим вы включите механизм поддержки целостности данных в таблицах «Студенты» и «Успеваемость».
После активизации флажка «Обеспечение целостности данных» становятся допустимыми радиокнопки Отношение и два флажка каскадных операций. В группе «Отношение» надо обязательно выбрать один из типов связи: «один-к-одному» или «один-ко-многим».
Кроме того, вы можете (если хотите) установить любой флажок (или оба) каскадной модификации – обновления или удаления. Нажмите кнопку Создать. На экране вновь появится окно Схема данных с графическим изображением установленной связи.
Сервисные операции
1) Проверка орфографии. О беспечивают авто-исправление ошибок ввода. Используется словарь. Включается система и при обнаружении слова, отсутствующего в словаре, появляется диалоговое окно "Орфография". Можно это слово пропустить, добавить в словарь, заменить.
2) Автозамена . Автоматически исправляет ошибки и опечатки непосредственно в процессе набора данных в базу. Список автозамены "общий" для MS Office 2003. Есть много настроек как делать замену.
3) Устранение конфликтов в ЛВС. На удаленных рабочих станциях пользователи могут работать с копиями БД, а затем делать их синхронизацию (запуск - Меню\Сервис\Репликация \Устранить конфликты).
4) Средства анализа БД. Позволяют оптимизировать построение БД, документировать ее состояние, исключить повторы данных в таблицах, повысить производительность.
6)Средства защиты БД. Позволяют предотвратить умышленные или случайные операции (просмотр, изменение, удаление информации) лицами, которые не имеют соответствующих прав доступа (это особенно важно в ЛВС). Способы защиты – это установить пароль на открытие БД, ввести рабочую группу, ограничение доступа, изменение прав владения, шифрование БД.
7) Репликация предоставляет пользователям, которые работают за различными компьютерами, удобный способ обмена изменениями, вносимыми в единую БД. Репликация имеет широкое практическое применение. Для создания и синхронизации реплик в MS Access 2003 предусмотрены команды репликации.
Термины и определения
База данных – совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования, независимая от прикладных программ. Является информационной моделью предметной области. Обращение к базам данных осуществляется с помощью системы управления базами данных (СУБД).
База данных - система хранения данных, обеспечивающая оперативный доступ к информации по содержанию хранимых данных.
База данных - множество логически совместимых файлов данных.
Банк данных – автоматизированная информационная система централизованного хранения и коллективного использования данных. В его состав входят одна или несколько баз данных, справочник баз данных, СУБД, а также библиотеки запросов и прикладных программ.
Банк данных - совокупность нескольких баз данных с программами управления ими и совместимыми аппаратными средствами.
База знаний – модель, предназначенная для представления в компьютере знаний, накопленных человеком в определенной предметной области. Является основной составной частью интеллектуальных и экспертных систем.
Транзакция – короткий по времени цикл взаимодействия объектов, включающий запрос – выполнение задания – ответ. Обычно осуществляется в режиме диалога.
Транзакция - входное сообщение, переводящее базу данных из одного непротиворечивого состояния в другое (запрос на изменение базы данных). В зафиксированной транзакции все операции завершены.
Система управления базами данных (СУБД) MS Access является системой управления реляционными БД, работающей в среде Windows XP. В ней предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. СУБД позволяет создавать приложения, работающие в среде Windows и полностью соответствующие потребностям заказчика.
В состав СУБД входят средства управления таблицами, запросами, формами, отчетами, макросами и модулями как самостоятельными объектами, хранящимися в одном файле БД (расширение.mdb). Благодаря этому создание связанных объектов и проверка целостности данных значительно облегчаются.
Кратко рассмотрим состав файла БД и архитектуру СУБД.
СУБД называет объектами все, что может иметь имя. В БД Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица - это объект, определяемый для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте реального мира, например о клиентах фирмы. Таблица состоит из заголовка и тела. Заголовок включает имена атрибутов объекта (столбцов) и их свойства, например фамилию, телефон и адрес клиента. Тело содержит кортежи (строки), каждая строка представляет множество значений столбцов, в которых хранятся данные о конкретном экземпляре объекта. Например, информация о клиенте:
Семенов; 75-48-09; г. Рязань, ул. Полевая, 20.
Для каждой таблицы можно определить первичный ключ, обеспечивающий уникальность каждой строки, один или несколько индексов, обеспечивающих упорядоченность записей, и другие свойства.
При работе с Access таблицы являются одним из основных объектов, на их базе осуществляется построение всех других элементов, таких, как формы, запросы и отчеты. В таблице собираются данные по конкретной теме, например вся информация о клиентуре фирмы. Каждая строка данных таблицы клиентов содержит информацию об определенном клиенте. Информация эта может быть неоднородна, и поэтому строка состоит из нескольких разнотипных полей, содержащих фамилию клиента, его телефон, адрес, номер счета и т. д.
БД Access может состоять из нескольких таблиц, в каждой из которых хранится информация на одну тему. В одной таблице могут храниться сведения о клиентах, в другой - о всех торговых договорах, которые заключены с теми или иными клиентами, в третьей - информация о расходах, налогах и затратах на развитие фирмы, в четвертой - инвентаризационный список складского фонда, в пятой - сроки проведения выставок и презентаций и т. д.
Запрос - это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких базовых таблиц и других запросов. В запросе можно указать условия, которым должны удовлетворять данные. Благодаря этому запрос позволяет из большого массива информации, хранимой в БД, извлекать только нужные данные. Для создания запроса используют запрос по образцу (QBE) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.
Форма - это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования заказчика к представлению данных из таблиц и запросов. Формы можно распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие запустить макрос или процедуру, выполняющие определенную обработку данных.
Отчет - это объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Прежде чем выводить отчет на принтер, его можно просмотреть на экране.
Макрос - это объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые будут выполняться в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществить проверку значения поля при изменении его содержимого. Можно из одного макроса запустить другой макрос или функцию модуля.
Модуль - это объект, содержащий программы на Microsoft Access Visual Basic, которые могут разрабатываться пользователем для реализации нестандартных процедур при создании приложения.
Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:
Обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;
Позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;
Обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;
Выполнять точный и полный анализ данных.
Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловило не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньшей степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделало программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсам ЭВМ.
Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения. Поэтому, более важным представляется общее направление развития СУБД и других средств разработки приложений в настоящее время.
MS Access в настоящее время является одной из самых популярных среди настольных программных систем управления базами данных. Среди причин такой популярности следует отметить:
Высокую степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации;
Глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав МSOffice, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE.
Богатый набор визуальных средств разработки.
MS Access - высокопроизводительная (32-разрядная) система управления реляционными базами данных, которая входит в состав профессиональной версии интегрированного пакета Microsoft Office. MS Access предназначена для разработки настольных баз данных и создания приложений баз данных архитектуры клиент-сервер, работающих под управлением операционных систем семейства Windows. Эта система доступна для пользователя любого уровня.
MS Access работает с объектами, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все связанные между собой объекты организованы в один файл, называемый базой данных.
Пакет Access входит в расширенную (профессиональную) поставку пакета MS Office и является более сложным в использовании по сравнению с пакетами Word и Excel.
Назначение: создание и использование баз данных.
База данных - набор логически связанной информации о некоторой области человеческой деятельности; база данных состоит из одной или нескольких связанных между собой таблиц; одна база данных пакета Access содержится в специальном файле с расширением. mdb (пример файла базы данных: Клиенты. mdb).
Система управления базами данных (СУБД) - набор программ, которые реализуют все необходимые операции с базами данных (создание, заполнение, хранение, обработка, вывод).
Таблица - набор записей одного и того же типа. Таблицы являются основой современных баз данных, каждая таблица должна иметь имя, уникальное для данной базы.
Запись - набор полей, описывающих структуру хранящейся в таблице информации. Поля в одной записи должны быть логически связаны друг с другом.
Поле - элементарная логически неделимая единица информации в базе данных. Каждое поле должно иметь уникальное имя и тип; тип поля зависит от типа хранящейся в нем информации; основными типами полей являются: числовой, текстовый (небольшой текст до 255 символов), счетчик (целые числа по порядку), поле МЕМО (большой произвольный текст), дата/время, денежный, поле объекта OLE (например - любое изображение); некоторые поля в таблице имеют специальное использование и называются ключевыми.
Ключевое поле (ключ) - специальное поле, определяющее уникальность каждой записи в данной таблице; ключевым может быть любое поле или группа полей, лишь бы они имели уникальный набор значений для каждой записи в таблице; в большинстве случаев уникальность обеспечивается введением в запись специального поля - порядкового номера или кода записи (тип - счетчик); при удалении или добавлении в таблицу записей уникальность значений этих полей отслеживается автоматически; ключевые поля имеют и другое использование, например - для сортировки данных по порядку и для связи таблиц друг с другом.
Простейшая база данных состоит из одной таблицы. Подавляющее большинство реальных баз данных состоят из нескольких связанных таблиц. Необходимость использования нескольких таблиц объясняется тем, что каждая таблица по возможности не должна содержать записи, в которых много повторяющихся данных. Это с одной стороны уменьшает объем хранимой информации, а с другой - устраняет избыточность информации в таблицах и существенно повышает эффективность использования базы данных. Разбиение всей хранимой в базе данных информации по отдельным таблицам является достаточно сложным и требует определенных знаний и опыта. Основой подобного разбиения является специальный математический аппарат реляционной алгебры.
Существуют специальные программные системы, которые на основе анализа обрабатываемых данных позволяют найти наилучшую структуру базы данных. Если две таблицы базы данных связаны между собой, то чаще всего тип этой связи определяется как «Один ко многим», т. е. одной записи в одной таблице (называемой в данном случае главной) соответствует несколько записей в другой таблице (подчиненной). Связь таблиц выполняется с помощью ключевых полей: подчиненная таблица кроме своего основного ключа содержит поле, имя и тип которого обычно совпадает с ключевым полем главной таблицы. Такое поле называют внешним ключом.
Работа с пакетом Access требует выполнения двух основных этапов:
Создание базы данных;
Использование базы данных для обработки информации.
В свою очередь, создание базы данных начинается с создания нового файла базы данных *.mdb и может выполняться следующим образом:
Полное «ручное» описание структуры базы данных как набора таблиц, записей и полей;
На основе имеющихся заготовок-шаблонов баз данных (всего их 22), из которых можно выбрать необходимые таблицы и поля.
Описание каждой таблицы включает в себя:
Задание имени таблицы;
Определение ключевого поля (обычно это поле счетчика-кода), которое задается на первом месте в списке полей;
Перечисление всех остальных входящих в таблицу полей с указанием их имен и типов.
После описания таблиц надо установить между ними связи с помощью внешних ключей. Для этого используется специальный визуальный инструмент, запускаемый по кнопке «Схема данных» на панели инструментов. Он позволяет выбрать связываемые таблицы и с помощью мыши «протянуть» связь между одноименными полями таблиц.
После этого можно начинать самый неинтересный, но необходимый этап - заполнение созданной базы информацией. Для этого обычно создаются специальные объекты - формы. Их назначение - ввод и дальнейшее редактирование хранящихся в базе данных. Форма - это набор полей ввода, соответствующих полям конкретной таблицы. Проще всего форму можно создать для конкретной таблицы автоматически с помощью кнопки «Новый объект / Автоформа». Каждой форме присваивается имя, под которым она сохраняется в файле базы данных и может быть использована в дальнейшем.
Использование созданной и заполненной базы данных основывается еще на двух основных понятиях - запрос и отчет. Запрос позволяет выполнить с хранящимися данными необходимые действия. Различают следующие типы запросов:
На выборку данных,
На добавление записей,
На удаление записей, на редактирование записей.
Наиболее часто используются запросы на выборку данных. Формирование запросов выполняется с помощью специального конструктора, который позволяет указать используемые в запросе таблицы, поля (не обязательно все, можно выбрать только необходимые!) и задать условия отбора данных. При задании условий можно использовать знаки отношений (=, <, >, <>), арифметических операций (+, -, *, /), логических опрециий(AND, OR, NOT, LIKE) и круглые скобки. Созданные запросы сохраняются в файле базы данных и могут использоваться многократно. На основе любого существующего запроса можно построить новый, изменив набор полей и условия отбора.
Отчеты аналогичны запросам на выборку данных, только ориентированы на принтерный вывод. Их также можно сохранить в файле базы данных и использовать в дальнейшем. В итоге, файл базы данных пакета Access содержит все используемые таблицы, формы, запросы и отчеты.
Эта статья содержит краткие сведения о базах данных: что это, чем они могут быть полезны, каковы функции их отдельных элементов. Здесь используется терминология, свойственная Microsoft Access, однако описываемые понятия применимы по отношению к любым базам данных.
Базы данных - это инструмент для сбора и структурирования информации. В базе могут храниться данные о людях, товарах, заказах и о многом другом. Многие базы данных изначально представляют собой небольшой список в текстовом редакторе или электронной таблице. По мере увеличения объема данных в списке постепенно появляются несоответствия и излишняя информация. Информация, отображенная в виде списка, становится непонятной. Кроме того, ограничены способы, с помощью которых можно искать и отображать подмножества данных. Как только начинают появляться эти проблемы, мы рекомендуем перенести всю информацию в базу данных, созданную в системе управления базами данных (СУБД), такой как Access.
Компьютерная база данных - это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, - это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Для файлов баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2016, Access 2013 и Access 2010), используется расширение ACCDB, а для баз данных, созданных в более ранних версиях Access, - MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно создавать файлы в форматах более ранних версий приложения (например, Access 2000 и Access 2002–2003).
Использование Access позволяет:
добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;
изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;
удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;
упорядочивать и просматривать данные различными способами;
обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.
Ниже приведены краткие описания элементов стандартной базы данных Access.
Таблица базы данных похожа на электронную таблицу - и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.
Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией .
Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием "Сотрудники" в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле - отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.
Записи и поля можно описать по-другому. Представьте старый библиотечный карточный каталог. Каждой карточке в шкафу соответствует запись в базе данных. Блоки информации на карточке (автор, название книги и т. д.) соответствуют полям в базе данных.
Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах .
С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.
С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть "Форма клиента", в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.
Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.
Дополнительные сведения о формах см. в статье Формы .
Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например "Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?" или "В каких городах живут наши клиенты?" Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.
Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.
Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций - находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.
Используются и так называемые "обновляемые" запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.
Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение. Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчета.
С помощью запроса на изменение, как видно из названия, можно выполнять определенные операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.
Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами .
Макросы в Access - это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.
Дополнительные сведения о макросах см. в статье Общие сведения о программировании в Access .
Подобно макросам, модули - это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.
