В этом посте мы хотели бы рассказать о том, как устроена и функционирует служба поддержки самого известного и высоконагруженного сервиса нашей группы компаний - Почты Mail.Ru, как она сегодня «выглядит» после недавно проведенной переделки структуры и повышения эффективности.
Расписание гибкое, составляется с учетом возможностей и желания работать каждого сотрудника:) Оплата зависит от количества смен. Логика простая: все смены сверх заложенной в оклад сотрудника минимальной выработки, оплачиваются по повышенной ставке - это стимулирует людей работать больше минимально положенного уровня.
Мы используем систему обработки заявок OTRS (Open-source Ticket Request System, http://www.otrs.org), популярный проект с открытым исходным кодом, работающий практически на всех платформах. OTRS используется во многих крупных компаниях, например, в Opera, MySQL AB, SuSE Linux AG, подошла она и нам. К сожалению, система «из коробки» (на момент внедрения это была версия 2.2.6) не подходила для работы с большими объемами данных (тысячи входящих писем в день и сотни тысяч тикетов в базе, параллельная работа десятков человек), поэтому в рамках нашего саппорта применяется модифицированная версия.
Изменения коснулись ускорения работы системы, пользовательского интерфейса, системы поиска, интеграции с внутренними инструментами и информационными системами службы поддержки. Подробный рассказ о нашей модернизации OTRS заслуживает отдельного поста - мы планируем рассказать о преимуществах системы перед другими решениями и нашем опыте внедрения в следующей публикации.
Профиты от внедрения OTRS:
Окончательному выбору города предшествовал анализ большого количества вариантов, включая, например, Воронеж и Иваново. Ключевыми параметрами для нас была возможность набора необходимого количества профессиональных кадров (в частности, качество и число имеющихся ВУЗов - ведь большинство работников будут студентами), стоимость Интернета и аренды, близость к офису в Москве, транспортная ситуация в городе и даже расположение собственно офиса. Например, проблемой может стать, если офис расположен в одной части города, а большинство ВУЗов или спальных районов - в другой, и части города плохо связаны транспортом. Это может внести коррективы в допустимое время начала или конца смены.
Чтобы обратиться в службу поддержки, пользователь может отправить заявку на один из почтовых ящиков Службы Поддержки (например, [email protected] или [email protected]) или заполнить специальную форму обращения (http://help.mail.ru/mail-support). Форма (серьезно переработанная) представляет собой «мастер решения проблем» и призвана помочь пользователю найти решение до обращения в Службу Поддержки.
Бывают случаи, что пользователь пишет свой запрос на персональный корпоративный ящик одного из сотрудников компании. Но и тут корпоративная политика такова, что такие запросы пользователей пересылаются на почтовый ящик [email protected].
Письма из всех источников собираются в OTRS. При получении новой заявки OTRS формирует тикет в системе и отправляет автоматический ответ пользователю с указанием номера тикета. Такой тикет попадает в очередь первой линии.
Мы используем двухуровневую схему работы, служба поддержки состоит из двух «линий». Каждая линия обладает своими правами доступа к тикетам (права определяют, например, возможные действия с тикетом и набор очередей, доступных сотруднику), а также своим набором внутренних инструментов. При этом прав доступа в почтовый ящик пользователя, равно как и чтения переписки нет ни у кого.
Чтобы больше к этому не возвращаться, сразу скажем, что происходит с повторными заявками. В целом, при ответе пользователю тикет «закрывается», т.е. остается в системе, но перестает постоянно «маячить» перед глазами саппортеров на переднем плане. Когда же письмо приходит в существующий тикет, он «открывается» и снова становится виден. Повторные заявки не проходят через первую линию - тикет открывается в той очереди, из которой был отправлен предыдущий ответ.
На первой линии все возможные действия с тикетами объединены в «цепочки», т.е. «в один клик» сотрудник может выбрать нужную последовательность действий:
Предположим, далее заявка попадает на вторую линию. Важно отметить, что прежде чем попасть в «руки» специалистам второй линии, все проблемы распределяются по очередям, что упрощает жизнь тем, кто будет с ними разбираться в дальнейшем, а также позволяет получать важную информацию - по каким направлениям возникает больше сложностей, а также отслеживать общую динамику потока заявок.
Хочется отметить, что если первая линия ориентирована на массовость и скорость ответов, то вторая линия подходит к каждой проблеме пользователя индивидуально. Главный критерий работы второй линии - то, насколько быстро пользователь получит ответ, который его удовлетворит. Все ответы, которые отправляют работники второй линии службы поддержки, пишутся непосредственно под проблему конкретного пользователя.
Также в рамках саппорта существует своя внутренняя база знаний, построенная на Wiki-платформе. Там не только собраны и постоянно обновляются внутренние инструкции, регламенты, полезная информация для новых сотрудников (все это радикально упрощает период адаптации вновь приходящих сотрудников и помогает им стать максимально эффективными в короткие сроки), но и постоянно накапливаются кейсы, методы решения типичных проблем, добавляются разнообразные how-to`s и т.д. Например, у нас выделен отдельный человек, отвечающий за актуальность документации по функциональным особенностям проекта.
Раз уж мы затронули вопрос прихода новых сотрудников, все новички проходят через четыре этапа обучения:
Также существует так называемое «ротационное обучение», когда люди на несколько смен перемещаются между разными линиями и группами, что способствуют лучшему пониманию сложностей, возникающих в работе друг друга, улучшает понимание процесса решения проблем - и, конечно, повышает командный дух.
Кстати, о мотивации. Существуют определенные наборы показателей, по которым оценивается работа специалистов в саппорте («стахановцы», само собой, получают бонусы) - причем как положительные, так и отрицательные (ставятся минусы за ошибки, например, некорректный форвард проблемы, что может серьезно затормозить получение пользователем конечного решения).
Все письма от веб-мастеров, рассыльщиков, владельцев сайтов и т.д. - всех тех, кто отправляет почту «неличного характера» на mail.ru - обрабатывает специально выделенный человек. Он ориентирован на то, чтобы качественно обработать все письма, приходящие на специально для этого предназначенный адрес [email protected], решить каждую проблему.
Порой недопонимание возникает из-за того, что люди, обращающиеся с проблемой на этот адрес, предоставляют слишком мало технической информации, необходимой для решения вопроса. А для качественного решения проблемы нам ее действительно нужно немало - коды ошибок, оригиналы писем и т.д. Пожалуйста, отнеситесь с пониманием;)
Если же у вас все-таки возникли непреодолимые сложности в общении с abuse - не молчите, а напишите об этом в комментариях к этому посту. Я лично расследую все особо сложные случаи.
Уже сейчас в новую структуру поддержки переносятся службы других проектов, в первую очередь Моего Мира, Агента, Поиска, ICQ и др.
Планируется пересмотреть структуру KPI и сделать их еще более амбициозными. Скорость ответа на запрос пользователя - не единственный важный параметр, на который стоит ориентироваться. В оценке эффективности службы мы стремимся ориентироваться не столько на количество и качество отправленных пользователям писем, сколько на факт реального решения проблемы (побудившей пользователя написать нам). Основываясь на этой идее, мы и строим систему сбалансированных показателей и метрик работы службы, опираясь в том числе и на отраслевые практики, такие как ITIL и COBIT. Добавить метки
Один из популярнейших почтовых сервисов в России. Количество аккаунтов уже давно превысило 400 млн. Трудно представить жизнь без хорошо работающей электронной почты. сайт решил узнать больше о тех, кто обеспечивает работу почтового сервиса, помогает пользователям со всеми возникающими трудностями. На наши вопросы ответил руководитель службы поддержки Почты Mail.Ru Дмитрий Чернышев .
- Какие вопросы чаще всего задают пользователи, с какими проблемами обращаются?
Чаще всего пользователи обращаются в техподдержку с просьбами восстановления пароля. Речь идет о случаях, когда человек не может восстановить доступ автоматизированными средствами (то есть не помнит ответ на секретный вопрос, не имеет привязанного телефона и дополнительного e-mail).
Нужно отметить, что количество таких обращений постепенно снижается с появлением возможности привязать номер телефона и использовать его в дальнейшем для восстановления доступа. Это говорит о том, что все больше пользователей понимают удобство и безопасность привязки телефона к почтовому ящику.
Вместе с тем, наблюдается рост вопросов по продвинутому функционалу (папки, фильтры, сбор почты с других ящиков и т. д.), пользователи начинают использовать почту не просто как инструмент отправки/чтения корреспонденции, а как удобный и продвинутый инструмент сбора, организации и хранения информации.
Что касается экзотики, тут все как в жизни. Например, бывают просьбы предоставить доступ к почте мужа/жены/парня/девушки в целях сохранения брака/отношений, но такие запросы мы никогда не выполняем. Какую бы приключенческую или жалостливую историю ни рассказывали, наш саппорт действует строго по регламенту и никому доступ не предоставляет.
Ведете ли вы "журнал" самых забавных обращений, никнеймов, логинов почты? Какие случаи из опыта были самыми смешными?
Нет, специально такой журнал мы не ведем: пользователь идет к нам за решением своей проблемы и для нас главное как можно быстрее ему помочь. Но забавные обращения, конечно, бывают. Вот, например, недавно обратился к нам пользователь с просьбой найти/вспомнить аккаунт. Пишет: "Мне дочь завела ящик примерно с таким именем (без домена), помогите!" Мы рекомендуем спросить у людей, которым она писала, и еще уточняем, точно ли в нашей почте был заведен ящик. На что она отвечает: "Конечно, у вас! Разве есть другая электронная почта?".
- Кого набирают на работу в техподдержку Почты Mail.Ru и как проходит их обучение?
Для ясности картины нужно сказать о структуре службы поддержки. Мы используем двухуровневую схему работы.
Практически все заявки попадают на первую линию, которая может:
- ответить на вопрос, имеющийся в базе знаний;
- уточнить недостающую информацию;
- закрыть заявку (например, пользователь написал, что проблема решена);
- категоризировать и передать заявку на вторую линию.
Вторая линия состоит из нескольких групп, каждая со своей специализацией (например, восстановление доступа/паролей, веб, проблемы мобильных приложений и т. д). Сотрудники второй линии имеют более высокую квалификацию. Если первая линия нацелена на скорость обработки и удержания потока заявок, то цель второй - максимально качественно и быстро решить проблему пользователя, применяя индивидуальный подход.
Набор сотрудников производится в первую линию, и только получив опыт работы, наиболее успешные пополняют вторую линию. Для работы в службе поддержки мы стараемся набирать людей, которые разбираются в технологиях, поэтому отдаем предпочтение студентам технических вузов. Также нашими критериями являются желание помочь другим людям, учиться, работать и достигать поставленных целей.
Процесс обучения состоит их нескольких этапов. Подготовительный: новичок изучает материалы по соответвующей программе обучения. Затем новичку выделяется "тренер", с которым совместно разбираются ключевые моменты и вопросы новичка. Далее новичок наблюдает за работой тренера, задает вопросы. Потом новичок работает, а тренер контролирует, корректирует. Далее следует аттестация.
У нас есть "ротационное обучение", когда сотрудник проходит мини-обучение на другой линии/группе. Например, сотрудник после полугода работы на второй линии попадает на обучение (за полгода многое поменялось) на первую линию. Это позволят лучше понимать работу смежных подразделений, вскрывать проблемы взглядом со стороны и "притирать" команду.
Сколько запросов в день получает техподдержка? Есть ли еще какая-то статистика его работы? Есть ли какие-то регламенты относительно того, как быстро нужно отвечать пользователям? Заявки рассматриваются в порядке поступления, или же какие-то вопросы надо решать в первую очередь?
Как я уже говорил, цель первой линии - максимально быстрая реакция на письмо пользователя. В день на первую линию попадает порядка 7-10 тысяч новых заявок, из них около 40% передается на вторую линию. Среднее время "ожидания" запроса на первой линии не превышает часа, высокая скорость обработки на первой линии позволяет кардинально сократить среднее "время жизни" запроса в целом. Разумеется, когда мы говорим о скорости реакции на заявку - это не означает "скорость любой ценой". Существуют метрики качества обработки заявок - как индивидуальные, так и по группе в целом.
Важно отметить, что прежде чем попасть "в руки" специалистам второй линии, все проблемы сортируются по группам, что упрощает жизнь тем, кто будет с ними разбираться в дальнейшем, позволяет получать важную информацию - по каким направлениям возникает больше сложностей, а также отслеживать общую динамику потока заявок.
Вторая линия состоит из наиболее опытных и квалифицированных сотрудников, прошедших специальное обучение. Работающим в этой группе людям свойственно шире рассматривать проблему. Сотрудники второй линии работают с каждым пользователем индивидуально, для того, чтобы дать не только грамотный, но и исчерпывающий ответ, который не будет требовать повторного обращения в саппорт.
Какой график работы у специалиста службы поддержки? Сильно ли варьируются зарплаты, от чего зависит их размер? Возможно, существуют некие показатели, за достижение которых можно получить премии? Если да, то какие это показатели?
Сейчас в службе поддержки работают более 50 сотрудников. Саппорт работает 7 дней в неделю по сменному графику, в будние дни это 2 смены по 6 часов (с 9 до 15 и с 15 до 21), в праздники и выходные - одна 8-ми часовая смена (это связано с меньшим потоком заявок в выходные). Такой график удобен для студентов и позволяет совмещать работу с дневной формой обучения.
Расписание гибкое, составляется с учетом возможностей и желания работать каждого сотрудника. Оплата зависит от количества смен. Логика простая: все смены сверх заложенной в оклад сотрудника минимальной выработки, оплачиваются по повышенной ставке - это стимулирует людей работать больше минимально положенного уровня.
Для меня вообще странно, что у такого масштабного сайта нет горячей линии для поддержки своих пользователей, все что мне удалось найти это два варианта на этом сайте:
Позвонить в техническую поддержку Мэйл нет возможности. Заходим на сайт Mail.Ru - в самом низу справа нажимаем Помощь , если открывшейся информации недостаточно, выбираем опять в самом низу Служба поддержки , находим нужную тему и пишем свое обращение.
ДОЗВОНИТЬСЯ НЕРЕАЛЬНО!несколько раз сегодня звонила, может, просто праздники? Но 5 января техподдержка такой серьезной компании должна по идее работать!
Итак, после долгих мучений я нашла форму для обратной связи. с которой хоть какой-то ответ пришел - вот она! Алилуя!
помощь и прочие разделы- это лишь ответы на готовые вопросы и ничего кроме! нет там никакой формы заявки! это просто обман.благодаря соцсетям отрыла вот ту ссылку. поэтому мой совет. как специалиста по SMM - сразу ищите группы компании в соцсетях и стучитесь со своей проблемой - быстрее помогут. вот мне уже пытаются вроде бы. Жду!
Толку нет обращаться а службу поддержки мэйл. ру. Не хотят работать, ничего не делают, чтобы исправлять баги или ошибки в играх. По вине ошибок в играх утеря игровых фишек никогда не возвращается. Воспользоваться бонусами в игре также невозможно из за очередных ошибок. Присылала им каждый раз по несколько скринов в качестве доказательств ошибок. Никто ничего не делает и делать не хочет. В ответах на почту приходят те же самые продублированные ответы или бесполезные ссылки. Так что, лучше к ним не обращаться. Как будто вы пишете в пустоту. В одноклассниках и то такого бардака нет. Больше не буду им указывать на баги, ошибки и недостатках в играх. Пусть загнутся раз не хотят оказывать помощь игрокам.
Я как-то обращалась в службу поддержки Mail.ru, точно скажу, что там телефона нет. Ответ только в письменном виде, но для начала там предлагают посмотреть ответы на часто задаваемые вопросы от Mail.ru и ответы опытных пользователей. В итоге я нашла ответ на свой вопрос, так и не задав его.
Панель службы поддержки находится в правом нижнем углу окна.
Телефона у техподдержки сайта Mail.Ru нет. Что бы обратиться за помощью на этом сайте нужно нажать кнопку Служба поддержки справа внизу, найти нужную тему и написать свое сообщение. Так же можно воспользоваться услугой Обратная связь , которая находится так же внизу главной страницы сайта.
К сожалению нет такой услуги: Позвонить с телефона или через веб-камеру в службу поддержки почтового сайта @mail.ru, но добиться их внимания и получить ответы на ваши вопросы написав им сообщение двумя способами:
Номера техподдержки Mail.Ru не существует, так что просто позвонить им не получится. Все вопросы нужно решать через форму обратной связи (кнопка внизу страницы справа) или в разделе Помощь - Служба поддержки.
На сайте Mail.Ru нет информации о номере телефона техподдержки. Администрация предлагает воспользоваться письменными формами обращений: https://help.mail.ru/mail-support
Служба поддержки при проблемах с Агентом Мэйл.
Служба поддержки при проблемах со страницей Мой Мир.
Чтобы найти их телефон, пришлось долго повозиться. Даже инвесторам и партнерам mail.ru в открытом доступе предлагает единственный способ связи - по электронной почте. Не знаю, что это - забота о сотрудниках или неуважение к клиентам, большинство из нас все же хотят живого общения. Однако мне есть чем похвастаться, прилагаю скриншот.
Позвонить в техподдержку Mail.Ru пока не представляется возможным.
Если вы хотите послать некое обращение в Мэйл ру, то тогда воспользуйтесь Службой поддержки, которая находится справа внизу на главной странице сайта.
КАК ОБМАНУТЬ ЛОХОТРОНЩИКОВ И ЗАРАБОТАТЬ. Я расскажу Как наглые лохотронщики обманывают людей на сумму в размере 5000рублей (Яндекс-Деньги), а некоторых на еще большие суммы. Как обмануть лохотронщиков и заработать 15000 рублей (Яндекс-Деньги) История «Как я лохонула их и получаю стабильно 15000 рублей » Нашела я в сети где-то статью приблизительно такого содержания: «Есть в системе Яндекс-Деньги волшебный кошелек, и все что вы на него пошлете вернется вам в утроенном размере!!! Любая сумма от 100 рублей и выше! Пошлете десять тысяч получите тридцать тысяч и т. д.». Конечно, всем понятно, лохотрон, но если порыть глубже… Я не поверила, но для теста послала, 100 рублей. Через где-то 5 часов проверил свой Яндекс кошелек и обнаружила перевод в 300 рублей! Я удивилась. Послала потом еще 100 рублей опять то же самое. Потом послала 300 рублей, мне пришло 900. Осмелев окончательно послала все что у меня было около 5000 рублей...Что было дальше, думаю, вы уже поняли. Никаких 15000 рублей мне никто не прислал, да и мои 5000 тоже исчезли навсегда... Понятно как они работают. У них на сервере стоит хитрая программка, которая принимает суммы от 100 рублей и примерно до 500 рублей (закидывала им 600 рублей и их забрали, а 500 закинула программа вернула 1500 рублей) Вот и заколачивают тысячи! В общем, это я к тому, что если быть аккуратным и выслать, небольшую сумму (они принимают любые суммы, но не меньше 100 рублей), то всегда можно получать в три раза больше. У них есть специальная программа, которая смотрит кто сколько переводов сделал и на какую сумму, чтобы определить когда нужно кидануть. Переводы суммой до 500 рублей они не забирают никогда. То есть, послав 500 рублей вы в любом случае получите 1500 рублей, т. к. сумма мелкая и они будут ждать пока вы пришлете больше. Если аккуратно слать им небольшие суммы то можно их обманывать. Они уже не смотрят на переводы сами, за них это делает специальный софт (программа), что упрощает вероятность их обмана. Я сейчас зарабатываю на этом около 15000 рублей в неделю (можно делать и больше). Это не миллионы, но это более-менее стабильный доход. Денег на этих кошельках сотни тысяч, и меня очень раздражает как они кидают людей, по этому надо их разорить. Вот сам Яндекс кошелек: 410014949655184 на который нужно отправлять деньги. Совет: Если на первом этапе у Вас совсем нет денег, то можете переводить сумму 100 рублей до тех пор пока не раскачаетесь и не получите сумму 500 Внимание! Повторяю! ставку поднимать не стоит, т. к. если ставка выше 500 рублей то программа их забирает даже и не пробуйте!!! Я делаю то же самое и получаю около 15000 в неделю, которых мне очень даже вполне хватает! это действительно работает
У меня сложилась неразрешимая ситуация. Год назад я зарегистрировала почтовый ящик на Mail.ru. До 30 июня 2011 года все было хорошо, но в этот день мой почтовый ящик взломали.
Выяснила я это следующим образом.
При попытке ввести логин и пароль получила, что логин или пароль введен неверно. После нескольких попыток, чувствуя себя дурой, решила воспользоваться сервисом восстановления пароля. Вот тут то и началась веселуха. Я ТОЧНО помню, что секретным вопросом на восстановление пароля была фамилия человека, а тут у меня стали требовать ответом на секретный вопрос номер паспорта.
По причине того, что я естественно не знаю ответа на вопрос который я не устанавливала, я решила заполнить предлагаемую форму, в которой так же секретным вопросом был номер паспорта, и в примечании указала, что меня взломали и изменили секретный вопрос. Сегодня мне пришел ответ:
Cекретный вопрос: Номер паспортa
Ответ на секретный вопрос: 00000000000
Пол: Ж
Возраст:
Регион: Россия
Город: Самара
Дата регистрации: 15-8-2010
Комментарии: на вопрос номер паспорта ответить не могу, потому, что секретный вопрос был другим
Для выдачи пароля этих данных недостаточно.
По предоставленным Вами данным мы не можем выслать Вам пароль.
Возможно, в Вашем запросе неверно указано имя почтового ящика или домен (mail.ru, inbox.ru, list.ru или bk.ru)
Если данный п/я был зарегистрирован не Вами лично - обратитесь за этой информацией к регистрировавшему его лицу.
Для восстановления пароля, укажите, пожалуйста, всю информацию, введённую при регистрации:
- имя п/я;
- секретный вопрос;
- ответ на него;
- город;
- ФИО.
Пожалуйста, попробуйте вспомнить:
- приблизительную дату регистрации данного п/я;
- какой электронный адрес был указан при его регистрации;
- на какой адрес стоит в нем пересылка (если таковая имеется);
- какие адреса могут находиться в адресной книге в этом п/я;
- какие папки кроме стандартных созданы в нем;
- с каких IP-адресов обычно осуществлялись заходы в этот п/я;
- приблизительную комбинацию символов в пароле;
- любую другую информацию, подтверждающую Ваши права на этот п/я.
Эту информацию введите в форме для восстановления пароля
С уважением,
Служба поддержки пользователей
почтовой системы Mail.ru
Извините, я полный профан в вышеперечисленных вопросах, я не знаю, как создать там папки кроме стандартных, и тем более я не знаю с каких IP-адресов обычно и тд...
Но как мне все это объяснить и кому?
Существует ли в принципе какой нибудь телефон технической поддержки, куда можно было бы позвонить, и с пообщаться живым человеком, который способен оценить сложившуюся ситуацию, принять решение, и сказать мне, что мне делать дальше?
На данном почтовом ящике имеется очень необходимая мне информация, и я очень хотела бы получить ее.
