Каждый пользователь Windows не однократно слышал о пакете программ MS Office, в частности про Excel. Основная ее функция - работа с таблицами. На первый взгляд среда программы покажется сложной, но прочитав данную статью, вы поймете, насколько все просто.
Для начала на компьютере должны быть установленные инструменты Microsoft (Word, Excel, Publisher и Power Point). Создается файл Excel за два клика. Нажмите правой кнопкой мыши по рабочему столу, затем выбираете раздел «Создать» → «Лист Microsoft Excel». После этого откройте файл.
С первого взгляда вы интуитивно понимаете, что в табличку нужно вносить значения, но нам этого недостаточно, поэтому каждую функцию Excel мы рассмотрим отдельно.
Выделение это стандартное действие, которое применяется для дальнейших операций.
Зажимаете левую кнопку мыши на одной клеточке, и перемещайте курсор вдоль столбца или строки, после завершения, отпускайте кнопку.
Бывают случаи, когда текст или число не помещается в ячейке. По физике программы в одной ячейке может храниться бесконечное количество информации, но для визуализации таблицы, можно увеличивать столбцы и строки.
Делается это одним действием. Сверху и сбоку таблицы – разметка. Вы зажимаете ЛКМ на границе разметки и тянете, корректируя размеры.
Совет! Если вы случайно испортите столбец или строчку, то воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl + Z. Таким образом, вы вернете в исходное состояние размеры столбца или строки.
На практике вам обязательно попадется момент, когда придется вставлять строку или столбец в таблице. Это делается при помощи пары действий.
Строки добавляются только сверху и слева. Для этого нажимаем на ячейку, сверху находим раздел «Вставить» и выбираем, что собираетесь вставить (столбец или строчку).
Для экономии времени, создавайте одновременно несколько столбцов. Можно выделить несколько ячеек по горизонтали, тогда добавится столько строк, сколько вы выделили. При выделении по вертикали, по такому же принципу создаются столбцы.
Совет! Это же действие можно провести, используя комбинации клавиш. Для этого выделяем столбец, нажимает Ctrl + Shift + «=» и у нас появляется пустой столбец слева. Аналогично создается пустая строчка.
Делаем из двух ячеек одну. Это действие выполняется очень быстро и просто. Ячейки можно объединять не только по горизонтали и по вертикали, а и одновременно, захватив, к примеру, два столбца по вертикали и 2 строки по горизонтали. Для этого выделяем все необходимые ячейки (минимум две) и вверху нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре».
По сути, Microsoft Excel построен на применении математических формул. Зная их, можно без проблем делать любые вычисления в таблице. Для того что бы понять как они используются вам будут предоставлены элементарные примеры.
Нам необходимо купить 5 папок. Одна папка стоит 20 рублей. Узнаем сумму, в которую нам обойдутся папки.
Вместо знака умножения (как было показано на примере) можно было использовать любой знак. Можете выбирать больше двух коэффициентов (при работе с действиями «+» и «-»). Так же действия можно комбинировать.
Внимание! Любые вычисления при помощи формул можно проводить только в одной строке или в одном столбце!
Как не странно звучит, но в обычной таблице можно создать «Умную» таблицу. Суть ее заключается в большем функционале. В ней можно задавать более интересные формулы, при помощи которых таблица станет автоматизированной.
Создается она простым нажатием на кнопку «Форматировать как таблицу». Далее выбираете дизайн (можете выбрать любой, в будущем его можно будет менять). Многие считают, что эта функция лишь раскрашивает таблицу, но это не так. После этого ваша таблица становится умной.
Совет! Если используете таблицы с большими данными, а строка, столбец или некоторая область должна быть на виду, воспользуйтесь функцией .
Спектр функций динамических таблиц огромен, потому мы остановимся на самых основных.
Есть несколько способов как
создать таблицу в Excel
. Таблицы могут быть разные -
сводная таблица, простая таблица Excel с формулами и без, др. Рассмотрим несколько видов таблиц и способов их создания.
Первый способ.
Как сделать таблицу в Excel
.
Чтобы создать самую простую таблицу – нужно выделить необходимое количество строк и столбцов и нарисовать все границы значком «Все границы»
на закладке «Главная» -> «Шрифт».
Затем шрифт заголовков, столбцов делаем жирным, внешние границы строки заголовков делаем жирными. Таким образом, мы выделили строку с заголовками столбцов.
Теперь внизу таблицы в ячейке под списком "ФИО" пишем «Итого:», и справа в ячейках устанавливаем формулы подсчета суммы.
Здесь удобнее и быстрее воспользоваться функцией «Автосумма».
Как установить автосумму, смотрите подробнее в статье "
Закладка листа Excel "Формулы
""
.
У нас получилась сумма по каждому столбцу. Выделим эти цифры жирным шрифтом.
Теперь узнаем разницу между суммой столбцов под названием «2» и «3» и столбцом под названием «1». Для этого вводим формулу.
Подробнее о формулах смотрите в статье «
Как написать формулу в Excel ».
Получилась разница «-614».
Теперь хотим узнать, сколько процентов от суммы столбца «2» занимает сумма столбца «3». Вводим формулу (смотрите на рисунке в строке формул).
Получилось «74,55%»
Вот по такому принципу можно составлять простые таблицы. Цифры и текст, заголовки, итоговые данные можно выделять цветом шрифта или цветом ячейки, курсивом, и. др. Смотрите статью "Формат Excel ".
При ежедневной работе в таблице Excel удобно установить текущее время и число
в таблицу. Смотрите "Текущая дата в Excel
".
Второй способ.
Вставить таблицу Excel.
Можно сделать таблицу, используя функции Excel "Вставка". Смотрите статью "
Закладка листа Excel "Вставка"
" .
Третий способ.
Можно выделить ячейки с данными и нажать сочетание клавиш Ctrl+T(английская буква Т на любой раскладке).
Четвертый способ.
Сводная таблица в Excel.
Как сделать сводную таблицу, смотрите в статье "Сводные таблицы Excel ".
В таблице Excel
можно сделать любые
бланки
, программы. Смотрите "Как сделать бланк в Excel
".
По данным таблицы можно построить график, диаграмму, др. "Как сделать график в Excel".
Можно настроить таблицу так, что при определенном условии, ячейки будут окрашиваться разным цветом. Например, если сумма превысила 10 000 рублей, то ячейка будет окрашиваться в красный цвет. Читайте статью "Условное форматирование в Excel ".
В готовую таблицу Excel можно вставить строки, столбцы
. "Как добавить строку, столбец в Excel
".
Об этих и других функциях таблицы Excel смотрите в разделах сайта.
Как практически применить таблицу Excel и график Excel, смотрите в статье "Практическое применение графика, таблицы Excel" .
Как практически составить таблицу,смотрите на примере таблицы семейного бюджета, читайте в статье "Таблица "Домашний, семейный бюджет в Excel"".
Для любого офисного работника или студента, да и каждого человека, связанного с компьютерами в повседневной жизни, совершенно необходимо уметь обращаться с офисными программами. Одной из таких и является Microsoft Office Excel. Для начала рассмотрим, как сделать таблицу в Excel.
В первую очередь пользователь должен осознавать, что создание таблицы в Excel - простейшее дело, ведь программная среда этого офисного приложения создана изначально именно для работы с таблицами.
После запуска приложения перед пользователем появляется рабочая область, состоящая из множества ячеек. То есть вам не надо задумываться, как сделать таблицу в Excel собственными руками, потому что она уже готова. Всё, что нужно сделать пользователю, это очертить границы и ячейки, в которые он будет вносить данные.
У начинающих пользователей возникает естественный вопрос о том, что делать с ячейками при печати. В этом случае необходимо понимать, что на печать выводятся только те, которые вы очертили, именно они в итоге будут вашей таблицей.
Для этого выделяем необходимую нам область, зажав левую кнопку мышки. Допустим, нам необходимо посчитать доход семьи за месяц, в котором 30 дней. Нам необходимо 3 столбца и 32 строки. Выделяем ячейки A1-С1 и растягиваем их вниз до А32-С32. Затем на панели находим кнопку границы и заливаем всю область так, чтобы получилась таблица в сетку. После этого приступаем к заполнению ячеек. В первой строке заполняем заголовок таблицы. Первый столбец озаглавим "Дата", второй - "Приход", третий - "Расход". После этого приступим к заполнению значений таблицы.
Надо заметить, что окрашивать границы таблицы и ячеек можно по-разному. Программа предоставляет пользователю различные варианты оформления границ. Это можно совершить следующим способом. Выделив необходимую область, нажимаете на неё правой кнопкой мышки и выбираете "Формат ячеек". Затем переходите на вкладку "Границы". Здесь имеется достаточно понятный интерфейс с образцом. Вы можете поэкспериментировать с выбором способа окрашивания границ вашей таблицы, а также типом линий.
Существует также немного другой способ попасть в это меню. Для этого нажимаем в верхней части экрана на панели управления на кнопку "Формат". В раскрывшемся списке выбираете "Ячейки". Перед вами появится точно такое же окно, как и в предыдущем варианте.
Разобравшись, как сделать таблицу в Excel, приступим к её наполнению. Для облегчения этой процедуры существует функция автозаполнения ячеек. Понятное дело, что в реальной ситуации таблица, которую мы создавали выше, будет заполняться построчно в течение месяца. Однако в нашем случае вам лучше заполнить ячейки столбцов "Приход" и "Расход" собственноручно.
Для заполнения столбца "Дата" воспользуемся функцией автозаполнения. В ячейке А2 укажем значение "1", а ячейке А3 присвоим значение "2". После этого выделим две эти ячейки мышкой и наведём указатель на правый нижний угол выделенной области. Появится перекрестие. Зажав левую кнопку мышки, растянем эту область до ячейки А31. Таким образом у нас получилась таблица данных в Excel.
Если вы всё сделали правильно, то у вас должен был выйти столбец с цифрами от 1 до 30. Как понимаете, Excel автоматически определил арифметический принцип, по которому вы собирались заполнять столбец. Если бы вы указали последовательно цифры 1 и 3, тогда программа выдала бы вам исключительно нечётные числа.
Таблицы в Excel служат не только для хранения данных, но и для подсчета значений, исходя из введённых данных. Теперь разберёмся, как сделать таблицу в Excel с формулами.
После заполнения таблицы у нас осталась незаполненная нижняя строка. Сюда, в ячейку А32, вносим слово "Итого". Как вы поняли, здесь мы рассчитаем суммарный доход и расход семьи за месяц. Для того чтобы нам не пришлось вручную с помощью калькулятора рассчитывать итог, в Excel встроено множество различных функций и формул.
В нашей ситуации для подсчета итогового значения нам пригодится одна из простейших функций суммирования. Есть два способа сложить значения в столбцах.
Для вычисления суммы следующего столбца просто выделяем ячейку B32 и, как при автозаполнении, перетаскиваем в ячейку С32. Программа автоматически сместит все значения на одну ячейку вправо и посчитает следующий столбец.
В некоторых случаях вам могут пригодиться сводные таблицы Excel. Они предназначены для совмещения данных из нескольких таблиц. Для создания такой выделите вашу таблицу, а затем на панели управления выберите "Данные" - "Сводная таблица". После серии диалоговых окон, которые могу помочь вам настроить таблицу, появится поле, состоящее из трёх элементов.
В поля строк перетащите один столбец, который вы считаете основным и по которому хотите сделать выборку. В поле данных перетащите столбец с данными, которые должны быть посчитаны.
Поле, предназначенное для перетаскивания столбцов, служит для сортировки данных по какому-либо признаку. Сюда вы также можете перенести необходимое условие/фильтр для выборки данных.
Прочитав эту статью, вы должны были научиться создавать и работать с простейшими видами таблиц, а также осуществлять операции с данными. Мы кратко рассмотрели создание сводной таблицы. Это должно вам помочь освоиться в среде Microsoft Office и чувствовать себя увереннее в программе Excel.
Навыки работы с офисными программами прививаются еще в детском возрасте. Многие школы стали включать этот раздел в свои образовательные программы. При поступлении в образовательное учреждение высшего профиля студенты уже должны иметь простой навык работы с таблицами и текстами, для того чтобы образовательный процесс соответствовал реалиям рабочей среды. Многие специализированные программы на предприятиях имеют возможность выгрузить отчеты в Excel, которые нужно уметь быстро обрабатывать и анализировать. Подавляющая часть предприятий использует эту программу в своей ежедневной работе, создавая отчетность, храня и анализируя данные.
Для примитивных задач MS Excel сводится к построению таблиц и их анализу с помощью простых формул. Гуру программы могут создавать целые шаблоны для расчетов, построения прогнозов, создавая свой продукт с помощью VBA-программирования. При сильном желании и достаточном уровне владения всю аналитическую часть можно делать с ее помощью, не покупая дорогостоящее ПО. Если ваши познания в этой программе ограничены, то начать стоит с основ Excel. Как создать таблицу в ней?
Если для вас это первое знакомство с офисными программами, начать нужно с создания нового документа. Для этого необходимо выбрать папку, где будет располагаться документ, или использовать рабочий стол для этих целей.
Выберем второй вариант. Наводим курсор мыши на свободную область рабочего стола и нажимаем правую кнопку. В появившемся диалоговом окне выбираем пункт "Создать". Далее нам становится доступной следующая вкладка, на которой мы выбираем "Лист Microsoft Excel". На рабочем столе появился значок, наименование которого по умолчанию прописывается стандартно. Его можно изменить, например, на "Книга 1" или любой другой вариант. Для этого, пока текст в значке выделен синим цветом, мы стираем старую надпись и пишем то, что нам необходимо.
Осталось только навести курсор мыши на значок "Книга 1", левой кнопкой быстро нажать два раза, и перед нами открытый чистый лист, с которым будем работать. Для удобства восприятия информации о том, как создать таблицу в Excel" - пошаговая инструкция вам в помощь.
Для первых экспериментов с таблицами рекомендуется вооружиться бумагой и ручкой, чтобы сначала вручную нарисовать необходимый вид и прикинуть, как удобнее и информативнее разместить данные. Это убережет вас от переделывания уже готового массива внесенной информации из-за того, что ею неудобно пользоваться. Теперь создадим таблицу в MS Excel
Чтобы начать заполнение пустых ячеек, необходимо выделить нужную правой кнопкой мыши. Она поменяет цвет рамки на зеленый, а контур станет жирнее. Вы в любой момент можете перейти в другую клетку, используя компьютерную мышь или стрелки на клавиатуре.
Сначала рекомендуем начать с заполнения наименования строчек и столбцов для удобства навигации. Например, перед нами стоит задача сделать расчет по затратам на организацию детского праздника чтобы выбрать наиболее экономичный вариант.
Начинаем заполнение с шапки. Отступаем одну ячейку и в следующей строчке пишем варианты, из которых будем выбирать. В нашем случае оцениваются 4 детских развлекательных центра - Вариант 1, Вариант 2 и так далее. В качестве критериев было выбрано: Проход, Квест, Дополнительные развлечения, Украшения, Меню, Торт и Фотограф. Мера измерения - российские рубли. С помощью бегунка пришлось раздвинуть столбцы, чтобы поместилось наименование шапки целиком.
На основе собранной информации по четырем точкам выставляем соответствующие значения напротив каждой пары Вариант - Показатель. Заполненные ячейки выгладят так, как показано ниже.
Для того чтобы создать таблицу в Excel как полагается, необходимо добавить расчеты. Самая первая формула, которой в совершенстве должен владеть каждый пользователь, - суммирование значений. Для этого в столбце "Вариант 1" встаем на первую пустую ячейку после введенных данных.
Во вкладке "Главная" в меню сверху пространства для заполнения с правой стороны ищем значок большой буквы Е. На рисунке она выделена красным прямоугольником. Нажимаем на него левой кнопкой мыши. Итогом наших действий должна стать пунктирная граница по значениям столбца. За правый верхний угол вытягиваем область выделения, чтобы она охватила пустую ячейку "Проход" в столбце "Вариант 1".
Чтобы быстрее закончить с математикой, нужно "протянуть формулу" для подсчета итоговых сумм в столбцах "Вариант 2" - "Вариант 4". Для этого активизируем ячейку нажатием кнопкой мыши. Ставим курсор в правый нижний угол выделенной зеленой области. Вместо курсора должен появиться жирный "крест". Тянем его вправо через все столбцы, где нужно сделать расчет. В этот момент зеленым контуром выделены уже четыре ячейки. Нажимаем клавишу Enter и получаем итоговые значения стоимости проведения детского праздника по четырем вариантам.
Для простого домашнего расчета манипуляций такого рода вполне достаточно. Но для выполнения поручений от руководства придется научиться представлять данные в красивом виде. На основе этого же примера рассмотрим пошаговую инструкцию, как создать в Excel таблицу с выделенными границами.
Необходимо выделить всю область, которую нужно форматировать. Для этого левой кнопкой мыши нажимаем на первую верхнюю ячейку и, удерживая ее в таком положении, двигаем компьютерную мышку таким образом, чтобы все необходимые ячейки в ней были выделены. В верхнем меню ищем обозначение "квадратиков" там, где меняются размер и начертание шрифта. Нажимаем на стрелочку внизу. У нас появляется список возможных манипуляций с границами таблицы. Чтобы создать в Excel таблицу, как требуется в большинстве случаев, выбираем пункт "Все границы".
Чтобы создать таблицу в Excel, как того требует деловой этикет, необходимо немного поработать с ее содержимым. Сначала выравниваем по центру горизонтальную шапку таблицы и делаем текст в ней полужирным. Для этого выделяем все четыре ячейки, как делали раньше, и нажимаем на иконку "Ж" в верхнем меню таблицы в области работы со шрифтами. В соседнем поле выбираем центральную штриховку и наблюдаем, как наша таблица преобразуется на глазах. Таким же образом можно выделить итоговую строчку с расчетами.
Теперь поработаем над значениями. Выделяем все ячейки, где есть данные. В области работы "Число" нажимаем иконку с тремя нулями ("000"). У нас появляются сотые доли, которые легко удалить, если два раза нажать на иконку из этого же поля.
С помощью нехитрых манипуляций можно будет создать таблицу в Excel, как того требует руководство.
Помимо стандартных таблиц, офисная программа имеет расширенные возможности для анализа необходимой информации. Начнем с того, что нужно создать таблицу данных в Excel. Указанный инструмент позволяет производить факторный анализ по двум переменным и имеет широкую сферу применения. Его часто используют, чтобы рассчитать ежемесячный платеж по кредитам, процент переплаты и другие финансовые показатели. Его применение оправдано, когда речь идет о большом массиве данных, где слепое копирование формул не принесет должного результата. Информация о формуле содержится в ленте "Данные" - "Анализ данных" - "Таблица данных".
Еще одна особенность программы позволяет на отдельном листе создать новую таблицу, которая кратко подводит итоги анализа данных по первоисточнику.
Чтобы было возможным создать сводную таблицу в Excel как отдельный аналитический инструмент, необходимо во вкладке "Вставка" выбрать соответствующую иконку "Сводная таблица". Имеет смысл применить эту функцию, когда идет многократное повторение одного наименования аргумента у разных операторов.
Microsoft Excel 2007 — программа для работы с электронными таблицами, позволяющая производить сложные расчёты с использованием встроенных функций, сортировать данные, строить диаграммы и графики, а также вести базы данных.
Рабочая область Excel представляет собой прямоугольную таблицу, строки которой нумеруются числами, а столбцы — буквами латинского алфавита. Место пересечения строки и столбца называется ячейкой. Процесс создания рабочей таблицы состоит из нескольких этапов: ввода необходимой информации в ячейки, редактирования и форматирования данных и таблицы. В качестве примера попробуем создать таблицу в Excel 2007 и рассмотрим основные нюансы при этом.
Быстрая навигация по статье
В ячейки можно вносить данные разных видов: числа, тексты, формулы. Информация будет внесена в текущую ячейку (ту, в которой находится курсор). Для ввода чисел необходимо:
Число с большим количеством цифр в дробной части округляется (но в строке формул можно увидеть его полное представление). Очень большое и очень маленькое число записывается в экспоненциальном виде (E-N или E+N, что означает 10N).
Текст в Excel — любой набор символов, который выравнивается по левому краю ячейки. Для набора текста нужно:
Если соседняя справа ячейка пуста, текст буде полностью отображаться в ячейках таблицы. Если в соседнюю справа ячейку внести какую-то информацию, отображаться будет только то, что помещается в ячейку. Данная особенность называется принципом наложения текста.
Формулы используются для проведения математических и статистических расчётов, а также вычисления логических и многих других функций. Для их набора потребуется:
Вместо имён переменных в формулах используются ссылки на ячейки, в которых размещаются значения переменных. Ссылки могут быть относительными (А5 - при копировании имя меняется), абсолютными ($A$5 - не меняется), либо смешанными ($A5 или A$5 - меняется часть без знака $).
Изменить содержимое ячейки после внесения данных можно несколькими способами:
Для придания таблице требуемого вида нужно установить нужный шрифт, задать границы, залить ячейки цветом и т.д. Форматирование удобнее всего проводить, используя контекстное меню:
