Совсем недавно мне для одного заказа нужно было сделать, чтобы при нажатии по ссылке «прайс» скачивался PDF файл с перечнем автозапчастей и цен. Сам прайс находился в формате Excel.
И передо мной стояла задача преобразовать прайс в формате Excel в формат PDF.
Спросите зачем?
Отвечу так, если скачать в Excel, тогда можно видеть различные накрутки в ценах, а также можно сделать исправления. Если же преобразовать в PDF- формат, редактировать пункты нельзя будет, да и увидеть формулы накрутки тоже.
1). Перейдите на официальный сайт и скачайте приложение к Microsoft Office. Это абсолютно бесплатно. Размер файла примерно (935 КБ).
После того, как вы нажмете « Скачать » , может появиться окошко с предложением от Мicrosoft с рекомендуемыми предложениями. Просто жмите внизу справа кнопку «Отказаться и продолжить» :
2). Запустите скачанный файл «SaveAsPDFandXPS.exe ». Установка будет длиться примерно 30 секунд (не долго).
3). Теперь откройте Excel документ с содержимым. Нажмите в меню на кнопку «Office» => «Сохранить как » => «PDF или XPS »:
В открывшемся окне заполните поля:
Имя файла
– дайте название файлу
Тип файла
– укажите PDF
Жмите «
Сохранить
»:
Вот такие не сложные действия потребовались мне для преобразования пдф в эксель.
Если «криво» получилось преобразовать таблицу в ПДФ-е, не расстраивайтесь. Можно сделать такой хитрый ход .
Выделите и скопируйте с файла эксель таблицу (CTRL+C
) и вставьте ее в новый вордовский документ. По необходимости раздвигайте ячейки таблиц так, чтобы вся таблица поместилась в документ.
Изображение можно увеличить
Можете воспользоваться онлайн онлайн преобразователем
Если вам нужно из пдф преобразовать в эксель , можно воспользоваться онлайн сервисом
Перетащите pdf файл прямо в предложенное поле или нажмите на кнопку «Выберите файл » и укажите место расположения pdf.
После завершения на ваш компьютер скачается уже готовый, преобразованный эксель-файл.
Вот и все.
В программе Microsoft Office Excel пользователи могут работать с электронными таблицами . Они представляют собой сетку ячеек, которые содержат информацию. Помимо возможности заполнения книги Excel, можно выполнять различные математические операции, создавать визуальные диаграммы и вставлять прочие элементы. Программа также работает с данными из других источников и баз данных, а результат пользователь может сохранить в одном из нескольких популярных форматов.
Рассматриваем различные варианты конвертации файлов
Сохранение файла Excel в PDF чаще всего используется в двух случаях - когда документ нужно передать:
Кроме того, документы в формате PDF могут быть открыты на любом компьютере, даже если на нём не установлен Excel той или иной версии. Конвертацию документа в другой формат можно сделать несколькими способами. К ним относится использование возможностей Экселя - эта функция впервые появилась в версии 2010 года.
Бывают и обратные ситуации - когда PDF нужно конвертировать в файл Excel. Например, в том случае, когда коллега отправляет вам данные из недавнего отчёта или проекта, либо вы скачали файл, автор которого хотел сделать чтение более простым или скрыть формулы Excel. В любом случае, если вам нужно работать с документом и вносить изменения, его придётся перевести из PDF в XLS.
Структура таблицы в Экселе довольно сложная. Редактируемые ячейки содержат не только обычную информацию, но и формулы, внешние ссылки и графические элементы. Этот фактор усложняет оборот документов в программе.
Для того чтобы увеличить вероятность, что другой пользователь сможет открыть и прочитать документ, можно перевести его в PDF . Это также удобно в том случае, когда нужно скрыть от сторонних людей формулы, по которым были рассчитаны те или иные показатели в ячейках книги. Перед тем как отправить файл по почте или выложить его в общий доступ, сделайте конвертацию в PDF одним из способов:
Документ в формате PDF, который вы получите любым из способов, будет отличаться целостной структурой. Он может быть открыт на любом, в том числе мобильном, устройстве, а также не может быть редактирован читателем. Такой файл не содержит ссылок на сторонние ресурсы и формулы расчёта.
Для использования этого способа вам не придётся искать сторонние сервисы - онлайн или скачиваемые. Всё делается в Экселе:
При сохранении можно задать дополнительные параметры
Этот способ подходит для тех случаев, когда Эксель не позволяет конвертировать, так как в установленной версии нет такой возможности. Обойти ограничение можно, установив специальную надстройку (плагин), которая называется «Save as PDF and XPS». Вы можете загрузить функционал с официального сайта Microsoft - это бесплатно.
Для самого перевода нужно:
Для того чтобы было удобнее работать с функцией, используйте возможности по выделению ячеек или сохранению целой страницы или листа, которые описаны в прошлом способе.
В зависимости от версии Офиса пункты меню могут немного отличаться
В интернете существует большое количество конвертеров, которые позволяют за несколько кликов преобразовать XLS в PDF. Большинство из них делают это бесплатно либо предлагают пользователю демонстрационный режим. Для конвертации обычно нужно:
Все сервисы имеют схожий функционал, но рекомендуется выбирать проверенные, чтобы на компьютер не попали вирусы. Тем не менее способ не рекомендован, если есть возможность выполнить конвертацию непосредственно в Эксель. Это сложнее и дольше, а некоторые службы дают ограниченные возможности или просят заплатить за преобразование.
Один из множества примеров онлайн-инструментов
Как и онлайн-сервисы, такие программы позволяют сделать преобразование, не используя функционал Экселя. Это нужно в тех случаях, когда версия редактора не позволяет проделать в нём процесс. Программы работают по принципу виртуального принтера - они принимают ваш файл «в печать», но вместо выдачи бумажного документа сохраняют его в другую директорию. При этом во время процесса можно изменить формат, в том числе из XLS в PDF.
Одна из лучших программ для преображения вне Экселя - Универсальный Конвертер Документов. Он добавляет в главное меню редактора несколько функций в виде «горячих» клавиш, чтобы было проще сохранять файл в другом формате. Установив Универсальный Конвертер, вы сможете за пару нажатий перевести документ Эксель в PDF:
Этот способ, как и в случае с онлайн-сервисами, рекомендован для тех версий Эксель, в которых невозможно выполнить конвертацию с использованием встроенных функций.
Универсальный Конвертер Документов встраивается в программу
Если вам нужно сделать так, чтобы один лист книги Эксель занимал одну страницу в PDF и при этом отображался корректно:
Подогнать документ под формат листа очень просто
Если вы регулярно создаёте большое количество документов XLS, которые нужно переводить в PDF, это можно сделать с помощью автоматической функции . Она будет делать работу быстрее, а вам не придётся производить все действия вручную.
Такая возможность есть в Универсальном Конвертере Документов. Для её активации нужно сделать настройки:
Вы также можете использовать скачиваемую программу Folder Mill, которая способна работать с большим количеством файлов различных форматов, поступающих из внешних источников. Она создавалась для того, чтобы упростить работу сотрудникам компаний, которым приходилось конвертировать всё вручную. Используйте Folder Mill - в настройках укажите, чтобы файлы преобразовывались в PDF, после чего начнётся автоматическая конвертация.
Приложение актуально при большом количестве конвертируемых документов
Защита от доступа без соответствующего кода нужна для того, чтобы предотвратить чтение файла сторонними лицами. Самый простой способ сделать это - также использовать Универсальный Конвертер Документов. Для активации защиты нужно:
Обратные ситуации, когда нужно преобразовать PDF в Excel, случаются, если вам отправили файл, автор которого не учёл, что вы захотите выполнить редактирование. Кроме того, документы PDF нередко являются единственным доступным форматом при скачивании различных таблиц с расценками компаний. Они рассчитаны на то, что файл будет доступен в любой системе, даже если на устройстве нет Excel.
В отличие от первичного преобразования таблицы Эксель в документ PDF, обратная процедура более сложная. Тем не менее её также можно выполнить в редакторе - для этого придётся использовать один из двух вариантов:
Популярный просмотрщик от Adobe предоставляет такую возможность
Этот способ не требует скачивания специальных программ или использования онлайн-сервисов - достаточно Acrobat Reader, который есть почти на каждом компьютере. Для преобразования нужно:
Последовательность операций состоит из нескольких этапов
В интернете есть много программ для того, чтобы превратить XLS в PDF. В отличие от обратного действия, при такой конвертации воспользоваться сервисом обычно проще. Обычно процедура происходит следующим образом:
Во многих программах есть ограничение на объём данных или количество файлов, которые предлагают снять, получив платный доступ. Некоторые сервисы требуют ввести почтовый адрес, чтобы выслать файл на него. Скорее всего, вам придётся довести таблицу до желаемого вида, так как сервисы редко справляются с форматированием - особенно сложных документов. Тем не менее они выполняют основную работу и требуют всего несколько кликов для запуска конвертации.
Пример онлайн-сервиса для преобразования
Есть большое количество конвертеров, которые можно загрузить для использования. Обычно самые эффективные - платные. Их стоит покупать в том случае, если предстоит работа с большим количеством документов. Обычно процесс происходит примерно так:
Документы PDF имеют большую популярность, так как могут быть открыты на любом компьютере. Конвертация XLS в PDF нужна для того, чтобы облегчить запуск на разных устройствах, упростить чтение и запретить редактирование и просмотр свойств ячеек таблицы. Обратное преобразование нужно для работы с данными таблицы в интерфейсе Excel.
Иногда бывают случаи, когда созданные в редакторе Excel отчеты или таблицы нужно представить в виде обычного документа. То есть нужен готовый результат, без возможности редактирования данных. В данной статье мы рассмотрим, как происходит конвертация Эксель файлов в формат ПДФ. Для этой цели существует очень много различных методов. Рассмотрим каждый из них более внимательно.
Эксель – очень мощная программа, которая может справиться с этой задачей несколькими способами.
Для того чтобы преобразовать вашу книгу в другой формат, нужно выполнить следующие действия.
Результат будет следующим.
Как видите, преобразование получилось не совсем удачным, поскольку границы таблицы получились слишком «толстыми». А это смотрится не очень хорошо.
Более аккуратное конвертирование происходит через другой раздел меню. Для этого нужно выполнить следующие действия.
Данный способ намного лучше, чем обычное сохранение книги.
Если на вашем компьютере установлена данная программа , то вы сможете сделать следующее.
Если вы не хотите сохранять всю книгу целиком, то для указания нужных листов необходимо использовать кнопки:
Кроме описанных выше способов, еще существует возможность экспорта данных. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
Данный список может содержать и больше позиций. Всё зависит от того, какие программы установлены на вашем компьютере.
В правой части программы отображается подробное описание данного метода.
При нажатии на «Создать Adobe PDF» вы увидите точно такое же окно, что было описано немного выше.
Данный формат отличается тем, что содержимое будет заблокировано для дальнейшего редактирования.
При нажатии на «Создать PDF/XPS» вы увидите следующее окно. Здесь вы сможете указать нужный вам вариант оптимизации документа.
При нажатии на кнопку «Параметры» у вас откроется соответствующее окошко.
В конце нужно указать путь и имя файла. Для сохранения достаточно кликнуть на кнопку «Опубликовать».
В данном случае вам предложат различные варианты для сохранения книги в другом формате.
В списке книг нет варианта «PDF». Поэтому придется нажать на кнопку «Сохранить как». В результате этого мы окажемся там же, где были в самом начале статьи.
В старом редакторе Эксель, разумеется, возможностей намного меньше. Например, если перейти в раздел сохранения книги, вы не найдете там большого списка современных форматов. Пункт ПДФ там также отсутствует.
Вы его не найдете, даже если прокрутите ползунок до самого низа.
Кроме этого, существует возможность преобразования фалов при помощи онлайн-сервисов (сайтов). Если открыть поисковую систему «Яндекс» и вбить соответствующий запрос, то вы увидите следующий результат.
Рассмотрим некоторые из них.
Данный сервис имеет довольно простой дизайн. Принцип работы также несложен.
Всё выглядите нормально, кроме строчек после таблицы. Дело в том, что в редакторе Excel они были увеличены по высоте и при этом использовалась функция «перенос текста». Видимо, данный сервис не может корректно преобразовать подобный формат. По остальным пунктам – всё на высоком уровне.
Данный сайт по возможностям значительно опережает описанный выше портал.
Поскольку здесь можно выполнить следующие операции.
Кроме того, здесь есть официальная программа-переводчик файлов любых форматов.
Процесс работы с сайтом довольно простой.
Этот сайт так же, как и предыдущий, демонстрирует свои широкие возможности конвертации.
Для того чтобы воспользоваться возможностями данного сервиса, нужно выполнить следующие действия.
Границы таблицы снова большой толщины. Кроме этого, как и во всех онлайн-сервисах – у нас некорректно отображаются ячейки с переносом текста.
Вследствие всего описанного выше можно сделать следующий вывод: если в вашей книге используются переносы слов, то лучше воспользоваться возможностями виртуального принтера или редактора Microsoft Excel.
В качестве примера возьмем программу «FoxPDF Excel to PDF Converter». Её можно скачать как на официальном сайте , так и на любом другом soft-портале.
Данное приложение условно-бесплатное, то есть вы сможете пользоваться этим приложением без оплаты лишь определенный срок. В данном случае – 30 дней. Потом придется заплатить 29,95 долларов.
Для запуска пробного режима нажмите на кнопку «Continue to Try». После этого вы увидите следующее.
Приложение выглядит довольно внушающим. Ведь не просто так они просят за него почти 30 баксов. Для того чтобы проверить его возможности, нужно выполнить следующие действия.
Практически каждому пункту соответствует своя горячая клавиша. Обратите внимание на то, что можно добавлять несколько файлов. Кроме этого, напротив каждой книги можно поставить галочку. Это значит, что вы можете добавить 10 файлов, а конвертировать только те, которые будут активны.
Все строки видны, но опять же – мы видим наложение. Кроме этого, появился большой водяной знак «Trial Version». По факту – пока вы не оплатите, нормально пользоваться данным приложением будет невозможно.
В данной статье мы рассмотрели всевозможные методы конвертации экселевских файлов в PDF формат. Вы можете выбрать любой из них, который вам понравится больше всего или кажется самым простым.
Если у вас что-то не получается, возможно, у вас на компьютере не установлены виртуальные принтеры или вы выбираете не тот формат файла.
Если вам до сих пор ничего не понятно или же остались какие-то неясные моменты, вы всегда можете найти на них ответы в приложенном ниже ролике, в котором есть дополнительные советы к описанной выше статье.
Требуется зафиксировать результат, чтобы исключить возможность редактирования. Один из вариантов, как добиться желаемого результата - преобразовать Excel в PDF-формат.
Одним из самых простых способов преобразовать Excel в PDF является сохранение документа в данном формате. Для этого необходимо выбрать меню "Файл", где кликнуть по пункту "Сохранить как".
В открывшемся окне вам будет предложено выбрать путь и имя, под которым будет сохранён файл, а также расширение, где необходимо найти формат PDF. После выбора параметров оптимизации и диапазона сохраняемых данных останется только щёлкнуть кнопкой мыши по кнопке "Сохранить". В результате по выбранному адресу будет создан файл, который содержит всю отмеченную информацию.
Однако в некоторых ранних версия Excel в списке допустимых форматов отсутствует пункт PDF. В этом случае стоит воспользоваться другим способом, установив специальную надстройку для программы. Она позволит преобразовать Excel в PDF даже в случае отсутствия программы, поддерживающей работу с данным форматом. Этот плагин называется Save as PDF and XPS. Его можно бесплатно скачать с официального сайта Microsoft.
После установки плагина для сохранения документа в формате PDF следует выполнить три простых шага. В меню "Файл" необходимо найти пункт "Сохранить и отправить" для версий программы 2007-го и 2010-го годов, и "Сохранить как" - для остальных. В первом случае в меню останется выбрать пункт "Создать документ PDF/XPS", который откроет окно с настройками, аналогичными параметрам сохранения документа в редакторе. Во втором случае в развернувшемся меню необходимо найти PDF или XPS, который вызовет такое же окно. Так же, как и в редакторе, надстройка предлагает пользователю как сохранить документ целиком, так и оставить лишь выбранный диапазон ячеек в таблице.
Если же возможности воспользоваться предложенными выше способами нет, то преобразовать Excel в PDF поможет специальный конвертер. В настоящий момент существуют как специальные онлайн-сервисы, так и программы, не требующие подключения к Сети. Те и другие используют одинаковый алгоритм действий, выдавая аналогичные результаты.
В случае использования веб-приложений, требуется лишь загрузить искомый документ, после чего через некоторое время следует скачать полученный результат. В офлайн-программе достаточно лишь выбрать соответствующий файл, указать параметры и путь сохранения документа. Одним из преимуществ, которым обладает конвертер (PDF в Excel), является то, что он также может переводить без использования специальных программ.
Вернуть исходный формат может потребоваться при необходимости продолжить работу с файлом. Так, если преобразовать Excel в PDF, то все данные останутся, но формулы будут недоступны пользователю. Таким образом, желая сохранить процесс получения результатов в тайне, достаточно выполнить преобразование документа дважды. И если перевести может помочь и сам редактор, то гарантированно вернуть данные сможет только конвертер PDF в Excel.
PDF — разрабатывался как формат представления книг и журналов на компьютерах. В быту и бизнесе чаще всего применяется для создания, так сказать, неизменяемых документов. К примеру, вы создали таблицу с тарифами или договор и вам нужно переслать его клиенту — чтобы клиент ничего там не менял лучше всего сохранить в PDF. Ведь Excel можно легко , даже если его защитить паролем.
XML — разрабатывался как язык удобный для обработки документов программами и удобный и понятный для работы с документом человеком. Можно сказать формат специально созданный для Интернет. Очень часто через такой универсальный язык проходят обмены между двумя программами. К примеру автоматическая выгрузка из Access и загрузка в 1С.
Полный список доступных форматов показан на картинке:
Как и показано ранее, для сохранения Excel в PDF нужно зайти в меню, выбрать Сохранить как — далее пункт PDF или XPS (на первой картинке).
XPS — это тоже специальный формат для защиты содержания документа, можно сказать электронный лист бумаги.
Для формата картинки нет специальной функции сохранения, но зато это довольно просто сделать средствами Windows.
В первую очередь, почти на каждой клавиатуре есть специальная кнопка Print Screen (скриншот экрана), расположена она правее F12. Написано на ней чаще всего что-нибудь типа PrtScn или Prt Sc.
После нажатия этой кнопки картинка с изображением экрана сохраняется и вы можете вставить ее куда угодно: в письмо, в Word или в программу Paint. Из Paint уже можно сохранить и в JPEG и PNG.
Если нужно копировать только активное окно нажмите Alt + PrtScn — описано подробнее .
Еще проще найти программу ножницы (начиная в Windows 7 встроена). Пуск — все программы — Стандартные там есть эти самые ножницы — теперь вы можете выделять любой фрагмент и тут же сохранять в нужном формате рисунка. Удобно — рекомендую, кто не пользуется.
Если у вас MAC — для скриншота нажмите Shift + Command + 3
Опять же как показано на большой картинке жмем левой кнопкой мыши на Сохранить как — далее откроется окно сохранения в окошке Тип файла ищем XML-данные (*.xml).
Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:Если при сохранении появляется ошибка — сохраните в формате таблица XML 2003, тоже есть в списке. Чаще всего это происходит т.к. XML документ может не воспринять более 65 тыс строк, а 2003 формат их обрезает!