Онлайн-редакторы хоть и не являются полной заменой настольных офисных пакетов, однако имеют свои несомненные плюсы, среди которых - возможность совместной работы с документами. Не менее важны «облачные» свойства онлайн-офисов и прилежащих к ним сервисов, это позволяет использовать их для хранения файлов и документооборота.
В данном обзоре будут подробно рассмотрены 5 офисных онлайн-пакетов по следующим критериям:
Участники обзора:
Сервис Документы Google, или Google Docs, появился в результате слияния двух компонентов - Writely (текстовый процессор) и Google Spreadsheets (работа с электронными таблицами), созданных компаниями Upstartle и 2Web Technologies соответственно. Оба продукта перешли в распоряжение Google и были интегрированы с Google Accounts в 2006 году. В 2012 году онлайн-офис был отнесен к Google Drive, дополненный к этому моменту другими приложениями.
Оформление офисных приложений Google Документы выполнено в стиле, характерном для других сервисов Google - Gmail, Calendar и т. п. Поэтому при глобальном обновлении дизайна, проводимом Google не так уж и редко, изменения затрагивают все приложения Документов.
Большинство функциональных элементов имеют серый, белый и синий тона. Нет цветных значков, строгий стиль. В принципе, подобный уход в минимализм также характерен и для Microsoft, как будет видно в случае с набором приложений Office Web Apps.
Панель инструментов располагается в один ряд, выше расположено меню, кнопки для комментирования и предоставления доступа. Ненужные панели в любой момент можно скрыть, оставив на виду только панель инструментов. Также несложно убрать линейку и/или панель формул посредством раздела меню «Вид». Таким образом, редактирование в браузере становится более комфортным за счет расширения рабочего пространства и концентрации на самых необходимых инструментах.
В целом редактирование документов происходит без подтормаживаний. Нестабильная работа может наблюдаться при открытии нескольких десятков документов - но в данном случае все упирается в ресурсы браузера. Из недостатков нужно отметить сбои, которые пусть и редко, но все же происходят на серверах Google - в такие моменты редактировать документ невозможно.
На панель инструментов вынесены основные операции, вспомогательные команды вынесены в полосу меню. Разработчики почему-то посчитали, что вставка объектов (таблицы, рисунки, спецсимволы и т. д.) не нужна на панели для быстрого доступа, поэтому данная группа также перенесена в меню. Вообще говоря, многие команды меню и панели дублируются.
Для шрифтов доступны базовые возможности: выбор стиля абзаца (с предосмотром), гарнитуры (ограничен набором из 8 шрифтов), стиля начертания (среди которых нет зачеркнутого, хотя в компоненте Sheets он встречается). Также доступны настройки выравнивания, отступов, интервала.
Любопытно, что в документ можно внедрить дополнительные шрифты. и кроме того, предусмотрен расширенный список шрифтов по умолчанию. Так, если изменить язык документа на английский, результат удивит. Почему разработчики скрыли опцию добавления пользовательского шрифта в русскоязычные документы - непонятно.
В документ можно добавить закладки, внутренние ссылки (якоря), оглавление. Практически все, что необходимо для создания структуры и разметки, в текстовом процессоре реализовано. Замечено, что в документ нельзя добавить цифровую подпись для защиты либо водяной знак. В последнем случае есть альтернативный способ с использованием пользовательского css-стиля, но это, разумеется, не слишком удобно и очевидно.
Проверка орфографии в наличии: можно добавить в словарь новые термины, в контекстном меню предлагаются варианты исправления. Однако указать вручную язык проверки текста нельзя, единственный обходной вариант - изменить его в настройках документа («Файл → Язык…»).
С горячими клавишами можно ознакомиться в памятке (Ctrl + /), при наведении на значок команды или через меню.
В состав Google Диск входят приложения для работы с текстовыми документами (компонент Writely, или Docs), таблицами (Sheets), презентациями (Slides), формами (Forms), рисунками (Drawings). Согласно , основных компонентов всего три - Документы, Таблицы и Слайды. Доступ к любому из них можно получить на стартовой странице Google Диск.
Процессор Sheets (или Spreadsheets) позволяет работать с электронными таблицами, функциями, производить вычисления. В данной онлайн-версии можно отметить несколько примечательных особенностей в сравнении с любым табличным офлайн-процессором - скажем, MS Excel. Во-первых, доступно подключение скриптов Google Apps Script (своего рода альтернатива VBA-сценариям), что открывает широчайшие возможности для создания приложений, автоматизации и др.
Во-вторых - интеграция с формами для сбора данных в таблицы. Forms не упоминаются в справке Google как компонент документов, однако это немаловажная часть офисных приложений. Формы тесно взаимодействуют с таблицами Sheets. С помощью приложения можно создавать анкеты, голосования, формы для сбора данных, которые в дальнейшем удобно просматривать в виде таблиц. При этом для построения опросов голосований и т. д. можно использовать текстовые поля, переключатели и другие интерактивные элементы.
Список функций по сравнению с MS Excel ограничен и доступен только в англоязычной реализации. Впрочем, к этому несложно привыкнуть, тем более что нужно понимать: это не калька формул из офисного офлайн-пакета. Со списком можно ознакомиться в разделе Список функций Таблиц Google . Можно заметить, что в Sheets есть собственные функции: например, для импорта данных из HTML и XML, функции Google и др.
Работа с ячейками стандартна: сортировка, фильтрация, создание диапазонов, условное форматирование. При этом никаких подвисаний не замечено, хотя при захвате больших диапазонов возникают паузы. Отсутствуют некоторые привычные команды. К примеру, для такой простой задачи, как поиск дубликатов, приходится задействовать Apps Script или другие обходные решения.
В Sheets можно строить несложные сводные таблицы. Есть средства для построения диаграммам: линейных, комбинированных, столбчатых, круговых, гистограмм и др. Есть и менее распространенные их виды - организационная, географическая. Пожалуй, не хватает лишь (доступна как гаджет, причем не в лучшей реализации).
Приложение для работы со слайдами предназначено для создания презентаций с последующим экспортом в PDF, PPTX или для непосредственного просмотра в браузере. Поддерживаются эффекты переходов, анимация, шаблоны. В презентацию можно добавить видео, диаграммы из смежных приложений Документов, объекты WordArt и т. п.
Есть некоторые особенности Slides, которые следует перечислить для последующего сравнения с другими сервисами. Во-первых, мультивыделение слайдов, причем помимо стандартных операций с буфером обмена можно массово вносить изменения - изменять переходы, менять структуру макетов. Во-вторых, вставка примечаний. Как показывает сравнение облачных офисов, далеко не везде эта возможность очевидна и удобно реализована. В-третьих, достаточно простой, не перегруженный интерфейс.
Приложение Drawings (в русском варианте звучит более размыто - «Рисунки Google») позволяет создавать чертежи с помощью линий, фигур, текста. Работу упрощают направляющие, привязка к сетке и автоматическое распределение.
Сервис можно использовать как для создания скетчей, несложного проектирования, так и для создания графиков и диаграмм. Сильная сторона Drawings - возможность совместной работы над документом. Без этого, пожалуй, ценность программы уменьшилась бы, ведь графических редакторов подобного рода - в достатке.
Одно из главных облачных преимуществ Документов Google - удобство совместной работы с документами и распределения ролей. Можно вкратце перечислить несколько важных функций.
Все изменения в процессе работы с документом отображаются в реальном времени в виде курсоров различных цветов в тех позициях, где происходит редактирование (в случае с компонентом Writely). В Sheets и Slides подсвечиваются соответствующие ячейка/слайд.
В боковой панели доступен чат, поэтому в документе можно вести обсуждение, в интерфейсе Диска такой возможности не обнаружено. Доступно также комментирование текста, ячеек и слайдов.
Права доступа достаточно просты в управлении. Можно открыть общий доступ к документу, а также добавить пользователя и указать его уровень доступа (редактор, владелец, комментирование, чтение).
Контакты несложно объединить в группы, что делает распределение прав более оперативным, особенно при работе в команде.
Раньше в Google Docs были доступны коллекции, но после «ребрендинга» в Google Диск они заменены папками. И если до этого можно было добавить файл в несколько коллекций, то сейчас эта возможность отсутствует. Можно предположить, что сделано это по причине невозможности синхронизации коллекций и папок в локальном хранилище. К тому же при использовании папок не возникает сложностей с правами доступа для групп пользователей. С другой стороны, с тегами (как, например, в Zoho Docs) в Документах Google было бы гораздо удобней наводить порядок.
Поддерживается два ISO-стандарта документов - OpenDocument (открытие/экспорт) и Office Open XML (только открытие), плюс проприетарные форматы. В итоге список импорта/экспорта в текстовом процессоре Docs выглядит так: Word, ODF, RTF, PDF, HTML и ZIP. При загрузке документов на сервис файлы могут быть средствами сервиса конвертированы из MS Office в формат для дальнейшего редактирования.
Импорт: XLS, CSV, TXT и ODS
Экспорт: XLS, CSV, TXT, ODS, PDF и HTML
Импорт: PPT и PPS
Экспорт: PDF, PPT и TXT
Экспорт: PNG, JPEG, SVG и PDF
Кроме указанного списка, также существует отдельный перечень форматов, поддерживаемых универсальным просмотрщиком Google Drive , который доступен и для мобильных устройств (см. ниже).
Кнопка «Сохранить» на панели инструментов в приложениях Google Документы отсутствует, все изменения сохраняются автоматически. В документах ведется учет предыдущих версий с возможностью их открытия в режиме предпросмотра или загрузки на компьютер.
Как уже было сказано, хранилищем файлов является Google Диск. 5 ГБ под хранение выделяется бесплатно. Максимальный размер документов может составлять 1 024 000 символов или 1 МБ для текстовых файлов, загруженных для редактирования на сервис Google. Для таблиц ограничение составляет 400 000 ячеек, для презентаций - 50 МБ, что составляет примерно 200 слайдов.
Google Диск бесплатен, тарифы с увеличенным дисковым пространством указаны . Для образовательных и некоммерческих организаций действуют скидки. Можно также использовать Документы в составе набора облачных служб Google Apps.
[+] Бесплатность и отсутствие существенных ограничений
[+] Удобный, не отвлекающий дизайн
[+] Продуманная совместная работа в облаке
[+] Интеграция с сервисами Google
[+] Регулярные нововведения
[+] Галерея шаблонов
[−] Изредка наблюдаются сбои в работе
[−] Нет возможности персонализации рабочего пространства (брендинга)
Многим кажется, что в онлайновом текстовом редакторе Google Docs можно только набирать несложные тексты, ни на что большее он просто не пригоден. На самом деле это далеко не так. В недрах этого веб-приложения кроется множество полезных функций, которые помогут вам работать не хуже, чем в каком-то там Microsoft Office.
Google Docs умеет работать в автономном режиме. При этом вы можете создавать новые и продолжать редактировать уже имеющиеся документы. При следующем подключении к Интернету все изменения будут синхронизированы. Для активации этой функции откройте сайт Google Drive и зайдите в меню настроек, которое появляется после нажатия на кнопку с шестерёнкой.
Редактор Google Docs предоставляет нам всё необходимое для совместной работы над документами. Вы можете легко расшарить текст, причём имеется возможность тонко настроить права доступа к файлу. Так, вы можете разрешить только просмотр, просмотр и комментирование или даже дать полный доступ к редактированию. В последнем случае все сделанные вашими сотрудниками изменениями будут отражаться в реальном времени, и вы будете работать над текстом вместе в буквальном смысле этого слова.
Готовые документы можно продемонстрировать не только ограниченному кругу сотрудников, но и опубликовать в Сети. Для этого нажмите Файл - Опубликовать в Интернете . Получите ссылку на веб-страницу или код для вставки документа в свой сайт.
Проверять ошибки в редакторе Google Docs вообще не составляет никакого труда. Просто найдите в меню Инструменты команду Проверка правописания, и перед вами появится небольшая панелька, последовательно отображающая каждую найденную ошибку и предлагающая способы её исправления.
Онлайновый редактор Google содержит удобный инструмент для вставки ссылок. Стоит вам выделить в тексте слово и нажать на кнопку вставки ссылки, как появится всплывающее окошко, предлагающее наиболее вероятные релевантные ссылки. Как правило, это статья из Wikipedia и несколько первых ссылок из поиска Google по данному слову.
Если вам не подходят встроенные стили форматирования текста, то легко можно задать свои. Для этого напечатайте текст требуемым шрифтом, а затем в меню выбора стилей выберите команду Обновить стиль в соответствии с выделением .
Если редактор постоянно подчёркивает вам слово как неправильное, но вы точно знаете, что это не так, то просто добавьте его в пользовательский словарь. Для этого выделите его в тексте, а затем выберите в контекстном меню команду Добавить в пользовательский словарь .
Офисный пакет Google имеет очень интересную функцию, которая называется «Веб-буфер обмена». Эта функция позволяет скопировать сразу несколько отрывков текста, картинок, таблиц и затем вставить их в любой документ Google. Таким образом, это такой безразмерный буфер обмена, который доступен с любого компьютера и действует в пределах офисных программ Google. Доступ к нему можно получить в меню Правка - Веб-буфер обмена .
Инструмент расширенного поиска в Google Docs представляет собой специальную панель, служащую для поиска различной информации в процессе работы над документом. Для её вызова можно воспользоваться специальным пунктом в меню Инструменты или сочетанием горячих клавиш Ctrl + Alt + R . Более подробно про эту функцию вы сможете узнать из .
Функциональность Google Docs можно расширить с помощью специальных дополнений. Они есть как от сторонних разработчиков, так и от самой компании Google. Обычно они служат для добавления поддержки новых форматов, конвертации файлов и более удобного применения редактора в различных целях. Познакомиться с некоторыми из полезных дополнений вы сможете .
Не все знают, но в документ Google Docs можно вставлять картинки, просто перетаскивая их со своего рабочего стола или файлового менеджера. А если вам необходимо вставить картинку с другой веб-страницы, то просто перетащите и бросьте её в нужное место в тексте, и она автоматически появится в вашем документе.
Если вы работаете с документами на иностранном языке, то в Google Docs есть встроенный переводчик. Он расположен в меню Инструменты - Перевести документ .
Если вы открыли сложный большой документ, то легко сориентироваться в его структуре поможет отображение оглавления текста. Эту функцию вы сможете найти в меню Дополнения - Оглавление - Показывать в боковой панели .
Многим нравятся специальные текстовые редакторы, которые содержат минимум отвлекающих элементов и занимают весь экран монитора. Это помогает более продуктивно работать и сосредоточиться только на тексте. Активировать подобный режим можно и в Google Docs. Для этого откройте меню Вид и снимите флажок с пункта Показать линейку . Затем выберите команду Компактные элементы управления или Полный экран .
Не забывайте о том, что офисный пакет Google содержит довольно неплохую галерею шаблонов. Она находится по этому адресу , и в ней содержится множество полезнейших заготовок, которые могут облегчить вашу работу.
Если вы хотите вставить в свой документ оглавление, то вовсе не обязательно делать это вручную. Достаточно просто найти в меню Вставка пункт Оглавление, и редактор всё сделает за вас.
Иногда бывает, что вам необходимо дать ссылку не на весь документ, который может быть довольно объёмным, а на отдельный абзац. В этом случае нам на помощь придут закладки. Установите курсор в необходимое место в тексте, а затем выберите в меню Вставка пункт Закладка .
| 29.06.2016
Многофункциональный сервис Google Docs, как несложно догадаться, является детищем корпорации Гугл. Этот удобнейший и полезнейший инструмент доступен всем зарегистрированным пользователям Google без исключения. Получить доступ к сервису можно с любого устройства – компьютера, ноутбука, планшета, смартфона, причем, сервис поддерживает даже работу в оффлайн режиме.
Google Docs напрямую связан с Гугл Диском (Google Drive). На Диске система хранит все загружаемые, создаваемые, просматриваемые и редактируемые в «облаке» файлы. При желании на компьютер, смартфон, планшет, можно также установить программу синхронизации документов. С этой программой перенос и скачивание файлов из/в Google Docs существенно упростится.
Услуги сервиса предоставляются бесплатно и имеют ряд преимуществ даже перед профессиональными офисными программами – MS Office или Open Office. К неоспоримым достоинствам Google Docs относится:
1. Возможность мгновенной публикации данных в Интернете (без индексирования, в скрытом режиме, или открыто, публично).
2. Опция создания форм для сайтов с последующей их интеграцией в программный код веб-ресурса и контролем сбора статистики.
3. Возможность совместного редактирования файлов разными пользователями и группами пользователей (по ссылкам или личным приглашениям).
4. Привычный офисный функционал и стандартный набор инструментов (кто работал в MS Word, Exсel или PowerPoint, тот быстро разберется с управлением в Google Docs).
5. Функция комментирования выделенных областей, фраз, строк, абзацев.
6. Сохранение корректировок в автоматическом режиме (не нужно жать дополнительных кнопок, чтоб сохраниться).
7. Синхронизация документа из Google Docs с файлами компьютера пользователя через функционал Google Drive (т.е. когда мы правим файл в Интернете, обновленные файлы автоматически подгружаются в особую папку компьютера «Google Диск», что создается в локальном разделе «C:»).
8. Возможность быстрой передачи объемных файлов по Интернету.
9. Возможность создания 3-х типов файлов: Документа (аналог Word), Таблицы (аналог Excel), Презентации (аналог PowerPoint), каждый из которых решает определенные задачи.
10. Доступ к 15 Гигабайтам свободного пространства для хранения файлов и документов.
11. Возможность подключения к Google Docs из любой точки мира.
12. Прочие функции, на которых мы подробнее остановимся ниже.
Чтобы получить доступ к сервису Google Docs, нам необходимо иметь профиль в системе Гугл. Как только мы создаем новый аккаунт, мы получаем доступ ко всем инструментам Google, и сервис Docs не исключение. Значит, алгоритм регистрации и авторизации будет следующим:
1. Регистрируемся в Google и подтверждаем свой профиль (телефонный номер, E-mail).
http://docs.google.com/
Второй способ попасть в Документы – кликнуть на странице Google по значку таблички (размещен в правом верхнем углу), раскрыть полный список служб (нажать «Еще») и выбрать здесь «Документы».
4. При переходе к сервису видим приветствие Гугл и прямо здесь можем выбрать «Краткий Обзор» для быстрого знакомства с системой. Если подсказки нас не интересуют, просто закроем приветственное окно.
Важно: если вам приходится создавать новый аккаунт в Гугл с нуля, и эта процедура вызывает у вас затруднения или вопросы, смотрите пошаговую инструкцию по регистрации в Google, описанную нами в самом начале статьи о Gmail. Ссылка на эту статью и пошаговую регистрацию:
Перейдя к Google Документам впервые, мы увидим пустое окно, т.к. документы еще не созданы, не загружены. Если же для работы использовать старый аккаунт в Google, то, вполне вероятно, что отобразится список недавних файлов, которые мы открывали ранее. Например:
Так выглядит окно с недавними документами:
А это пустое окно нового профиля:
1. Чтобы создать новый файл в категории «Документ» (аналог файла MS Word), необходимо нажать на значок плюс (+), размещенный в правом нижнем углу:
2. Сразу присвоим новому файлу какое-то имя/название. Подводим курсор мышки к названию файла (изначально здесь записано «Новый документ»), которое находится в левом верхнем углу, выше панели инструментов. Ставим курсор в это поле, смело меняем название на любое другое:
3. Обращаем внимание, что при нормальном соединении с Интернетом все изменения в файлах сохраняются автоматически на Гугл Диске (Google Drive), о чем свидетельствует сообщение (мы назвали документ Site Rost):
Важно: при создании нового файла система автоматически создает новый документ на Google Диске профиля. Кроме того этот файл помещается в список «Недавние документы», о котором мы говорили выше. Теперь при входе в службу Google Docs мы уже будем видеть тот самый файл, который только что создали.
Чтобы проверить наличие файла в хранилище Google Drive, чтобы открыть этот файл для просмотра или показа другим пользователям в «облаке» сервиса Диск, нужно всего лишь пройти по ссылке:
https://drive.google.com
Теперь, чтобы наглядно показать на скриншотах как именно выполняется редактирование, форматирование и правка, нам нужно добавить в наш новый документ «Site Rost» хоть какой-то текст. Для примера здесь мы просто скопируем небольшой вступительный фрагмент текста из этой статьи и вставим его в наш новый документ:
Чтобы скопировать и вставить часть текста, мы используем стандартные опции «Копирование» и «Вставка» (Ctrl+C и Ctrl+V).
Проанализируем, что мы здесь видим:
– автоматически сохранились все изменения нашего файла (см. скриншот выше), соответственно, увеличились размеры нашего файла;
– сработала проверка правописания (подчеркнуты слова и фразы, вызывающие вопросы – прямо как в Word);
– при копировании сохранились все стили форматирования (абзац, отступ, список, выравнивание и пр.).
Далее мы можем приступить к редактированию текста, используя представленные панели инструментов и функционал меню. Собственно, описывать детальный процесс, что и как здесь работает, не имеет смысла. Все элементарно, привычно.
Интерфейс сервиса Google Docs почти идентичен привычному нам Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), и не вызывает вопросов. В рамках этой пошаговой инструкции мы лишь остановимся на тех небольших нюансах и опциях, которые присутствуют ТОЛЬКО в Гугл Докс, которых нет в классическом Офисе.
Представим, что в созданный нами файл мы (или кто-то другой – наш соавтор, коллега, начальник) внести какие-то правки и изменения, сохранили работу, закрыли документ. Чтобы просмотреть эти правки, нам нужно:
1. Перейти в меню «Файл».
2. Выбрать пункт «Просмотреть историю изменений» (комбинация клавиш – Ctrl+Alt+Shift+H).
3. В результате загрузится специальное окно изменений, где мы увидим внесенные правки:
4. Теперь отрегулируем отображение изменений с помощью правостороннего блока «Хронология изменений» и кнопки «Менее подробно»/«Более подробно»:
5. Обращаем внимание! Если выбрать конкретную правку из «Хронологии…», появится возможность ее восстановить. Проще говоря, мы всегда можем вернуть документ к первоначальному виду, вернуться на пару шагов назад, загрузить раннюю версию файла. К примеру:
6. Для выхода из режима «История изменений» жмем стрелку «Назад», которая расположена в верхнем левом углу (где раньше у нас было название документа).
Все файлы, с которыми мы работаем в Google Docs, могут быть загружены на наш компьютер. Причем, решить эту задачу можно разными способами!
Вариант №1
Скачиваем и устанавливаем приложение Drive для компьютера, выполняем синхронизацию. Мы уже говорили, что все измененные файлы сохраняются в сервисе Google Диск Drive, который может быть синхронизирован с папкой «Google Диск» на нашем компьютере (что в папке, то и в Интернете; что в Интернете, то будет и в папке).
Если этот вариант вас заинтересует, перейдите по ссылке для скачивания приложения, следуйте инструкциям по установке. В процессе инсталляции вам также будет показано много полезных советов, которые лучше не пропускать мимо! Ссылка на скачивание:
https://www.google.com/drive/download/
Вариант №2
1. Прямо из интерфейса Google Docs при запущенном файле проходим в меню «Файл» – «Скачать как…».
2. Выбираем тот формат, в котором хотим получить файл из Документов. Доступные типы форматов:
– Microsoft Word (DOCX);
– Формат OpenDocument (ODT);
– Текст в формате RTF;
– Документ PDF;
– Текст в формате TXT;
– Веб-страница (HTML, ZIP-архив);
3. После скачивания файла из Google Docs, он попадает в папку загрузок нашего браузера (по умолчанию – директория «Downloads» на диске C:). Т.е. скачивание производится через функционал браузера без использования сторонних торрент-клиентов или программ!
Примечание: если поиски скачанного файла вызывают у вас затруднения, вы можете найти его через меню «Загрузки» вашего браузера (для вызова этого окна можно нажать комбинацию клавиш Ctrl+J). Кроме того, файл можно искать через поиск Windows по его названию.
Чтобы другой человек открыл наш документ, да еще и смог вносить в него правки, нужно настроить систему доступа к файлу. Для этого нужно:
2. Обязательно жмем опцию «Включить доступ по ссылке» и выбираем из выпадающего списка тот вариант доступа, который хотим предоставить. Здесь доступны 3 варианта:
– Комментировать (через опцию комментирования при наличии ссылки на файл пользователи смогут оставлять комментарии);
– Редактировать (в этом случае пользователь, прошедший по ссылке к файлу, сможет вносить свои правки в наш документ, которые запишутся в «Истории изменений»).
3. Выбираем тот тип доступа, который нас интересует, жмем соседнюю кнопку «Копировать ссылку». Кстати, скопировать ссылку можно также вручную из строки с адресом URL. Скопированный линк попадает в буфер обмена, свободно вставляется в личное сообщение к тому человеку, которому хотим показать документ или дать возможность его редактировать.
Чтобы завершить процедуру и закрыть настройки доступа, жмем кнопку «Готово».
Важно: наверняка, читатель обратил внимание на строку «Люди», в которой мы можем настроить совместный доступ под каждый E-mail. При этом на указанные здесь адреса почты будут отправлены соответствующие письма с прикрепленными документами и нашими сообщениями.
К примеру, мы введем здесь E-mail руководителя проекта и установим ему возможность исправлять/редактировать документ. Далее мы введем несколько E-mail наших клиентов и, например, дадим им возможность комментировать текст. В завершение можем указать E-mail секретаря, чтобы тот просмотрел документ и распечатал его, не имея возможности ни комментировать ни редактировать файл.
Именно так и настраивается система совместного доступа для разных групп пользователей на практике!
Примечание: обратите также внимание, что при индивидуальной настройке доступа по E-mail нам вовсе не обязательно открывать доступ по ссылке! Даже наоборот. Если документ особо секретный, доступ по прямой ссылке нужно закрыть! А людей приглашать к проекту лишь по E-mail и в частном порядке.
Пример ссылки документ Google Docs, которую мы будем давать другим пользователям для предоставления доступа к файлу – https://docs.google.com/document/d/10w9xPFn77VLQOwfc_8J2i1qoi39u4rN-qD8ciYUolvM/edit?usp=sharing
Работа с документами в Гугл не была бы настолько удобной без опции комментирования. С ее помощью при совместном доступе к файлу руководитель проекта, не вмешиваясь в работу своих коллег или подчиненных, может просто оставлять комментарии к отдельным фрагментам файла. Пример комментария:
Чтобы оставить свой комментарий необходимо:
1. Получить доступ к возможности комментировать файл, а не только его просматривать. Поскольку сей документ создали мы же сами, то опция комментирования и даже редактирования нам доступна по умолчанию, как автору документа.
2. Выделить в тексте нужный фрагмент (букву, слово, строку, абзац, пункт, раздел, картинки) и справа от этой строки нажать на значок «Добавить комментарий».
3. В открывшемся блоке просто вводим свой комментарий с клавиатуры и жмем «Комментировать».
4. Кроме того, мы также можем ответить на комментарии других людей, совместно работающих с этим файлом. Если кликнуть на комментарий, под ним появится пустое поле «Введите ответ…», а также будет доступна кнопка «Вопрос решен».
5. Если же мы хотим изменить свой комментарий или его удалить, воспользуемся значком вертикального многоточия справа от кнопки «Вопрос решен». При нажатии на многоточие появятся опции – «Изменить» и «Удалить».
6. Посмотреть полный список комментариев к файлу, а также историю ответов на комментарии, можно с помощью кнопки «Комментарии», которая размещается по соседству с опцией «Настройка доступа».
7. После работы с конкретным файлом мы можем выйти к перечню всех документов, если нажмем на значок списка в левом верхнем углу:
Практический смысл
Практическая ценность процедур и операций, описанных выше, заключается в совместном доступе и редактировании какой-нибудь документации.
К слову, по такому же принципу ведут обучение и проверку домашних заданий многие тренеры, предоставляющие услуги онлайн через Интернет. Ученик выполняет работу, открывает доступ к документу для тренера и дает ссылку в отчете, а тренер – читает и комментирует, вносит свои исправления.
Второй случай – нам нужно, чтобы над текстом поработала группа специалистов компании. Для этого необходимо: загрузить файл в Google Docs и скинуть коллегам ссылки на редактирование и комментирование.
Как только работа будет окончена, мы сможем по этой же ссылке раскрыть скорректированный документ и отследить все его изменения/правки и комментарии. Дополнительно можем исправить какие-то мелочи и скачать готовый файл на компьютер, распечатать его на бумаге или сохранить в «облаке» Google Диска. Вот так все легко и просто!
Давайте теперь отстранимся от «вордовских» документов и ознакомимся с таблицами Google (аналог офисной программы MS Excel). Чтобы быстро перейти на Главную страницу службы Google Docs используем ссылку:
https://docs.google.com/document/
Сразу же видно, что в недавних документах уже появились какие-то файлы, просмотренные или созданные ранее. Но, в первую очередь, нас будет интересовать МЕНЮ:
Для раскрытия меню придется нажать на значок списка. В раскрывшемся блоке меню теперь выбираем пункт «Таблицы».
Все дальнейшие операции в Google Таблицах будут аналогичны тому, как мы работали с Документами Гугл. Например:
1. Чтобы создать таблицу, нужно опять нажать значок плюса в нижнем правом углу.
2. Интерфейс Таблиц напоминает нам офисный Exсel с тем лишь отличием, что здесь присутствуют опции «Комментарии», «Скачать файл», «История изменений», «Настройки доступа», а также прочие функции, характерные для Google Docs.
Говоря проще, все операции, которые мы проделывали в Документах, могут легко выполняться в Таблицах. Естественно, в таблицах также доступны:
– автоматические расчеты по заданным формулам;
– графики, наглядные диаграммы, фильтры и функции;
– все арифметические операции, производимые в режиме онлайн;
– настройки отдельных ячеек, варианты вывода данных;
– опции копирования, вырезания, вставки, печати, импорта/экспорта данных;
– прочие функции, на которых мы не станем здесь останавливаться.
Примечание: при желании файлы из Таблиц и Документов Google могут комбинироваться в общие файлы, свободно копироваться и интегрироваться как внутри Google Docs, так и за его пределами. Например, мы можем создать какие-то документы или таблицы, а после вставить их в свой личный сайт на обозрение пользователей!
Представим, что у нас есть текстовый файл или таблица, которую нужно показать читателям нашего сайта, форума, блога, интернет-магазина. Для этого прямо из документов/таблиц/презентаций необходимо:
1. Пройти в меню «Файл».
3. В открывшемся блоке мы можем выбрать способ желаемой публикации – Ссылка или Встроить.
4. На вкладке «Ссылка» нам дополнительно доступен выбор, что именно и в каком формате мы будем публиковать в Интернете. Например, это может быть весь документ целиком или только отдельные его листы (если мы в говорим о таблицах), можем дать ссылку на файл DOCX, XLSX, PDF, ODT, веб-страницу, формат TSV, CSV и другие.
5. На вкладке «Встроить» аналогично выбираем – будет это весь документ или только фрагмент. Дополнительно можем откорректировать настройки публикуемых материалов, возможность их автоматического обновления при изменении файлов в Гугл Докс.
Еще один инструмент службы Гугл Докс – это презентации, которые являются аналогом программы Microsoft PowerPoint. Чтобы открыть инструмент для создания презентаций, нужно опять:
1. Вернуться на главную Google Docs.
2. Раскрыть основное меню (скрытое слева).
3. Отыскать в меню пункт «Презентация» и запустить.
4. Создать новый файл с помощью клика по значку «ПЛЮС», о чем уже не единожды здесь говорилось.
5. В открывшемся окне новой презентации можем приступить к работе.
Описывать особенности работы с презентациями в этой статье мы не станем, так как подобное изложение заняло достаточно много места и времени наших читателей. Основные принципы здесь похожи на работу в PowerPoint с тем лишь отличием, что в сервисе также присутствуют опции, характерные для инструментов Google Docs.
Наиболее критичным отличием «Презентации» от Таблиц или Документов является возможность запуска и просмотра последовательности созданных кадров. Опция эта зовется «Смотреть», и располагается она рядом с кнопкой «Комментарии»:
На этом наш обзор функционала сервиса Google Docs будем считать завершенным. Естественно, в каждой отдельной службе встретятся свои особенности и настройки, с которыми читатель уже познакомится самостоятельно, в процессе работы.
На данном этапе для новичка главное – это понять, что Гугл Докс – это удобно, легко и практично! С помощью этого сервиса можно не просто хранить свои файлы, но также:
– настраивать совместный доступ;
– вести общую работу с одним единственным файлом;
– создавать какие-то информационные вставки для своих сайтов;
– разрабатывать и использовать на сайте информационно-графические материалы;
– настраивать и организовывать ведение отчетной документации компании или предприятия (где в работу вовлечены разные отделы, участки и службы);
– вести обучающие занятия в удаленном режиме с проверкой домашних заданий;
– решать практически любые задачи, связанные с документацией и презентациями!
При возникновении каких-то вопросов и сложностей, советуем раскрывать «Справку» (находится в верхнем меню интерфейса), которая есть во всех службах Google. В справке содержится исчерпывающая информация по работе системы и особенностям сервиса Google Docs.
Есть масса программ, позволяющих работать с документами. Но иногда «под рукой» нет текстового редактора.
Например, Вы в командировке, но на вашем компьютере (или устройстве, его заменяющим) нет текстового редактора Word от Майкрософт, а Вам нужно срочно скинуть отчёт своему начальнику.
Вдали от дома (или от работы) замечательно помогают облачные технологии, особенно если у Вас или другое устройство, на котором нет необходимого софта (программного обеспечения).
Содержание:
Компания Гугл позаботилась о своих пользователях, интегрировав текстовый редактор MS Word в сервис Гугл диск.
В результате получился неплохой бесплатный текстовый редактор «в облаке», с помощью которого Вы можете не только набирать, редактировать, печатать отчёты или другие документы, но и моментально отправлять их. Это документы Google Docs.
Почему я написала: «Компания Гугл позаботилась о своих пользователях»? Да-да, свои сервисы Гугл предоставляет только тем пользователям, у которых есть свой аккаунт в Гугле, а точнее, есть свой почтовый ящик на gmail.com примерно такого вида Nadezda @ gmail.com.
Если нет почты в Google, то завести ее дело 10-15 минут. Главное - придумать себе подходящий логин и пароль для почты. Все, что идет ниже, я пишу для тех, у кого есть (или будет) свой аккаунт в Гугле.
В Google документы онлайн практически тот же функционал, что и в привычном, локальном Ворде от Microsoft (MS Word), а именно:
Первое, что следует отметить - возможность написания текста, пожалуй, это самое главное.
Также есть инструменты, позволяющие работать с текстом:
Прежде чем приступить к работе с текстом, следует его написать или загрузить, например, со своего компьютера. Попробуем создать новый документ, что называется, «с чистого листа». Итак, это можно сделать следующим образом.
Вводим свой логин и пароль.
2) Щёлкаем по кнопке “Создать”, расположенной в левом вертикальном меню (цифра 1 на рис. 1), после чего выпадет список, в котором выбираем Google документы (Docs).
То же самое можно сделать с помощью клавиш Shift + t.
Рис. 1. В Google Диске находим GoogleДокумент и создаем его
После ввода текста его можно стилизовать или «причесать». Начнём со стилей. Нам предлагается оформить наш текст как обычный текст, с заголовками и даже сделать оглавление.
Если в тексте поставить курсор в любое место или выделить какую-то часть текста, то в окне, отмеченном цифрой 1 на рис. 2, сразу появится тот стиль, который соответствует отмеченному тексту.
Рис. 2. Как менять стили текста: Обычный текст, Заголовок, подзаголовок и др.
На рис. 2 выделен текст «Меня презреньем наказать» и в окне 1 на рис. 2 видно, что это «Обычный текст».
Чтобы сделать заголовок документа, нужно выделить соответствующий текст и кликнуть по «Заголовок» (цифра 3 на рис. 2), у него будет самый крупный шрифт. Обычно это название книги или проекта.
В тексте можно сделать следующие главы:
Заголовок 1 – цифра 5 на рис. 2,
Заголовок 2 – цифра 6 на рис. 2, более мелкий шрифт, чем у Заголовка 1,
Заголовок 3 – цифра 7 на рис. 2, более мелкий шрифт, чем у Заголовка 2.
Кроме заголовков могут быть подзаголовки – цифра 4 на рис. 2.
1) После того, как текст размечен с помощью приведенных выше стилей (Заголовок 1, Заголовок 2 и др.), можно создать Оглавление всего документа.
2) Ставим курсор в том месте, где будет оглавление, обычно это начало текста.
3) Идем в меню «Вставка» (цифра 8 на рис. 2).
4) Там выбираем последний пункт меню – «Оглавление».
Таким образом будет автоматически сформировано оглавление текста.
Шрифты создаются дизайнерами и имеют определённую лицензию. Добавить для русского языка нельзя - это считается нарушением авторских прав. Поэтому в сервисе Гугл Докс остается выбор из бесплатных шрифтов, на которые у сервиса есть право на использование.
Рис. 3. Как изменить шрифт в Гугл Докс
Чтобы выбрать какой-либо шрифт, выделите текст (цифра 1 на рис. 3). А затем кликните на список со шрифтами (цифра 2 на рис. 3), и выберете нужный (например, цифра 3 рис. 3).
То, что на рис. 3 стоит галочка напротив шрифта Arial означает, что выделенный текст (цифра 1 на рис. 3) набран именно этим шрифтом.
Достаточно ткнуть в любое место в своем тексте и Панель инструментов Google Docs (цифра 2 на рис. 3) расскажет Вам все про этот текст: какой у него шрифт, цвет, размер шрифта, стиль и т.д.
Чтобы изменить размер шрифта текста в документе Google Docs, надо выделить нужный фрагмент текста (цифра 1 на рис. 4), а затем кликнуть по соответствующему размеру шрифта из выпадающего списка (цифра 2 на рис. 4).
Рис. 4. Как изменить размер шрифта текста в документе Google Docs
Если нет подходящего размера для выделенного текста, например, 13 или 20, тогда кликаем в поле, отмеченное цифрой 2 на рис. 4, и вводим там нужный размер шрифта.
Если хотите отформатировать текст, сначала обязательно выделите ту часть текста, которую нужно «причесать» с помощью форматирования, а затем кликните по какому-либо параметру форматирования (рис. 5).
Рис. 5 Кнопки для форматирования текста в Гугл Докс
Как видно на рис. 5, имеются следующие варианты форматирования:
Чтобы важную часть текста сделать полужирным , нужно выделить (другими словами, закрасить) этот текст, а затем кликнуть по значку «B», либо нажать горячие клавиши Ctrl+B.
Если нужно убрать выделение текста полужирным и сделать его обычным текстом, выделяем этот текст и кликаем по значку «B», либо жмем клавиши Ctrl+B.
Если текст выделить, а затем щелкнуть по значку «I », либо нажать горячие клавиши Ctrl+I , тогда текст также станет наклонным (выделен курсивом ).
Чтобы удалить курсив с текста, нужно выделить текст с курсивом и задействовать значок «I », либо клавиши Ctrl+I .
Выделяем часть текста и кликаем по значку «U », либо жмем клавиши Ctrl+U , текст становится подчеркнутым.
Не понравился подчеркнутый текст ? Выделяем (закрашиваем) его и используем значок «U », либо клавиши Ctrl+U .
Первым делом выделяем текст, а затем можно поменять цвет шрифта или цвет фона для выделенного текста
Чтобы изменить цвет или фон текста, сначала выделите нужный фрагмент. Затем нажмите кнопку на панели инструментов, выберите “Цвет текста” или “Цвет фона” и укажите цвет.
Рис. 6. Меняем цвет текста, цвет фона текста
Сервис Гугл Докс предлагает стилизовать текст путём изменения его цвета и фона. Для этого достаточно выделить необходимую область текста и кликнуть по кнопке с изображением подчёркнутой заглавной буквы “А ”, после чего выпадет список (рис. 6), в котором можно выбрать подходящий цвет и фон шрифта.
Если какой-нибудь текст вызывает у Вас сомнения, тогда его можно пометить: выделить, нажать “Вставить комментарий” (Ctrl + Alt + M) и указать причину, чтобы потом было понятно, что необходимо исправить.
Рис. 7 Вставка комментариев к выделенному тексту для пояснения тех исправлений, которые нужно внести
Также это может быть полезно, когда над одним документом работает несколько человек.
Вы пишете статью, в которой хотите сослаться на источник, подтверждающий ваши слова, тогда щёлкните на кнопку “Вставить ссылку”, после чего введите текст ссылки, а в поле ниже добавьте её.
Рис. 8 Инструменты форматирования в Google Документе
Не обойтись и без ситуации, когда необходимо выровнять текст. Чаще всего это заголовок, который нужно разместить по центру. Чтобы выполнить эту процедуру, выделите нужную область и в верхнем меню выберите, как хотите выровнять: по левому краю, по центру или справа.
Слева направо идут кнопки:
Чтобы выполнить Выравнивание, выделите нужную область и в верхнем меню выберите, как хотите выровнять: по левому краю, по центру или справа.
4 на рис. 8 -Межстрочный интервал (или Интервал между строками)
Здесь выделять ничего не надо, достаточно нажать на кнопку “Межстрочный интервал” и выбрать необходимый отступ, по умолчанию он равен 1. Ещё Вы можете настроить интервал сами: кликните по кнопке “Настройка интервалов” и адаптируйте его под себя.
5 на рис. 8 - Нумерованный список (Ctrl+Shift+7)
Составляете меню для ресторана, в котором есть различные виды салатов? Конечно же, здесь пригодится инструмент для работы со списками. Есть возможность выбрать маркированный или нумерованный список. Также можно изменить его оформление: щёлкните по дропбоксу (стрелочке) возле того, который хотите выбрать.
6 на рис. 8 - Маркированный список (Ctrl+Shift+8)
7 на рис. 8 -Уменьшить отступ (Ctrl+[)
Увеличить отступ (Ctrl+])
8 на рис. 8 -Очистить форматирование (Ctrl+Space)
Несмотря на их ненужность при создании файлов, всё же стоит с ними ознакомиться, вдруг пригодятся.
В меню «Вид» (рис. 9) можно выбрать различные режимы просмотра документа.
Рис. 9 Режимы просмотра Гугл документа
Этот инструмент нужен будет в любом случае, поскольку Вы можете перейти в режим просмотра и увидеть, каким будет итоговый документ, а затем вернуться в редактирование и исправить найденные ошибки.
Рис. 10 Можно вставить таблицу максимум 20х20
С помощью инструмента “Вставка” (цифра 1 на рис. 10) Вы можете вставить
Также можно работать со страницами: добавить оглавление, нумерацию, закладки. Как видите, инструментов достаточно для написания своей книги.
Конечно, с трудом верится, что в столь серьёзном сервисе будут детские плюшки. Да, они довольно недетские. Но их так можно назвать, потому что они вредят документу.
Это перевод документа через Гугл переводчик, а также проверка правописания. Не стоит ими пользоваться. Лучше немного заплатить и получить качественный результат.
Для этого нужно дать им доступ к Гугл документу.
Рис. 11 Даем доступ к Гугл документу своим коллегам
Вы можете выставить в открытый доступ свою работу. Для этого в правом верхнем углу кликните по кнопке “Настройки доступа” (цифра 1 на рис. 11), перейдите в «Расширенные» настройки (цифра 4 на рис. 11) и настройте уровень доступа к файлу (цифра 3 на рис. 11).
Настройка доступа пригодится и в том случае, если над google документом работает несколько человек, когда идет командная работа. Можете добавить лиц, которые впоследствии будут иметь право на редактирование, чтение и комментирование документа. Очень даже полезный инструмент, если им правильно воспользоваться.
Основная фишка Google Docs заключается в том, что файл сохраняется автоматически в Гугл.Диске и не надо каждый раз жать на кнопку “Save” или Shif + f12, как в MS Word.
Для каждого Google документа сохраняется история изменений (цифра 5 на рис. 11) и есть шанс найти нормальную копию, где все было еще не так плохо, как стало.
Вы ещё можете переименовать Гугл документ, а также скачать его на свой компьютер в различных форматах.
Помимо этих функций, сервис позволяет распечатать документ на принтере прямо из облака: в верхнем меню есть кнопка с изображением принтера (цифра 1 на рис. 9), после клика на которую откроется страница с настройками файла для печати.
На рис. 9 видно, что в верхнем меню есть не только “Файл”, но и “Справка”. Кликнув по этой опции, можно получить еще больше информации, чем та, которая изложена выше.
Уважаемые коллеги! Проверяем работу Гугл Документа. Для этого переходим по ссылке:
Печатаем пару строк текста. Гугл Документ работает?
P.S. Посмотрите другие статьи по компьютерной грамотности:
Получайте актуальные статьи по компьютерной грамотности прямо на ваш почтовый ящик
.
Уже более 3.000 подписчиков
Документы google это приложение, текстовый редактор от Гугла, воспользоваться которым можно зарегистрировав аккаунт на Gmail.com. Он, наряду с табличным редактором и программой создания презентаций входит в состав бесплатного онлайн офиса от Гугл.
Преимущества Документов Гугл
С появлением этого приложения необязательным становится установка на компьютер пакета Microsoft Office, обязательным теперь является подключение к сети интернет. Для доступа ко всем возможностям, которые предоставляет Гугл требуется создать свой аккаунт, иначе говоря, .
Преимуществом программы Документы Гугл является то, что нет нужды скачивать и устанавливать программу у себя на компьютере, она прекрасно работает в рамках браузера. Конечно, количество функций здесь меньше чем у майкрософтовского Ворда, но имеющихся инструментов вполне хватает для создания любого документа. Ведь не секрет, что в своей повседневной жизни мы используем не все возможности офисных приложений.
Теперь можно не носить с собой дискеты или флешку, поскольку созданный документ сохраняется на серверах Гугл, а не в памяти домашнего компьютера, и получить доступ к своему документу и изменить его можно с любого ПК или мобильного устройства.
Также как и на любом облачном сервисе, здесь можно скачать документ на компьютер или загрузить в облако. Причем можно скачивать документы в разных форматах: RTF, PDF, DOCX, ODT, TXT, ZIP.
Скачать как «Документы Гугл»
Также предоставляется возможность совместной работы над документом с людьми, находящимися за компьютером в любом месте планеты. Для этого нужно отправить этим людям на электронную почту ссылку на работу.
Для того, чтобы начать работать с google-документами нужно в любом перейти на сайт гугла, в верхнем правом углу нажать на значок «Сервисы» и найти здесь значок «документы». После нажатия на эту кнопку поисковик попросит войти в свой аккаунт или зарегистрировать новый.
Для начала находим сервисы Гугла
После входа в аккаунт появляется возможность открыть приложение. Если вы пользуетесь и уже имеете свой аккаунт Гугл, то нужно пройти по пути: Настройки управления/ Дополнительные настройки/ Расширения. В списке расширений находим «Документы Google».
Здесь находим и запускаем Документы Гугл
Внешний вид документов гугл немного напоминает Word 97-2003. Поэтому с использованием этого текстового редактора проблем не будет.
Таким образом, приложение «Документы google», представляет собой бесплатный , онлайн аналог программы Word. Облачные технологии позволяют не перегружать память компьютера и иметь доступ к своим документам из любой точки и с любого устройства, имеющего выход в интернет.
